Dokumentinhallinta

Webforumilla dokumenttien hallinta on helppoa, vaikka käytettävissäsi on useita toimintoja.

Yksi tärkeimpiä asioista projektien ja yhteistyön sujuvuuden kannalta on, että käytettävissä ovat yhteiset dokumentit, kuvat ja muut tiedostot kuten piirustukset.  Webforumin dokumenttiarkistoon voit koota kaiken tiedon, mitä tarvitaan tehtävien suorittamiseksi.

Dokumentteja voi tietysti lukea myös älypuhelimella tai tabletilla. Kaikki dokumentteihin tehdyt muutokset tallentuvat reaaliaikaisesti täydellisellä versioinnilla. Dokumentti lukitaan päivittämisen ajaksi, jolloin muut käyttäjät voivat vain lukea sen. Näin dokumenttiarkistosta muodostuu aktiivinen työtila pelkän arkistointipaikan sijaan.

Dokumentinhallinta on käytettävissä myös palvelumme muissa osissa, kuten projektien tilaraportoinnissa tai linkittäessä liitetiedoston tapaukseen. Kokeile, miten helppoa Webforumissa on työskennellä dokumenttien parissa ja vertaa sitä muiden web-palvelujen toimivuuteen, huomaat eron!

Dataroom

Data Room on turvallinen ja luotettava apuväline yritysjärjestelyihin ja tiedonhallintaan. Dataroomin hallinnoijat voivat päättää tarkasti mitä käyttäjä tai käyttäjäryhmä saa nähdä ja kaikki toiminnot kirjautuvat lokiin. Dataroomissa on mahdollista asettaa pelkkä katseluoikeus materiaaliin. Kaikki tiedonsiirto on suojattu samoin kuin kaikki tallennetut dokumentit. Soveltuu myös hallitusportaaliksi.
» Ota yhteyttä niin saat lisätietoja ja tarjouksen

Keskeisimmät toiminnot:

Drag and drop
Vedä ja pudota dokumentti tai kansio omalta koneeltasi dokumenttiarkistoon.

Online-muokkaus
Voit avata ja muokata dokumentin suoraan dokumenttiarkistossa. Kaikki muutokset tallentuvat reaaliaikaisesti täydellisellä versioinnilla. Muokkauksen aikana dokumentti on lukittu, joten se voidaan vain lukea.

Versionhallinta
Versionhallinta voidaan ottaa käyttöön yksittäiseen dokumenttiin tai kokonaiseen kansioon. Viimeisin tallennettu versio näytetään, mutta myös aikaisemmat versiot ovat nähtävissä tarvittaessa. Versionumeroiksi voidaan merkitä 1, 2, 3 tai 0.1, 0.2, 0.3 jne.

Tarkastaminen ja hyväksyminen
Dokumentti voidaan tarkistaa ja hyväksyä yhden tai useamman henkilön toimesta. Kaikki kommentit tallentuvat ja saat ilmoitusviestin kun jokainen on suorittanut oman prosessinsa. Voit valita perättäisen tai rinnakkaisen hyväksymis- tai tarkastusprosessin.

Hakutoiminto 
Kehittyneen hakutoiminnon avulla on mahdollista hakea tiedostonimeä, tiedoston sisältöä tai tietoja tiedostosta.

Esimerkkejä muista toiminnoista

  • Loki dokumentin lukijoista
  • Dokumenttilinkkien lähettäminen dokumenttien sijasta
  • Dokumenttien kommentointi
  • Dokumentin alias (linkitetty dokumentti)
  • Yksittäisten dokumenttien ja/tai kansioiden käyttöoikeusasetukset

Esimerkkejä toiminnoista

– Dokumenttityypit ja metadata
– Useiden dokumenttien ja metadatan samanaikainen tuonti/vienti – Metadatanavigointi
– Kehittynyt katselutoiminto (viewer) esimerkiksi piirustuksille (CAD, jne.)
– Näkymätiedostot
– Dokumenttikorit
– Dokumenttikokoelmat (dokumenttien tiettyjen versioiden keräys) – Tulostustilaus
– Hankintojen kilpailuttamistuki (julkaiseminen)
– Salaus
– Katseluoikeudet (ei mahdollisuutta ladata tai tulostaa)

Video

Katso videoita dokumenttien kanssa työskentelystä Webforumissa.

Tilaa demo

Puhelimen ja Internetin avulla saat henkilökohtaisen esittelyn ja voit esittää kysymyksiäsi asiantuntijoillemme.

Webforum Finland, Tietäjäntie 2, 02130 Espoo, Finland | E-mail: myynti@webforum.com | Puhelin: +358 44 980 4992