Dokumenthantering

Webforums dokumenthantering är enkel att använda, men samtidigt fylld med funktionalitet för att vara ett riktigt vasst dokumenthanteringssystem. Något att växa i med andra ord.

En viktig del i de flesta projekt och samarbeten är gemensamma dokument, bilder och andra filer som t ex ritningar.  I Webforums dokumentarkiv strukturerar ni enkelt all information och säkerställer att var och en får åtkomst till det man behöver för att utföra sin uppgift. Dokumenten kan självfallet även läsas från en smartphone eller läsplatta. Alla ändringar i dokument sparas i realtid med fullständig versionshistorik. Under uppdatering är dokumentet låst för ändringar och kan bara läsas av andra användare.På så sätt blir dokumentarkivet en aktiv arbetsplats och inte bara en arkivplats. Dokumenthanteringen är även tillgänglig från andra delar av tjänsten, t ex för statusrapportering i projekt och för att länka filunderlag till ärenden. Prova gärna själv att arbeta med dokument i Webforum jämfört med andra webbtjänster, du kommer garanterat att känna skillnad!

Beskrivning av de viktigaste funktionerna

Dra och släpp
Dra och släpp dokument och mappar från din dator till dokumentarkivet.

Rediga online
Redigera online innebär att du kan öppna och uppdatera ett dokument direkt från dokumentarkivet. Alla ändringar i dokument sparas i realtid med fullständig versionshistorik. Under uppdatering är dokumentet låst för ändringar och kan bara läsas av andra användare.

Versionshantering
Enskilda dokument eller hela mappar kan versionshanteras. Den senast sparade versionen är den aktuella medan tidigare versioner sparas och kan öppnas vid behov. Versionshantering enligt Major/Minor-hantering.

Granskning och godkännande
Starta ett granskningsflöde för att remissa ett dokument till en eller flera personer. Alla kommentarer samlas på ett ställe och du får ett meddelande när alla har sagt sitt. Välj mellan parallella och seriella flöden och mellan granskning och godkännande.

Sökfunktion
Den avancerade sökfunktionen gör det möjligt att söka på filnamn, filens innehåll och information om filen.

Exempel på övriga dokumenthanteringsfunktioner

  • Logg för att se vilka som läst dokumentet
  • Maila dokumentlänkar i stället för dokumentbilagor
  • Kommentera dokument
  • Dokumentalias (länkade dokument)
  • Behörigheter på enskilda dokument och/eller mappar

Exempel på funktioner

– Dokumenttyper och metadata
– Import/Export av många filer samtidigt inklusive metadata
– Metadatanavigering
– Avancerad viewer för bl a ritningar
– Visningsfiler
– Dokumentkorgar
– Dokumentsamlingar (samla specifika versioner av vissa dokument)
– Utskriftsbeställning
– Upphandlingsstöd (Publicering)
– Kryptering
– Se-behörighet (ej kunna ladda ned eller skriva ut)

Video

Se filmer som visar hur man arbetar med dokument i Webforum.

Boka demo

Via telefon och webb får du en kort genomgång av tjänsten och möjlighet att ställa egna frågor.

Webforum Europe AB, Solna Torg 13, 171 45 Solna | E-post: info@webforum.com | Telefon: +46 8 527 400 70