Tyréns on yksi Ruotsin johtavista yhdyskuntarakentamisen konsulttiyrityksistä. Tiimimme luovat kestävän kehityksen ratkaisuja kaupunkirakentamisessa ja infrastruktuurissa. Tyréns on vuodesta 1942 lähtien kehittynyt konserniksi, jolla 1300 työntekijää eri puolilla maata sekä osaomistus yhtiössä ACT II Lontoossa että Installations Vision AB:ssa. Tyréns on säätiösomisteinen ja tutkimuksen ja kehityksen ohjaama. Teemme tiivistä yhteistyötä yliopistojen ja korkeakoulujen kanssa. http://www.tyrens.se/

Case Study – Tyréns

Tyréns on merkittävä yhdyskuntarakentaja. Yhdyskuntarakentamisprosesseissa vaaditaan strukturoitua suunnittelua ja niissä käsitellään suuria tietomääriä. Tärkeitä työvälineitä tällaisissa hankkeissa ovat Internet-pohjaiset projektiportaalit. Tekemällä yhteistyötä Webforumin kanssa Tyréns saa mahdollisuuden tällaisen työkalun käyttöön. Sitä voidaan käyttää myös apuna rakennusten ja tilojen hallinnointiin.

Muutama vuosi sitten Helsingborgin kaupunki hankki Webforumin projektiensa johtamisen apuvälineeksi. Kilpailuttamisen yhteenvedossa Webforum sai kaikilla vaadituilla alueilla korkeimmat pisteet: toimivuus, helppokäyttöisyys ja hinta. Tyréns oli hankkeessa mukana mm. tietohallintoa koskevissa asioissa. Tämä puolestaan johti lähempään yhteistyömahdollisuuteen.

Stefan Persson on yksi Tyrénsin henkilöistä, jotka työskentelevät enimmäkseen asiakkaiden Webforumiin pohjautuvan tietohallinnon kanssa. Stefan on työskennellyt samalla alueella myös Tyrénsin oman järjestelmän kanssa – järjestelmä, joka nyt on korvattu Webforumilla.

Mitkä syyt saivat teidät tekemään päätöksen siirtyä työskentelemään Webforumin alustalla?

– Oman työkalun jatkuva edelleen kehittäminen, Webforumia vastaavilla valmiuksilla, vaatii runsaasti työtunteja. Huomasimme, että meidän oli parempi keskittyä tietojen hallintaan kuin työkalun kehittämiseen – valitsimme Webforumin koska se on helppokäyttöinen työkalu, jossa on hintaansa nähden paljon hyviä ominaisuuksia.

Montako asiakasta teillä on ja mitä ne ovat?

– Tyréns käsittelee tuhansia hankkeita vuodessa, asiakas voi olla kunta, liikelaitos tai esimerkiksi jokin teollisuuden toimija. Lisäksi meillä on useita hankkeita, joissa autamme asiakkaitamme hallinnoimaan esimerkiksi kiinteistökannan kaikkia dokumentteja. Käynnistettyämme yhteistyön Webforumin kanssa vuonna 2012, olemme aloittaneet useita projekteja, joissa Webforumia käytetään projektiportaalina. Ajatuksena on, että Webforum toimii vakiotyökaluna, ellei asiakkaalla vielä ole omaa työkalua, omassa työkalussa ei ole sopivia toimintoja tai jos kaikilla ei ole pääsyä työkaluun.

Mikä on asiakashyöty?

– Yhteenvetona voidaan sanoa, että Webforumin käyttö on helppoa aloittaa, siihen on mahdollisuus ottaa erityisiä lisäominaisuuksia tarpeen mukaan. Jos, kuten joissakin tapauksissa meillä on projektissa kymmeniä tuhansia dokumentteja, joten on tärkeää, että ne ovat hyvässä järjestyksessä, helposti löydettävissä ja hallittavissa kaikkien tietojen osalta.
Me Tyrénsillä voimme lisäksi toimia aktiivisesti itse projektissa, jolloin voimme auttaa asiakasta rakentamaan hyvän tiedonhallinnan rakenteen siten, että projekti sujuu kitkattomasti eikä tarvita erillistä järjestelyä projektin loppumisen jälkeen, jotta saadaan kaikki tiedot hallintaan.

Mitkä ovat ne ominaisuudet, joita tarvitaan?

– Meille tietenkin tärkeää järjestelmän selkeys ja käytettävyys ja että kaikki standardin ominaisuudet, kuten versiointi, tarkastus- ja hyväksymistoiminto sekä metatietojen hallinta ovat saatavilla. Tärkeää on myös se, että palvelu on Internet -pohjainen, eikä vaadi asennusta tai erityisiä laitteita. Webforumilla saatamme käynnistää muutamassa tunnissa uuden projektin, joka perustuu meidän omiin malleihimme.

Perusvaatimuksien lisäksi meillä on ollut noin viisikymmentä tarkempaa erityisvaatimusta. Yksi tällainen ominaisuus on esimerkiksi navigointipuun rakentaminen, joka perustuu metatietoihin niin, että käyttöteknikon ei tarvitse hyppiä edestakaisin kansiosta toiseen löytääkseen omat dokumenttinsa. Toinen erityisvaatimus, jonka olemme ottaneet käyttöön, on mahdollisuus tallentaa piirustus/kuva ja siihen liittyvä PDF yhdessä. Ominaisuus, joka ei ollut meidän vaatimuslistallamme, mutta jota arvostamme suuresti on mahdollisuus muokata portaalin ulkomuotoa, sisältöformaattia ja värejä tietyn asiakkaan tai tiettyn projektin mukaisesti.

Jotain muuta, joka on tärkeää ja tulisi huomioida?

– Maailma ei pysy paikoillaan. Vaatimukset joita meillä on järjestelmille tänään, eivät tule olemaan samoja, joita meillä on 2-3 vuoden kuluttua. Siksi on erittäin antoisaa saada yhdessä aikaan hyvä vuoropuhelu siitä mitä ominaisuuksia pitäisi kehittää. Vuoropuhelumme toimii Webforumin kanssa erittäin hyvin .