Kasta inte bort möjligheten till effektiv uppföljning av projekt

Statusrapportering det största irritationsmomentet

Organisationer som kör många projekt samtidigt behöver ständigt hålla sig uppdaterade över status och eventuella problem för samtliga projekt. Ofta skapas ett projektkontor som fungerar som en knytpunkt för alla projekt i organisationen. När Webforum samtalat med olika företag har det visat sig att statusuppdateringen av projekt är ett av de största irritationsmomenten under ett projekts gång. För att få en uppdaterad bild av projektets läge tvingas projektkontoren ofta jaga projektledarna på statusrapporter vilket utgör ett moment som skäl både tid och energi från mer framåtriktade aktiviteter.

Undvik ostrukturerat samarbete

Anledningen till problemen är ofta att projektstatusuppdateringen sker i en separat process som inte är invävd i rutinerna, utan snarare kommer som en spontan order från projektledaren. Ibland hanteras till och med statusuppdateringen i ett separat verktyg från projekthanteringsverktyget, vilket skapar ett ännu större hinder då man behöver komma ihåg sina inloggningsuppgifter till och hantera ytterligare ett system.

Förtroendet minskar, irritationen ökar

Det manuella jagandet av projektstatus leder till en enorm frustration för många företag och organisationer med långa ledtider och en ständig osäkerhet huruvida informationen är uppdaterad eller inte. Ofta blir detta en riktig rävsax där projektkontoret riskerar att tappar förtroende och status gentemot projektledaren då man hela tiden tvingas tjata om uppdatering av projektstatus, men även mot organisationens ledning för huruvida man har koll på hur projektet framskrider.

Tre steg till effektiv uppföljning av projekt

För att lösa detta problem kan man arbeta med ”push” eller ”pull”.

1. Statusrapportering via smart ”pull”

Push, på det vänliga sättet, innebär att resurser skjuts till problemet. Exempelvis sker detta i form av en anställd som kommunicerar med projektledarna angående projektets status för att uppdatera denna åt dem. Detta är en fullt möjlig men kostsam och ineffektiv lösning. Den hårdare vägen att pusha innebär att företagsledningen pekar med hela handen för att ge order inom vissa tidsramar och delar ut sanktioner ifall dessa inte uppfylls. En inte så trevligt lösning, som inte heller är särskilt effektivt.

Pull, på det elaka sättet, innebär en så kallad ”name and shame” där de personer som inte följt direktiven exponeras. Det är inte en särskilt kulturfrämjande aktivitet, men det beror på vad som fungerar för din organisation. Tittar man istället på det vänligare sättet att skapa pull närmar vi oss något intressant. Det innebär att nyttan av en uppdaterad informationslösning – och användningen av denna – visas upp för projektledarna. Statusrapporteringen levandegöras i möten där den kan lyftas upp direkt från verktyget för att användas i direktrapportering till ledningen.

2. Hitta ett projektverktyg som möter dina behov

Det bästa vore att sätta ett konkret verktyg i händerna på projektledarna som inte är för enkelt och utrustat med nödvändiga funktioner och stöd, men som inte heller utgör ett jättestort och komplext system som är tungt att arbeta i. Verktyget bör utgöra ett konkret stöd som möjliggör ett professionellt sätt att samarbeta i projekt för att nå önskade resultat. Stöd bör även finnas för ackumulering av informationen, vilket gör det enkelt att sammanställa status och rapporter för projektportföljerna till ledningen. Statusrapportering blir på så sätt en naturlig del i projektartbetet och kombinerat med att informationen levandegörs skapas en effektiv kommunikation och arbetsrutin.

3. Systematisera projekthanteringen

Att helt fritt låta projektledare välja projektverktyg kan däremot bli problematiskt. Det skapar en djungel av olika format och sätt att jobba på och i värsta blir det även svårt att sammanställa statusrapporteringen då dessa kan se helt olika ut. Projektdeltagare, som ofta är med i flera olika projekt, påverkas också negativt då de måste hålla koll på olika login till alla system vilket kan vara frustrerande. Över en hel verksamhet kan detta skapa en stor dold ineffektivitet.

Sammanfattning

För att nå goda projektresultat – se till att inte slarva bort möjligheten till en effektiv och bra uppföljning och gör det genom en vettig process där statusrapporteringen vävs in i exempelvis projektmodellen och andra arbetssteg. Se till att arbeta med ett verktyg som inte är för enkelt men inte heller för tungt och dyrt, utan som stöttar samarbetet för att uppnå satta mål. Givet att verktyget har portföljstöd, blir det enkelt att ackumulera statusrapporteringen. Detta då all information finns samlad på ett ställe, i samma format.

Lycka till med din projektuppföljning!


Tillbaka till bloggen