Usein Kysyttyä – FAQ

Käyttäjätili & kirjautuminen

Mitä teen, jos olen unohtanut käyttäjätunnuksen ja / tai salasanan?

Käyttäjänimesi on aina sähköpostiosoitteesi. Jos olet unohtanut henkilökohtaisen salasanasi, klikkaa kirjautumissivulla ”Unohtuiko salasana?”. Kirjoita kenttään sähköpostiosoitteesi ja klikkaa “Lähetä”. Järjestelmä luo ja lähettää automaattisesti linkin, jota klikkaamalla pääset vaihtamaan salasanan. Huomioi salasanan mahdolliset isot ja pienet kirjaimet.

Miten voin päivittää käyttäjätietojani?

Muuttaaksesi käyttäjätietojasi kirjaudu sisään ja klikkaa ”Oma profiili” sivun oikeasta yläkulmasta, jossa näkyy oma nimesi. Muuttaaksesi käyttäjänimeä ja salasanaa klikkaa ”Oma tili”.

Kohdassa ”Oma tili” lukee ”Vaihtoehtoinen sähköpostiosoite”. Mitä täytän tähän kohtaan?

Jos ensisijainen sähköpostiosoitteesi ei ole toiminnassa, voit hyödyntää vaihtoehtoista sähköpostiosoitetta ja hakea sieltä kirjautumistiedot, jotka lähetetään kirjautumissivulta kohdasta ”Unohtuiko salasana?”.

Hallinnointi

Miten luon ja kutsun käyttäjiä alustalle?

Lisätäksesi käyttäjiä mene Asetukset -välilehdelle ja valitse ”Käyttäjät”. Klikkaa ”Lisää käyttäjä”.

Pakollisia täytettäviä kenttiä ovat etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite. Käyttäjä voi myöhemmin täydentää käyttäjätietojaan kohdassa ”Oma profiili”. Valitse sivun alaosasta mihin ryhmään tai ryhmiin käyttäjän tulee kuulua. Lopuksi klikkaa ”OK”.

Kutsuaksesi käyttäjän alustalle klikkaa täppä käyttäjän nimen edessä olevaan ruutuun ja kilkkaa ”Kutsu”. Nyt voit valita kutsuviestin otsikon ja kirjoittaa viestin. Järjestelmä lähettää automaattisesti linkin ja ohjeet alustalle kirjautumiseen.

Dokumentit

Mikä on Webforum Plugin ja mihin sitä käytetään?

Webforum Plugin on Webforumin kehittämä lisäohjelma, joka antaa sinun:
• vetää ja pudottaa tiedostoja ja kansioita omalta koneeltasi dokumenttiarkistoon.
• avata ja muokata dokumentteja online, siten että muutokset tallentuvat suoraan dokumenttiarkistoon.

Käyttääksesi Webforum lisäohjelmaa, on PC:llä oltava:
Käyttöjärjestelmänä: Windows Vista, Windows 7 tai Windows 8
Selaimena: Chrome, Internet Explorer 8 tai Firefox 4 tai näitä uudempi versio.

Käyttääksesi Webforum lisäohjelmaa, on MAC:llä oltava:
Käyttöjärjestelmänä: OS X tai tätä myöhempi järjestelmä.
Selaimena: Firefox 4 tai uudempi versio.

Miten asennan Webforum lisäohjelman?

Mennessäsi ensimmäistä kertaa dokumenttiarkistoon näytölle ilmestyy pop-up -ruutu, joka kehottaa sinua asentamaan lisäohjelman. Klikkaa tästä ja katso video »

En voi kirjautua mobiililiittymällä (m.webforum.com). Mikä on vikana?

Varmista, että selaimesi hyväksyy evästeet. iPhonen/iPadin asetukset voit tarkistaa Asetukset – Safari – Hyväksy evästeet. Valitse ”Salli vieraillut” tai ”Salli aina”. Muiden puhelimien ja tablettien osalta

Poistin vahingossa tiedoston dokumenttiarkistosta. Voinko palauttaa sen?

