Kom igång med projekt

Övervinn den initiala barriären

En av de absolut vanligaste sakerna jag hör när jag pratar med verksamheter som vill komma igång med projekt och använda projektstyrning och projektverktyg är att: “Nej, vi är inte mogna för det ännu”. Jag tycker inte att det här är okej! För man missar ju alla de möjligheter man har genom att använda projektstyrning och projektverktyg på ett bra sätt i detta tidiga stadie. Här kommer därför några tips för hur man kan komma över barriären att inte känna sig redo.

1. Säkerställ en vettig dokumentstruktur

Jag tror att man bör ha fokus på det som är viktigt för projektarbetet och börja i en lagom omfattning. Fokusera i början på att de filer man ska samarbeta kring har en area där man kan arbeta med en klok mappstruktur som inte är för komplicerad. Strukturen kan exempelvis vara olika faser i projekt eller olika områden som man ska arbeta med. För dessa bör det finnas mappar som är uppsatta redan från början. Sedan är det bara att sätta igång och arbeta! Man kan sedan vartefter att projektet fortlöper bli mer avancerad. I huvudsak handlar det om att utifrån ett dokumentperspektiv se till att ha en vettig plats att lägga sina dokument på för att sedan kunna samarbeta kring de dokumenten.

2. Börja med en enkel projektmodell

Sen tror jag också att du ska strunta i att lägga en massa kraft på att välja en komplicerad projektmodell. I alla fall till en början. Börja enkelt och välj möjligtvis en väldigt generisk projektmodell med några få steg som du sedan kan bygga ut. Det är ett stort hinder för många som tror att man måste vara certifierad i olika projektmodeller, verkligen förstå, skicka folk på kurs och så vidare för att kunna jobba i projekt. Så är det inte! Man kan sätta igång med en enkel projektmodell och komma igång. Vill man sen växa och använda en mer avancerad projektmodell så kan man göra det senare tycker jag.

3. Samla enkel grundinformation

När det gäller projekten gäller det att bestämma vilken grundinformation man ska samla om projektet. Inte för mycket, utan några nyckeluppgifter om respektive projekt. Det kan exempelvis vara projektledare, vilket affärsområde projektet ska stötta, eller något annat. Men vräk inte på med all upptänklig information, för det gör projektet tungt och svårarbetat från början. I ett senare skedde kan man bygga på mer uppgifter och lägga till ytterligare fält om man har verktyg som stödjer en gradvis uppbyggnad av den här informationen.

4. Värde från kringaktiviteter

För att få lite fart på detta tror jag att man kan använda en del uppgifter kring själva projektet, såsom statusrapportering där man skriver in hur projekten går. Om man vill kan man även jobba med ärenden och kringuppgifter som handlar om själva projekten för att inte projekten i sig inte ska bli för komplicerade. Och även så att man ska få ut värde av verktyget.

Resultat genom strukturerat samarbete

Nyckeln till att komma igång med projekt är ett fokus på att få ut resultat genom strukturerat samarbete. Börja inte för komplicerat eller för stort. Lägg inte fokus på fel saker, som exakt vilken projektmodell som ska väljas. Kör istället igång med projektet och se till att kunna arbeta på ett sätt där du gradvis kan bygga ut stöd och funktionalitet  vartefter.

Lycka till med dina projekt!

 


Tillbaka till bloggen