Valitse useita arvoja filtteröintiin

Monilla käyttäjillämme on erittäin laaja dokumenttiarkisto ja heidän on hyödynnettävä hakutoimintoja ja filttereitä, jotta he löytävät nopeasti haluamansa tiedot. Hakuja ja filttereitä voi tallentaa ja jakaa ne muille käyttöön – samaan tapaan kuin Spotify soittolistan! Nyt on mahdollista filtteröidä useampi kuin yksi arvo, jos käytettävissä on määrite valintalista, useita vaihtoehtoja. Sama toiminto löytyy nyt myös Tapauksista ja Listoista.

Projektin Aloita-välilehti – katso mitä projektissa tapahtuu!

Tiedämme, että tarvitset yleiskatsauksen siitä, mitä projektissa tapahtuu. Myös projektiryhmälle on tarjottava paikka yhteistyölle sekä mahdollisuus seurata projektin edistymistä. Helmikuussa julkaisemme uuden projektin Aloita-välilehden (beta versio). Tämä sisältää joitain perustietoja projektista kuten kuvauksen ja tiedon, ketkä työskentelevät projektissa. Se sisältää myös tapahtumavirran niiden dokumenttien ja tapauksien muutoksista, joihin sinulla on pääsy projektissa.

Luo Text dokumentti

Sen sijaan, että loisit tiedoston omalla koneellasi ja lataisit sen erikseen Webforumiin, voit kätevästi luoda sen suoraan Webforumissa. Office tiedostojen (Word, Excel, PowerPoint) lisäksi voit nyt luoda Text tiedoston. Olemme samalla poistaneet mahdollisuuden rekisteröidä dokumentin ilman tiedostoa ja suosittelemme, että jatkossa lisäät yksinkertaisesti Text tiedoston, joka sisältää haluamasi kuvauksen ja määritteet.

Tapausten PDF-tallennus

Mahdollisuus tallentaa tapauksia PDF-muodossa on monelle Tapaukset-toimintoa käyttävälle asiakkaallemme ratkaisevan tärkeää. Olemmekin käyttäneet aikaa parantaaksemme toimintoa vuonna 2017. Kiitos kaikille, jotka ovat olleet yhteydessä meihin asiassa – arvostamme saatua palautetta! Palautteen perusteella olemme tehneet tärkeitä parannuksia tapausten graafiseen ulkoasuun:

– Voit tulostaa useita tapauksia kerralla aktivoimalla useamman tapauksen ja valitsemalla työkaluriviltä ”Tallenna PDF-muodossa”.
– Kentät, jotka valitaan sisällytettäväksi tallentuvat, jolloin samat kentät ovat saatavilla automaattisesti seuraavalla kerralla.
– Jos käytössä on mukautettuja kenttiä projekteille, ne voidaan valita sisällytettäväksi tulostukseen.
– Pitkät tekstit skaalautuvat usealle sivulle.
– PDF-tulostuksen ulkoasua on paranneltu.
– PDF-tiedosto voidaan tallentaa suoraan Webforumin dokumenttiarkistoon.

Roolipohjaiset käyttöoikeudet projekteissa

Uskomme avoimuuteen! Kun ihmiset tietävät mitä vaaditaan ja mihin voi vaikuttaa, he tarttuvat toimeen – erityisesti silloin kun toiminta huomioidaan ja siihen kannustetaan.
Tiedämme myös, että pääsy tietoihin – oli se sitten tapausten/työtehtävien tai dokumenttien muodossa – vaatii yleensä jäsentämistä.

resurser i projekt

Strukturoimalla pääsy käyttöoikeuksien avulla tarjoaa selviä hyötyjä:

– Helpottaa fokusoitumaan oleelliseen vähentämällä tarpeetonta tietoa
– Rohkaisee jakamaan asioita avoimemmin ryhmän sisällä, kun ryhmä on rajattu ja suhteellisen pieni
– Kaiken tiedon voi huoletta laittaa yhteen paikkaan ja kontrolloida sitä, mitä kukin pääsee näkemään

Joustavat käyttöoikeudet ovat aina kuuluneet Webforumin ydintoimintoihin ja nyt otamme uuden askeleen helpottaaksemme käyttöoikeuksien hallintaa luomalla roolipohjaiset käyttöoikeudet projektin tasolle. Roolipohjaisia ryhmiä on voinut luoda koko alustan tasolla aikaisemminkin, mutta nyt tarjoamme mahdollisuuden ryhmien luomiseen projektin tasolla. Näin käyttöoikeuksien hallinta projekteissa helpottuu.

Projektin hallinnoijat – joilla on täydet oikeudet projektiin – voivat luoda ryhmiä projektin Asetukset-välilehdellä. Tyypillisiä ryhmiä ovat esimerkiksi ”urakoitsija” tai ”arkkitehti” jne. Ryhmiä hyödynnetään käyttöoikeuksien määrittämiseksi kansioihin ja tapauksiin. Voit helposti lisätä tai poistaa käyttäjiä ryhmästä jolloin käyttöoikeusjärjestelmästä saadaan hallittu ja turvallinen. Voit luoda esimerkiksi ryhmän, jonka tarkoituksena on hallinnoida projektin käyttöoikeuksia vain kyseisessä projektissa.

