Metatietojen avulla voidaan lisätä jäsenneltyjä tietokerroksia dokumentteihisi. Tätä käytetään erityisesti alustoillamme, joissa on suuri määrä tiedostoja, joiden hallinnoimiseen tarvitaan enemmän strukturointia ja hakutoimintoja. Metatietotunnisteita voidaan käyttää etsimään tietoja tai järjestämään suuria dokumenttirakenteita. Mikäli metadataominaisuuksia ei ole käytettävissä suuren tietomassan järjestämiseen, voi syntyä mm. seuraavia riskejä: -dokumenttien etsiminen vie liikaa aikaa -epävarmuus siitä, mitä suoritteita on […]

Dokumenttimallien käytöstä on monia etuja. Yhtenäinen ulkoasu vahvistaa organisaation ja brändin identiteettiä. Standardiprosessit ovat selkeitä, niitä on helppo hyödyntää ja muokata. Työskentely projekteissa tehostuu, koska etukäteen laaditut mallipohjat sisältävät vaatimukset ja tarkistuslistat. Älä tuhlaa aikaasi samojen dokumenttien työstämiseen aina uudestaan alusta alkaen – luo malli! Järjestelmämme tukee nyt entistäkin paremmin strukturoitua työskentelyä dokumenttimallien avulla. Jokainen […]

Joudutko selaamaan useita PDF-tiedostoja löytääksesi juuri oikean? Tämä on ongelma erityisesti silloin, kun kansiossa on paljon piirustuksia tai muita samalla tavalla nimettyjä tiedostoja. Jotta voisit käyttää enemmän aikaa tehokkaaseen työskentelyyn ja vähemmän aikaa etsimiseen, voit nyt esikatsella PDF-tiedostoja dokumenttiarkistossa samaan tapaan kuin kuvia. Löytääksesi oikean tiedoston nopeasti, aktivoi pienoiskuvanäkymä. Jos tarvitset lisää tietoa, klikkaamalla pienoiskuvaa […]

Nyt se on täällä! Uusi Aloita-välilehti tarjoaa yleiskatsauksen projektin tietoihin ja toimii projektin viestinnän tukena. Kaikki, joilla on pääsy projektiin, voivat nähdä projektin jäsenet ja viimeisimmät tapahtumat. Täällä projektin jäsenet ja yhteistyökumppanit voivat myös kysyä kysymyksiä, jakaa tietoa ja keskustella projektin etenemisestä. Aloita on ensimmäinen välilehti projekteissa ja klikkaamalla projektin nimeä projektilistalla ohjautuu suoraan Aloita-välilehdelle.

PDF-tiedoston on voinut luoda aikaisemmin suoraan Webforumissa sijaitsevasta dokumentista. Nyt voit luoda myös Excel-tiedostosta PDF:n Webforumissa. Toiminto löytyy dokumentin valikosta, kohdasta Lisää toimintoja.

Projekteja on monenlaisia – joskus projektien dokumentinhallinta on olennaisinta ja toisinaan sitä ei tarvita ollenkaan. Joskus tarvitaan strukturoitu GANTT, jossa suunnittelu viedään työtehtävätasolle vastuuttamalla, aikatauluttamalla ja budjetoimalla tehtävät – joskus taas pelkkä tehtävälista riittää. Me Webforumissa uskomme, että sinun työskentelytapasi tulee olla keskiössä ja siksi nyt on mahdollista poistaa käytöstä Suunnittelu-välilehti (Gantt) mistä tahansa projektista. […]

Monilla käyttäjillämme on erittäin laaja dokumenttiarkisto ja heidän on hyödynnettävä hakutoimintoja ja filttereitä, jotta he löytävät nopeasti haluamansa tiedot. Hakuja ja filttereitä voi tallentaa ja jakaa ne muille käyttöön – samaan tapaan kuin Spotify soittolistan! Nyt on mahdollista filtteröidä useampi kuin yksi arvo, jos käytettävissä on määrite valintalista, useita vaihtoehtoja. Sama toiminto löytyy nyt myös […]

Tiedämme, että tarvitset yleiskatsauksen siitä, mitä projektissa tapahtuu. Myös projektiryhmälle on tarjottava paikka yhteistyölle sekä mahdollisuus seurata projektin edistymistä. Helmikuussa julkaisemme uuden projektin Aloita-välilehden (beta versio). Tämä sisältää joitain perustietoja projektista kuten kuvauksen ja tiedon, ketkä työskentelevät projektissa. Se sisältää myös tapahtumavirran niiden dokumenttien ja tapauksien muutoksista, joihin sinulla on pääsy projektissa.

Sen sijaan, että loisit tiedoston omalla koneellasi ja lataisit sen erikseen Webforumiin, voit kätevästi luoda sen suoraan Webforumissa. Office tiedostojen (Word, Excel, PowerPoint) lisäksi voit nyt luoda Text tiedoston. Olemme samalla poistaneet mahdollisuuden rekisteröidä dokumentin ilman tiedostoa ja suosittelemme, että jatkossa lisäät yksinkertaisesti Text tiedoston, joka sisältää haluamasi kuvauksen ja määritteet.

Mahdollisuus tallentaa tapauksia PDF-muodossa on monelle Tapaukset-toimintoa käyttävälle asiakkaallemme ratkaisevan tärkeää. Olemmekin käyttäneet aikaa parantaaksemme toimintoa vuonna 2017. Kiitos kaikille, jotka ovat olleet yhteydessä meihin asiassa – arvostamme saatua palautetta! Palautteen perusteella olemme tehneet tärkeitä parannuksia tapausten graafiseen ulkoasuun: – Voit tulostaa useita tapauksia kerralla aktivoimalla useamman tapauksen ja valitsemalla työkaluriviltä ”Tallenna PDF-muodossa”. – Kentät, […]