Kaikki poistetut dokumentit tallennetaan roskakoriin hallinnoijan määrittämän säilytysajan puitteissa. Oletuksena säilytysajan pituus on 14 päivää. Säilytysajan sisällä on mahdollista palauttaa poistetut tiedostot dokumenttiarkistoon. Jos et ole alustasi tai dokumenttiarkiston hallinnoija, voit palauttaa vain ne dokumentit, jotka olet itse poistanut.

Kuinka voin ladata useita kansioita ja/tai tiedostoja dokumenttiarkistosta?

Voit zipata ja ladata kansioita ja tiedostoja omalle koneellesi. Valitse kansiot ja tiedostot ja klikkaa ”Zippaa ja lataa” dokumenttiarkiston työkalupalkista. Näkymään ilmestyy tieto valittujen tiedostojen koosta (tiivistämätön). Kun klikkaat OK, saat myös tiedon lataamiesi tiedostojen koosta.

Kuinka voin ladata useita kansioita ja/tai tiedostoja dokumenttiarkistoon?

Voit ladata tiedostoja tai kansioita joko vetämällä ja pudottamalla tiedostoja tai käyttämällä työkalupalkin toimintoa tiedostojen lataamiseen. Dokumenttien vetäminen ja pudottaminen edellyttää, että olet asentanut Webforum lisäohjelman Internet Explorerille tai Firefoxille. Luodaksesi kansion työkalupalkista, klikkaa ”Uusi kansio” ja nimeä se. Ladataksesi useita tiedostoja, klikkaa ”Lisää dokumentti” ja valitse ladattavat tiedostot omalta koneeltasi tai verkosta. Huomaa, että on myös mahdollista ladata zipattu tiedosto dokumenttiarkistoon ja purkaa se paikan päällä!

Miksi dokumentin vieressä on lukon kuva?

Dokumentti on mahdollista lukita, jotta muut käyttäjät eivät pysty muokkaamaan sitä samaan aikaan kun sinä työskentelet dokumentin parissa.  Lukitun dokumentin voi avata, mutta sitä ei voi muokata tai korvata ilman hallinnoijan oikeuksia. Lukitaksesi tiedoston, klikkaa tiedoston nimen edessä olevaa nuolikuvaketta ja valitse ”Lukitse”. Tiedostonimen viereen ilmestyy nyt lukon kuva.

Voinko käyttää dokumenttiarkistoa kuva-arkistona?

Tottakai! Työkalupalkista löydät kaksi erilaista näkymää, joista voit valita joko ”Listanäkymän” tai ”Pienoiskuvanäkymän”. Pienoiskuvanäkymä näyttää kuvat pienoiskoossa ja kun klikkaat kuvaa, se avautuu esikatselutilassa.

Sähköposti

Voinko lähettää sähköpostia vastaanottajalle, joka ei ole alustalla käyttäjänä?

Voit klikata ”+” -merkkiä kohdan ”Saaja”, ”Kopio” tai ”Piilokopio” oikealla puolella, ja lähettää sähköpostiviestin ulkopuoliselle vastaanottajalle.

Voinko vastata sähköpostiin, joka on lähetetty alustalta?

Voit vastata sähköpostiviestiin. Viesti lähetetään osoitteesta ”noreply@webforum.com”, mutta vastaus lähetetään sen käyttäjän sähköpostiosoitteeseen, joka lähetti viestin alustalta.

Onko sähköpostiin mahdollista lisätä liitteitä?

Voit lisätä liitteitä sähköpostiviestiin eri tavoin. Voit lisätä liitteen omalta koneeltasi tai suoraan dokumenttiarkistosta. Jos lisäät liitteen dokumenttiarkistosta, voit valita, lisätäänkö liite linkkinä, tiedostona tai sekä linkkinä että tiedostona. Huomaathan, että vain ne käyttäjät, joilla on pääsy alustalle voivat avata linkitetyn tiedoston dokumenttiarkistosta.






Webforum Finland, Tietäjäntie 2, 02130 Espoo, Finland | E-mail: myynti@webforum.com | Puhelin: +358 44 980 4992