Tallenna Office dokumentit PDF-muotoon

PDF on tiedostomuoto, joka on turvallinen ja helppo avata lähes millä laitteella tahansa. Monet käyttävät sitä esimerkiksi sopimuksiin ja piirustuksiin. Olemme helpottaneet PDF-dokumenttien luomista siten, että voit tallentaa Webforumissa sijaitsevan dokumentin suoraan PDF-muotoon. Toiminto ”Tallenna PDF-muodossa” löytyy dokumentin työkaluvalikosta. PDF:n voi joko ladata tai tallentaa dokumenttiarkistoon.

Uusi vuosi ja uudet haasteet!

Haluaisin katsoa hetken edellisvuoteen ja juhlistaa saavutuksiamme vuodelta 2017. On helppoa kohdistaa huomio nykytilaan ja menneisyyden epäonnistumisiin. Sain upean mahdollisuuden ryhtyä työskentelemään uuden tuotteen, Webforumin parissa vuonna 2017.  Olen oppinut niin paljon ja rakastan sitä, että saan työskennellä tuotteen parissa, jolla on näin paljon onnellisia käyttäjiä. Mutta en ole tyytyväinen, vaan haluan jatkaa tuotteen kehittämistä luomalla Webfoumista entistäkin paremman työkalun, jolla voit saavuttaa tulokset jäsennellyn yhteistyön avulla.

Tässä keskeisimmät muutokset, joita olemme tehneet vuoden 2017 aikana. Vuonna 2017 julkaistiin yhteensä yli 380 ainutlaatuista parannusta, korjausta ja muita kehityspäivityksiä, jotta tämä Webforumin versio olisi paras koskaan. 

Nyt katsomme tulevaan ja teemme vuodesta 2018 vielä paremman!

Karolina Jackson-Ward
Head of Product, Webforum AB

Dokumentit

Luo uusia Microsoft Office dokumentteja työkaluriviltä

Tyhjiä Word dokumentteja, Excel-laskentataulukkoja ja PowerPoint-esityksiä voidaan luoda nyt suoraan järjestelmässä. Klikkaa työkalurivin painiketta ”Uusi” luodaksesi Office dokumentteja.

Dokumentin ja kansion tilaukset muille käyttäjille

Käyttäjät voivat nyt aloittaa tilauksia muille käyttäjille kansioon tai dokumenttiin. Tilaajat saavat sähköpostitse tiedon, mikäli tilattavaa dokumenttia päivitetään tai kansioon luodaan uusi dokumentti. Jotta tilauksia voi asettaa, vaaditaan kohteeseen ”Päivitä” oikeudet.

Autodesk Forge korvaa RasterExin

Haluamme jatkuvasti kehittää ja tehostaa dokumenttien katselumahdollisuuksia ja dokumenttien hallinnointia. Osana tätä kehittämistyötä olemme päättäneet korvata RasterEx-ohjelman markkinoiden johtavalla ohjelmistolla, Autodeskillä. Autodesk tarjoaa entistä vakaamman katselulaitteen kaikille tavanomaisille piirustyypeille.

Vie metadata kansiosta

Metadataa viedessä voi nyt valita kansion, jolloin kansion kaikkien dokumenttien metadata sisällytetään vientiin.

Määritä metadata dokumenttia liittäessä

Metadatan voi määrittää dokumenteille kopioimisen ja liittämisen yhteydessä.

Mahdollisuus asettaa nähtäville käyttöoikeusasetukset

Kansioiden ja dokumenttien käyttöoikeusasetusten näkymiseen on luotu uusi toiminto. Oletusasetuksena on, että vain ne käyttäjät, joilla on täydet oikeudet tai käyttäjä, joka on luonut kansion tai dokumentin ja jolla on päivitysoikeudet voivat nähdä käyttöoikeudet. Toiminto mahdollistaa myös valinnan, jossa voi sallia käyttäjille, joilla on lukuoikeudet, nähdä käyttöoikeusasetukset.

Tapaukset

Riskit-toiminto Tapaukset moduulissa

Riskin hallinta on keskeinen osa projektia tai projekti-ideaa. Rakastamme riskejä tai mahdollisuuksia ja olemme jopa julkaisseet e-kirjan teemasta vuoden 2017 aikana. Lisäsimme myös riski-toiminnon projekteille, jotta projektipäälliköt voisivat ottaa riskit paremmin haltuun. Mikä tahansa tapaustyyppi voidaan näyttää riskeinä. Tämä sisältää riskiparametrit, kuten todennäköisyyden ja seuraukset.

Tapausten PDF-tulostus

Mahdollisuus tallentaa tapauksia PDF-muodossa on monelle Tapaukset-toimintoa käyttävälle asiakkaallemme ratkaisevan tärkeää. Olemmekin käyttäneet aikaa parantaaksemme toimintoa vuonna 2017. Kiitos kaikille, jotka ovat olleet yhteydessä meihin asiassa – arvostamme saatua palautetta!  Palautteen perusteella olemme tehneet tärkeitä parannuksia tapausten graafiseen ulkoasuun:

Voit tulostaa useita tapauksia kerralla aktivoimalla useamman tapauksen ja valitsemalla työkaluriviltä ”Tallenna PDF-muodossa”.

