Pysyvät pienoiskuvat

Edellisessä päivityksessä tarjosimme mahdollisuuden esikatsella PDF-tiedostoja ja se osoittautui oikeaksi hitiksi. Saimme jopa pyyntöjä, että toiminto asetettaisiin pysyväksi siten, että sinun tarvitsee valita pienoiskuvanäkymä vain kerran ja valinta pysyy niin kauan kunnes päätät vaihtaa sen takaisin listanäkymään. Pienoiskuvat ikuisesti – teimme sen mahdolliseksi! Pienoiskuvanäkymä näytetään myös hakutuloksissa.

Katso kollegoitasi silmiin

Tiesitkö, että viestintä on tehokkaampaa kun näemme henkilön, jonka kanssa olemme vuorovaikutuksessa ja että ihmiset, jotka hymyilevät usein, saavat aikaan parempia tuloksia kommunikoidessaan? Nämä ovat kaksi nostoa viestintäkonsultti Maria Björkin esityksestä Webforum Collaborate tapahtumassa. Suosituksemme on, että lataat Webforumiin kuvan, jossa hymyilet, jotta kollegasi voivat nähdä, kenen kanssa ovat tekemisissä.

Voit tehdä tämän klikkaamalla profiilikuvaasi oikeassa yläkulmassa Webforumissa. Kuva näytetään nyt modernimpaan tyyliin ympyrän muotoisena. Jos sinulla on jo profiilikuva, käy tarkistamassa, että se näyttää parhaat puolesi.

 

Käytä metadatan voimaa

Metatietojen avulla voidaan lisätä jäsenneltyjä tietokerroksia dokumentteihisi. Tätä käytetään erityisesti alustoillamme, joissa on suuri määrä tiedostoja, joiden hallinnoimiseen tarvitaan enemmän strukturointia ja hakutoimintoja. Metatietotunnisteita voidaan käyttää etsimään tietoja tai järjestämään suuria dokumenttirakenteita. Mikäli metadataominaisuuksia ei ole käytettävissä suuren tietomassan järjestämiseen, voi syntyä mm. seuraavia riskejä:

-dokumenttien etsiminen vie liikaa aikaa
-epävarmuus siitä, mitä suoritteita on jo tehty, johtaa ylimääräiseen työhön ja varmisteluun
-arvokkaiden tietojen hukkaaminen suureen dokumenttimassaan.

Osana huhtikuun päivitystä tarjoamme mahdollisuuden useiden tiedostojen metadatan päivittämiseen ilman, että tiedostoa tarvitsee tuoda uudestaan. Tämä tekee metatietojen joukkopäivityksestä paljon helpompaa, koska se ei muuta dokumenttien versionumeroa.

Mallien avulla yhtenäinen ulkoasu dokumentteihin

Dokumenttimallien käytöstä on monia etuja. Yhtenäinen ulkoasu vahvistaa organisaation ja brändin identiteettiä. Standardiprosessit ovat selkeitä, niitä on helppo hyödyntää ja muokata. Työskentely projekteissa tehostuu, koska etukäteen laaditut mallipohjat sisältävät vaatimukset ja tarkistuslistat. Älä tuhlaa aikaasi samojen dokumenttien työstämiseen aina uudestaan alusta alkaen – luo malli!

Järjestelmämme tukee nyt entistäkin paremmin strukturoitua työskentelyä dokumenttimallien avulla. Jokainen alusta ja projekti sisältää nyt Mallit-kansion, joka näkyy dokumenttiarkistossa vain hallinnoijille. Tähän kansioon sijoitat dokumenttimallit, joita hyödynnetään projekteissa ja alustalla (käytettävissä kaikissa projekteissa). Kun käyttäjä luo uuden dokumentin klikkaamalla ”Uusi…” dokumenttiarkiston työkaluriviltä, hänelle tarjotaan mahdollisuus luoda dokumentti mallista. Jos dokumentti luodaan projektissa, sekä projektia koskevat, että alustalle määritellyt mallipohjat ovat saatavilla.

Hallinnoijat määrittävät ja muokkaavat mallipohjat Mallit-kansiossa.

Löydä oikea kuva tai PDF hetkessä

Joudutko selaamaan useita PDF-tiedostoja löytääksesi juuri oikean? Tämä on ongelma erityisesti silloin, kun kansiossa on paljon piirustuksia tai muita samalla tavalla nimettyjä tiedostoja. Jotta voisit käyttää enemmän aikaa tehokkaaseen työskentelyyn ja vähemmän aikaa etsimiseen, voit nyt esikatsella PDF-tiedostoja dokumenttiarkistossa samaan tapaan kuin kuvia. Löytääksesi oikean tiedoston nopeasti, aktivoi pienoiskuvanäkymä. Jos tarvitset lisää tietoa, klikkaamalla pienoiskuvaa avautuu esikatseluruutu ja diaesitys kaikista kansion pienoiskuvista isommassa koossa.

tumnagel

Projektit – viestintä ja yleiskatsaus

Nyt se on täällä! Uusi Aloita-välilehti tarjoaa yleiskatsauksen projektin tietoihin ja toimii projektin viestinnän tukena. Kaikki, joilla on pääsy projektiin, voivat nähdä projektin jäsenet ja viimeisimmät tapahtumat. Täällä projektin jäsenet ja yhteistyökumppanit voivat myös kysyä kysymyksiä, jakaa tietoa ja keskustella projektin etenemisestä. Aloita on ensimmäinen välilehti projekteissa ja klikkaamalla projektin nimeä projektilistalla ohjautuu suoraan Aloita-välilehdelle.

Projektit GANTT-kaaviolla tai ilman

Projekteja on monenlaisia – joskus projektien dokumentinhallinta on olennaisinta ja toisinaan sitä ei tarvita ollenkaan. Joskus tarvitaan strukturoitu GANTT, jossa suunnittelu viedään työtehtävätasolle vastuuttamalla, aikatauluttamalla ja budjetoimalla tehtävät – joskus taas pelkkä tehtävälista riittää. Me Webforumissa uskomme, että sinun työskentelytapasi tulee olla keskiössä ja siksi nyt on mahdollista poistaa käytöstä Suunnittelu-välilehti (Gantt) mistä tahansa projektista. Projektin hallinnoija voi määrittää projektin asetuksissa, näytetäänkö Suunnittelu-välilehti. Myös muita välilehtiä, listoja ja toimintoja voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä projektikohtaisesti. Vinkki: luomalla vakioprojekteista mallit, käynnistät nopeasti uusia projekteja, luot helposti yhtenäisen rakenteen projekteille sekä jaat tietoa ja parhaita käytäntöjä tiimien ja projektien välillä.