Kommunikation

Ju större ett projekt eller ett program är, desto viktigare att kunna använda olika kanaler för att sprida information och samarbeta.

Projektwebb
En del projektinformation passar bättre i publicerad form på webbsidor än enbart som dokument i ett dokumentarkiv.

Det kan t ex vara information om företagets projektmetodik, modeller, processer, mallar, status och nyheter. I Webforum kan du skapa en webbplats med text, bilder, nyheter och gemensam kalender utan programmeringskunskap.

Med hjälp av publiceringsverktyget går det att ge webbplatsen den färg och form ni vill, t ex anpassad efter företagets eller en kunds grafiska profil.

Projektmetod
Använder ni PMBOK, PRINCE2, XLPM, PPS eller en egenutvecklad metod? Oavsett projektmetod är det enkelt att införa den i Webforum.

•Generella instruktioner läggs enkelt upp som webbsidor – ingen programmering krävs.
•Dokumentmallar läggs upp i dokumentarkivet och kopieras när ett nytt projekt startas.
•Mallar för projektplaner läggs upp i projektlistningen och kan användas som mallplaner när nya projekt startas.
•Gransknings- och godkännandefunktionen gör det lättare att säkerställa att metoden verkligen följs i det praktiska projektarbetet. Det är också enkelt att se vem som läst vilket dokument.

Arbetsuppgifter
I projekt använder man ofta listor för viktiga punkter som följs upp kontinuerligt, men som inte är tillräckligt stora för att passa i en projektplan. I Webforum kan du skapa flera olika listor för att hålla koll på och utse ansvariga för arbetsuppgifter med olika prioritet, status och slutdatum. Med behörigheter styr du vem som får arbeta med vilken lista.

Diskussionsforum
I ett behörighetsstyrt diskussionsforum kan arbetsgrupper som sällan har tid att träffas föra strukturerade meningsutbyten i viktiga frågor. Varje forum kan organiseras i olika ämneskategorier. Om du sätter bevakning på en fråga så får du kontinuerligt uppdateringar när någon gör ett nytt inlägg.

Kommunikation
Under projektets gång är det enkelt att samarbeta, kommunicera och dela information med alla berörda.

E-post
Webbarbetsplatsen har en e-postfunktion som du kan använda för att skicka meddelanden till enskilda användare eller till hela användargrupper. E-postfunktionen hämtar adresserna från användardatabasen som uppdateras av användarna själva. Bilagor kan bifogas i meddelandet, både som länkar till dokument och kopior av dokumenten i dokumentarkivet eller kopior av dokumenten på din dator.

SMS
Använd SMS-funktionen för att snabbt nå ut till enskilda användare eller hela användargrupper. Mobilnummer till användarna från uppdateras av användarna själva eller av en administratör. Ett fast antal SMS ingår men du kan fylla på ditt saldo hos support@webforum.com.

Kontakter
Här kan du söka bland användare och grupper som finns på webbarbetsplatsen. Kontaktuppgifterna hämtas från användardatabasen som uppdateras av användarna själva eller en administratör.

Exempel på funktioner

-E-post utskick
– SMS utskick
Kalenderfunktioner:
– Flera kalendrar
– Mötesbokning med inbjudan
– Översikt över deltagare
– Kopiera till annan kalender, t ex Outlook

Boka demo

Via telefon och webb får du en kort genomgång av tjänsten och möjlighet att ställa egna frågor.

Webforum Europe AB, Solna Torg 13, 171 45 Solna | E-post: info@webforum.com | Telefon: +46 8 527 400 70