-Kentät, jotka valitaan sisällytettäväksi tallentuvat, jolloin samat kentät ovat saatavilla automaattisesti seuraavalla kerralla.
-Jos käytössä on mukautettuja kenttiä projekteille, ne voidaan valita sisällytettäväksi tulostukseen.
-Pitkät tekstit skaalautuvat usealle sivulle.
-PDF-tulostuksen ulkoasua on paranneltu.
-PDF-tiedosto voidaan tallentaa suoraan Webforumin dokumenttiarkistoon.

Linkitä tapauksia helpommin

Tapausten linkittämisen toimintoa on paranneltu. Nyt on helpompi luoda linkkejä tapausten välille eri listojen avulla sekä luoda uusi linkitetty tapaus parhaillaan avoimena olevasta tapauksesta.

Yksilöllinen numerosarja listoihin

Jokaisella listalla on nyt oma numerosarja. Ensimmäinen tapaus, joka lisätään listalle projekteissa saa numeron 1. Ja jokaisella listalla voi olla nimetty vastuuhenkilö, joka saa ilmoituksen, kun listaan lisätään uusia tapauksia.

Lähetä viestejä rekisteröityihin sähköpostiosoitteisiin

Nyt voit valita useita tapauksia kerralla ja lähettää viestin tapauksiin rekisteröityihin sähköpostiosoitteisiin. Voit esimerkiksi lähettää viestin kaikille käyttäjille, jotka on vastuutettu valituille tapauksille. Tapaushistoria tallentaa viestin ja tiedon siitä, milloin ja kenelle se on lähetetty.

Suorituskyky ja helppokäyttöisyys

Nopeampi kansioiden listaus

On ärsyttävää odotella, että jotakin tapahtuu!  Järjestelmä listaa kansiot nopeammin, jotta pääsy dokumentteihin nopeutuu.

Yksinkertaisempi dokumenttien ja Tapausten valikko ja työkalurivi

Dokumenttien ja Tapausten valikkoja on yksinkertaistettu, jotta löydät etsimäsi kohteen helpommin.

Integrointimahdollisuudet laajennetun APIn avulla

Useimmat tietävät APIen maagisista voimista, joiden avulla saat pääsyn palvelun sisältämiin tietoihin ja voit hyödyntää niitä toisessa järjestelmässä – tai kuten Austin Powers asian ilmaisisi: Integration Baby! Sen avulla voit synkronoida dokumentit yhdestä paikasta ja päästä niihin toisesta paikasta. Tai automaattisesti synkronoida muut kulut projekteihin laskutusjärjestelmästäsi. Laajennamme APIa jatkuvasti ja vuonna 2017 lisäsimme seuraavat mahdollisuudet:

– Kansioiden synkronointi
– Muiden kulujen synkronointi
– Yhteiset reurssit
– Päivitä metatiedot päivittämättä tiedostoa
– Poista dokumentteja
Katso täydellinen luettelo API integrointimahdollisuuksista: api.webforum.com

Turvallisuus

Turvallisemmat Web-lomakkeet: Captchan avulla verifioidaan, että lomakkeen täyttää todellinen henkilö.

Mahdollisuus määrittää automaattisen uloskirjauksen asetukset

Hallinnoija voi nyt valita, miten kauan käyttäjä voi olla ei-aktiivinen ennen kuin heidät kirjataan automaattisesti ulos. Oletusarvona on kaksi tuntia. Mikäli on tarpeen lisätä turvallisuutta, valitse lyhempi aika. Mikäli taas haluat helpottaa Webforumin käyttöä – tai käyttäjät pääsääntöisesti työskentelevät omilla turvallisilla tietokoneillaan – voit valita pidemmän ajan automaattiseen uloskirjaukseen. Toiminto löytyy alustan hallinnoijille Asetukset-moduulista.

Toimittajan laskut – Muut kulut

Webforumin avulla voi seurata projektien kustannuksia ja aikataulua. Kulut, jotka eivät ole seurausta projektien resursseista voivat olla lähes mitä tahansa ja olemme nimenneet ”toimittajan laskut” nyt nimellä ”muut kulut”. Nämä kulut voidaan siirtää automaattisesti APIn avulla – esimerkiksi materiaali- tai konsultointikulut kirjanpitojärjestelmästä.

Hallinnointi

Erillinen Asetukset-välilehti projekteille

Muut kulut voidaan ottaa käyttöön/poistaa käytöstä projekteittain

Projektin hallinnoijat (joilla on muokkausoikeudet projektin tietoihin) voivat valita, käytetäänkö projektissa toimintoa ”Muut kulut”. Toiminto löytyy Projektin tiedot
-välilehdeltä ja voidaan ottaa käyttöön, mikäli ”Muut kulut” on valittuna alustan asetuksissa. Valinta löytyy Asetukset-moduulin perusvalinnoista.