Så överbryggar du avgrunden mellan projekt och förvaltning

Det egentliga värdet i en projektleverans

Hur sker värdeöverföring från projekt till förvaltning och eftervärlden? Projektledaren är generellt väldigt fokuserad på att leverera enligt satta ramar för tid, budget och på förhand bestämd leverans. Detta är väldigt viktiga aspekter, men visar inte på hela sammanhanget. Hänsyn behöver även ges till vad det är vi levererar och hur vi levererar det.

Bristfällig överlämning till förvaltning

När man skålar i champagne och firar att man levererat projektet på utsatt tid och att man har gått i mål så gäller det att inte ha förbisett det viktiga förhandsjobbet med vad det är som faktiskt ska lämnas över. Det är vanligt med situationer där största fokus ligger på målgången och överlämningen till förvaltning kommer i efterhand. Några tunga mail skickas över med en mängd filer eller en USB-sticka lämnas över och så anser man sig sedan vara klar med projektet. Det här är väldigt olyckligt – i värsta fall försvinner dessa USB–stickor efter några år utan att någon har vetskap om var dokumentationen på dessa tog vägen.

Det här är självfallet inte så lyckat. Så här tror jag att man kan göra istället!

1. Smart strukturering och hantering av dokument

Den ena biten är själva dokumenten. De fungerar som en behållare för information och utgör arvet till eftervärlden med den leverans man åstadkommit i projektet. Ett smart sätt att hantera detta är att sätta upp en vettig struktur för dokumentering redan i början. Dokumenten bör läggas på rätt ställe direkt i en tydlig och enkel mappstruktur som underlättar projektdeltagnas förvaring och arbete i dokumenten. På så sätt finns ett stödjande system även för överlämning av informationen till förvaltning, vilket bidrar till värdeöverföring från projektet. På ett smart sätt slipper man på så vis flytta om all dokumentatering till en annan lösning och gör det möjligt för dokumenten att ligga kvar på ett och samma ställe hela tiden.

2. Dokumentation av kringaktiviteter

Den andra biten är något som många ofta glömmer bort. Det kan handla om ärenden, beslut och diskussioner som styr projektets utveckling och som kan ses som en kringaktivitet till projektets arbetsdokument. Då ett enskilt dokument inte alltid kan ge hela bilden blir det värdefullt att få tillgång till vilka åtgärder och beslut som tagits för att förstå hur processen sett ut och det resultat det landat i. Med en strukturerad lagring av kringinformationen underlättas förståelsen för projektet och dess vidare förvaltning av resultatet. Ett bra systemstöd som backar upp detta är även här till stor hjälp.

Sammanfattning

Det är av stor vikt att skapa en vettig struktur för lagring av dokumenten, men även att säkerställa dokumentering av kringinformation i form av loggade ärenden, risker och åtgärder. Att dessutom bibehålla dokumentstrukturen vid överlämning till förvaltning underlättar enormt. Uppfylls dessa kriterier finns en god möjlighet att lämna över ett projektresultat som förstås och kan användas på rätt sätt av organisationen efter projektets avslut.

Ett separat kapitel som relaterar till värdeöverföring vid projekt är effekthemtagning, som också är något som behöver följas upp. Men det tar vi en annan gång!


Tillbaka till bloggen

En helhetslösning för projektarbete

Webforums experter guidar dig i verktyget och svarar på dina frågor.

Lyckas med dina projekt i ett verktyg som stödjer enkel uppstart, planering och uppföljning, samt möter dina behov då de växer. En av våra experter ser framemot att guida dig igenom verktyget och svara på alla dina frågor. Boka en demo redan idag!