Case Study – Tyréns

Tyréns är samhällsbyggare! Inom samhällsbyggnadsprocessen krävs strukturering och hantering av stora informationsmängder. Ett viktigt verktyg i detta arbete är internetbaserade projektportaler. Genom samarbetet med Webforum säkrar Tyréns tillgången till ett sådant verktyg som dessutom kan användas inom förvaltning av byggnader och anläggningar.

Helsingborgs stad upphandlade Webforum som projektverktyg för något år sedan. I den upphandlingen hade Webforum högst poäng inom samtliga områden; funktionalitet, användarvänlighet och pris. I det projektet var Tyréns delaktiga, bl a vad gäller informationshantering. Det i sin tur ledde till en fördjupat kontakt. Stefan Persson är en av personerna på Tyréns som jobbar mest med kunders informationshantering med bas i Webforum. Stefan har också arbetat med Tyréns egna system inom samma område – system som nu ersätts med Webforum.

Vad var det som fick er att ta beslutet att arbeta med Webforum? – Att kontinuerligt vidareutveckla ett verktyg med Webforums kapacitet kräver väldigt många timmar. Vi insåg att det var bättre att vi fokuserade på själva informationshanteringen och inte på verktygsutvecklingen – speciellt när det finns ett verktyg som Webforum som har mycket funktioner och är väldigt prisvärt.

Hur många kunder har ni och vilka är de? – Tyréns genomför tusentals uppdrag per år, kunden kan vara en kommun, trafikverket eller t ex en industri. Dessutom har vi ett flertal uppdrag där vi hjälper kunder att förvalta t ex all dokumentation för deras fastighetsbestånd. Efter att samarbetet med Webforum kom igång under 2012 så har vi startat ett antal projekt där Webforum används som projektportal. Tanken är att Webforum ska fungera som standardverktyg i de fall kunden inte själv redan har ett verktyg eller då det befintliga verktyget inte har rätt funktionalitet eller inte är åtkomligt för alla projektdeltagare.

Vilken är kundnyttan? – Sammanfattningsvis kan man nog säga att det är enkelheten att komma igång kombinerat med möjligheten att växa och då använda mer avancerade funktioner efter behov. Om man som vi i vissa fall har tiotusentals dokument i ett projekt så måste det vara smidigt att både hitta och administrera all information. Vi på Tyréns kan, utöver att vara aktiva i själva projektet, då också hjälpa kunden att lägga upp en bra struktur på sin informationshantering så att projektet löper smidigt och att det inte behövs ett separat projekt bara för att efter projektets slut få in all information till förvaltningen.

Vad är det för funktioner som ni har behov av? – För oss är det givetvis viktigt att det är lättanvänt och att alla standardfunktioner, som t ex versionshantering, granskning- och godkännande samt metadatahantering finns. Det är också viktigt att det är en webbtjänst som inte kräver installation och en massa hårdvara. Med Webforum kan vi vara i gång med ett nytt projekt baserat på våra mallar på några timmar. Utöver dessa grundkrav så har vi haft ett femtiotal mer specifika krav. Ett exempel på en sådan funktion är möjligheten att bygga upp navigeringsträd baserade på metadata så att t ex en driftteknikerinte behöver klicka sig fram och tillbaka i många olika mappar för att hitta just sina dokument. Ett annat exempel är möjligheten att lagra både en ritning och en motsvarande PDF tillsammans. En funktion som inte var ett krav från vår sida, men som vi uppskattar mycket är möjligheten att anpassa en portal med färg och form som passar en specifik kund eller ett specifikt projekt.

Något annat som är viktigt att tänka på? – Världen står inte still. De krav vi har på ett system idag kommer inte vara desamma som vi har om 2-3 år. Då är det väldigt skönt med en bra dialog för att gemensamt diskutera vilka funktioner som ska utvecklas framöver. Den dialogen fungerar väldigt bra med Webforum.

Om Tyréns

Tyréns är ett av Sveriges ledande konsultföretag inom samhällsbyggnad. Våra medarbetare skapar lösningar inom stadsbyggnad och infrastruktur för en hållbar samhällsutveckling. Tyréns har sedan starten 1942 utvecklats till en koncern med 1 300 medarbetare runtom i landet och i det delägda företaget AKT II i London samt InstallationsVision AB. Tyréns är stiftelseägt och drivande inom forskning och utveckling. Vi har ett nära samarbete med universitet och högskolor.
www.tyrens.se

"Kundnyttan för oss är enkelheten att komma igång kombinerat med möjligheten att växa och då använda mer avancerade funktioner efter behov."

Stefan Persson BIM/GIS-strateg, Tyréns AB

För mer information, kontakta:
Stefan Persson, BIM/GIS-strateg, region syd, Tyréns AB
Telefon: 010-452 28 12
E-mail: stefan.persson@tyrens.se

Fredrik Adolfsson, Partneransvarig Webforum Europe AB
Telefon: 070-6509170
E-mail: fredrik.adolfsson@webforum.com

Webforum Europe AB, Solna Torg 13, 171 45 Solna | E-post: info@webforum.com | Telefon: +46 8 527 400 70