Ny som projektledare? Här är 5 tips du inte får missa!

Upplever du att det kan vara svårt och stressigt att planera ett projekt då situationen ständigt förändras och planen snabbt blir gammal och slutar att gälla? Du är inte ensam.

Att planera ett projekt kan vara spännande, men samtidigt överväldigande. Oavsett om du förbereder ett affärsavtal, planerar ett byggprojekt eller utvecklar en ny produkt så är det enklare att vara organiserad och få uppgifterna utförda om du har all information som behövs på ett ställe. Här lyfter vi fram de viktigaste faktorerna som gör att du lyckas med ditt projekt.

1. Välj rätt projektverktyg

Har du tröttnat på många olika verktyget? Vill du ha alla projektinformation i ett och samma verktyg?

Projektverktyg kan vara små och anpassade för att hantera ett enskilt projekt men som projektledare behöver du ofta ett mer komplexa system som stödjer projektplanering, delning av projektplan och uppföljning av olika typer av resurser, dokument och riskhantering.

När du väljer projektverktyg fundera på ett webbaserat verktyg. Exempelvis, med Webforum kan du strukturera, budgetera och planera projekt, resurser och aktiviteter. Projekt upplagda i projektplaneringen är också kopplade till beslutsstödet och rapportverktyget där det går att exportera specifik projektinformation och skapa separata rapporter för dina behov.

Med webbaserad projektsystem kan du ofta köpa tjänster och moduler som behövs för just ditt projekt. Du slipper investera i egna servrar och behöver inte specialkompetens för löpande underhåll och drift.

Läs mer om projektplanering.

2. Definiera dina mål

Var tydligt med vad vill du uppnå med ditt projekt. Visualisera målbilden och definiera nytta och effekt som ska uppnås efter projektet avslutas. Försök vara så specifik som möjligt när du definierar ditt projektmål. Målet ska vara mätbart och realistiskt vilket innebär att det ska gå att uppnå. Säkerställ att du har haft en dialog med alla viktiga intressenter för att verkligen förstå vad de vill uppnå.

Nästa steg är att definiera tidsfrister, faser och aktiviteter. Varje dag måste du som projektledare arbeta för att få projektet närmare leverans, inte bara i tid utan också i grad av färdigställande.

3. Börja planera

Ett mål utan en plan är bara en önskan. Den största delen av planeringen görs innan projektet startar, men på grund av oväntade ändringar och förutsättningar krävs även en del planering under genomförandefasen. Börja med en enkel plan och komplettera den med detaljplanering.

Som projektledare måste du se till att rätt resurser finns på rätt plats och i rätt mängd för att genomföra uppgiften. I Webforums system kan du använda olika funktioner för att ha ordning och reda samt jobba på ett mer effektivt och strukturerat sätt. Exempelvis, med resurshanteringsfunktionen får du en visuell bild över resursbeläggningen samt möjlighet för bättre optimering av resursutnyttjandet. Det går enkelt att utvärdera tillgänglighet och filtrera ledig kapacitet per avdelningen eller roll.

Läs mer om resurshantering.

4.Följa upp aktiviteter

Upplever du att det kan vara svårt att ha bra översikt över alla aktiviteter inom ett mer komplext projekt?Ett projekt innehåller ofta flera uppgifter som är beroende av varandra och kan planeras på olika sätt. Det är hela tiden viktigt att se och kommunicera vad som är klart och vad som inte är klart. Om ditt projekt dessutom drivs på olika geografiska platser och med olika organisationer inblandade kan kommunikationen vara ett problem som måste hanteras.
Som projektledare måste du se till att projektet gång på gång ordnas och koordineras för att kunna förhålla sig till de föränderliga målen. Ofta krävs det mycket kommunikation med alla inblandade så att du som projektledaren har kontroll över projektets utveckling och vet vad som händer framöver.

5. Rapportera och kontrollera

projekt rapporteringAtt följa felrapporter och förändringsönskemål som kommer in är viktigt. Om du upptäcker att ett projektteam har många felrapporter eller ett ökande antal rapporter måste du först ta reda på varför detta sker. Om det behövs så kan du tillföra teamet personal eller minska omfattningen av uppgiften.

Riskhantering syftar till att identifiera, kontrollera och minska risker i projektet. I Webforums riskmodul kan du klassa risker efter sannolikhet och konsekvenser vilket ger ett riskvärde som också illustreras grafiskt. Slutligen är det viktigaste att hantera riskerna. Genom att koppla riskerna till konkreta åtgärder och fördela dem ansvarsmässigt kan projektet agera för att minska eller eliminera riskerna.

Läs mer om riskhantering.

Vill du veta mer om projektledning eller komma igång med ditt projekt? Läs mer här.
Du kan också boka en demo för att se om Webforum passar dina behov.