Tiedonhallinta

Tehosta tiedonhallintaa ja yhteistyötä! Webforumin avulla rakennat helppokäyttöisen Intranetin tai Extranetin. Webforum kokoaa kaiken tiedon ja tarjoaa työkalut laadunhallintaan.

Helppokäyttöinen, turvallinen ja aina saatavilla

Webforum helpottaa aikaa vievää materiaalien jakamista ja tehostaa viestintää. Ratkaisumme ansiosta materiaalit ovat kokonaisvaltaisesti hallinnassasi ja suojattuina. Webforum toimii kaikilla yleisimmillä selaimilla ja luonnollisesti myös älypuhelimilla ja tableteilla.

”Webforum on korvaamaton yhteistyökumppani, sillä meillä on 6000 käyttäjää, jotka voivat kirjautua sisään. Tuki on sekä mukava että osaava ja siihen saa nopeasti yhteyden. Yhteyshenkilömme kanssa on ilo olla tekemisissä!”
Linda Röjås Söderman, StyrelseAkademien

Toiminnot

Joustavat käyttöoikeudet ja turvallisuus

Webforumissa räätälöit käyttöoikeuksienhallinnan organisaatiosi omiin tarpeisiin. Voit määrittää ryhmille tai yksittäisille käyttäjille yksityiskohtaiset oikeusasetukset ja hallinnoida, mitä kukin saa nähdä tai millä materiaaleilla ja työkaluilla työskennellä. Voit rakentaa alustallemme helppokäyttöisen ja turvallisen Intranetin tai Extranetin haluamillasi oikeusasetuksilla.

Materiaalin jakaminen on turvallista ja aina hallussasi. Kaikki alustalle tai alustalta ladatut dokumentit ja tallennetut dokumentit kryptataan. Voit määrittää yksityiskohtaiset oikeudet dokumentteihin ja nähdä lokitiedoista, kuka on avannut dokumentin. Voit myös määrittää salasanan asetukset vastaamaan organisaatiosi tarpeita vaikkapa IP-rajauksella. Turvallisuuden näkökulmasta on tärkeää, että materiaalit tallennetaan suojattuun paikkaan eikä osallistujien omille koneille tai sähköpostiin.

Joustava käyttöoikeuksien hallinta mahdollistaa myös alustalta lähetettävien automaattisten ilmoitusten hallinnan.

Dokumentinhallinta

Webforumissa luot helposti tehokkaan kansiorakenteen dokumenttien, ohjeiden, raporttien ja muiden materiaalinen alustaksi. Erinomaiset hakutoiminnot löytävät oikean dokumentin helposti. Dokumentteja voi muokata suoraan alustalla ja myös kommentoida niitä. Versionhallinnan ansiosta uusin versio on aina näkyvillä. Voit lähettää osallistujille dokumenttilinkin kokonaisen liitteen sijaan ja hyödyntää dokumenttiarkistossa olevaa materiaalia monin tavoin. Dokumenttien tuominen on helppoa ja nopeaa drag-and-drop -toiminnon avulla. Myös pakattujen kansioiden lataaminen ja purkaminen onnistuu vaivatta.

Viestintä

Webforum helpottaa yhteistyötä ja viestintää monin eri tavoin. Viestintätoiminnoissa on valmiita jakelulistoja viestien lähettämiseksi kaikille tai yksittäisille jäsenille joko sähköpostitse tai tekstiviestillä. Yhteiseen kalenteriin voi helposti merkitä koko vuoden kokoukset ja muut tärkeät tapahtumat. Sisältöjä julkaiset sisäisillä tai tarvittaessa myös julkisilla web-sivuilla helposti – ilman ohjelmointitaitoja.

Voit myös luoda tehtävälistoja, jotka osoittavat selkeästi, mitä on päätetty ja kenelle tehtävä on vastuutettu sekä seurata tehtävien valmistumista. Keskustelualueilla voidaan viestiä yhteisistä asioista, jolloin viestintä tehostuu eikä viestiminen enää kuormita sähköpostia. Viestin voit ohjata  keskustelualueelta tarvittaessa myös vastaanottajan tai kokonaisen ryhmän sähköpostiin. Voit asettaa näkyviin etusivulle uusimmat uutiset, kalenteritapahtumat ja keskustelut. Voit myös asettaa seurannan dokumentteihin sekä keskustelualueille ja saada välittömästi tiedon, kun tietoja päivitetään ja lisätään.

Alustan tuottama aktiviteettiraportti koostaa tapahtuneet muutokset ja lisäykset. Aktiviteettiraporttia silmäilemällä näet juuri ne asiat, jotka ovat sinulle tärkeitä ja klikkaamalla raportista pääset navigoimaan haluamaasi tietoon.

Laadunhallinta

Webforum sisältää valmiit työkalut laadunhallintaan. Dokumenttiarkiston toiminnoilla varmistat, että uusin versio ohjeistuksista on aina saatavilla. Voit lisätä dokumentteihin mitä tahansa lisätietoa (metadataa), kuten vastuuhenkilön nimen ja dokumentin voimassaolon ajanjakson. Voit ajastaa dokumentteja ja saada tiedon automaattisesti sähköpostiisi, kun dokumentti vanhenee ja kaipaa päivittämistä. Dokumenttien tarkistus- ja hyväksymisprosessi voidaan suorittaa helposti suoraan dokumenttiarkistossa. Voit ryhmitellä dokumentit haluamallasi tavalla, jolloin niitä voidaan hakea arkistosta omaan toimintaanne optimoidun luokittelun perusteella.

Laatupoikkeamat raportoidaan, vastuutetaan ja analysoidaan tapausten hallinta -työkalulla. Poikkeamien raportointi voidaan tehdä kätevästi web-lomakkeella tai mobiilisti. Työkalun avulla pidät kaikki asianosaiset ajan tasalla automaattisten ilmoitusviestien avulla. Raportoinnin yhteydessä voit liittää liitteen, linkin tai esimerkiksi kuvan. Historialoki tallentaa kaikki poikkeaman raportoinnin ja käsittelyn vaiheet.

Riskien hallinta on olennainen osa laadunhallintaa. Webforumin avulla arvioit riskejä ja kirjaat toimenpiteitä. Riskimatriisi koostaa kaikki riskit graafisesti.

Webforumin avulla koostat organisaatiosi toiminnankuvaukset, ohjeet ja vastuut yhteen paikkaan ja helposti löydettäviksi. Toimintaprosessit ja kuvaukset voit julkaista sisäisillä web-sivuilla ja liittää niihin tarvittavat ohjeistukset suoraan dokumenttiarkistosta. Sisällöntuotannon voit hajauttaa kätevästi ja turvallisesti, sillä Webforumin oikeuksienhallinta on räätälöitävissä juuri haluamallasi tavalla. Webforumin avulla yhdistät organisaatiosi sisäisen viestinnän ja laadunhallinnan omaan toimintaasi optimoidulla tavalla, jolloin laadunhallinnasta muodostuu osa normaalia, työhön kiinteästi liittyvää toimintaa.

Webforum Finland, Tietäjäntie 2, 02130 Espoo, Finland | E-mail: myynti@webforum.com | Puhelin: +358 44 980 4992