Dokumentinhallinta

Dokumentinhallintajärjestelmä, joka luo lisäarvoa datastasi

Rakennusprojektissa työskentely keskittyy tärkeisiin tiedostoihin, joita voi usein olla vaikea käsitellä tehokkaasti. Tallentaminen moniin tietokantoihin, versionhallinta ja puutteellinen jäljitettävyys voivat aiheuttaa ongelmia, kun jaat tiedostoja sisäisille ja ulkoisille projektijäsenille. Tutkimuslaitos Gartnerin mukaan keskimääräisessä organisaatiossa löytyy yksitoista kopiota kustakin tiedostosta. Monen projektipäällikön mielestä se on pelottavaa.

Kun todella työskennellään yhdessä dokumenttien parissa ja organisoidaan ne Webforumin dokumentinhallintatyökalulla, voi kaikki olemassa oleva tieto luoda lisäarvoa projektillesi. Samassa ratkaisussa olevien dokumentti- ja tiedostokokoelmien, varmennettavuuden, versionhallinnan, metatietojen liittämisen ja luokittelun avulla säästätte aikaa ja resursseja.

Tärkeitä toimintoja fiksumpaan dokumentinhallintaan

Relationships
Pidä kaikki samassa työnkulussa
Työskentele samalla alustalla kaikkien projektien parissa ja saa tarvitsemasi valvonta ja yleiskatsaus, jotta voit tehdä fiksumpia päätöksiä ja priorisoida oikeat työt. Integroi ulkopuoliset projektin jäsenet, yhteistyökumppanit ja toimittajat sekä mahdollista yhteistyö kaikkien kanssa samassa työnkulussa.
workflow
Communications
dokumentdelning
Varmenna ja jaa dokumentteja
Hallinnoi oikeuksia ja tiedostonjakoa seuraavilla toiminnoilla: tiedostojen moitteeton jättäminen ja lainaaminen, oikeuksien asettaminen ja tehokas dokumentin näyttö. Käynnistä hyväksyntä palauttaaksesi dokumentin yhdelle tai useammalle henkilölle ja saat ilmoituksen, kun kaikki ovat reagoineet.
Documents box
Luo arvoa toiminnoilla
Linkitä dokumentit, piirustukset ja tiedostot tapaukseen. Linkki johtaa automaattisesti viimeisimpään dokumenttiarkistossa olevaan versioon.
dokumentlänk
Text and Graph listing
spårbarhet
Jäljitettävyys ja historia
Seuraa kaikkia tehtyjä toimenpiteitä, tärkeitä tapahtumia ja muutoksia Webforumin yksityiskohtaisella lokihistorialla. Saa selkeä kuva siitä mitä aiemmin on tapahtunut tarkistamalla päiväys, kellonaika ja tekijä.
Search magnifying glass
Maksimoi saatavuus
Webforum asiakirjojen hallintajärjestelmän avulla voit järjestää ja tallentaa asiakirjojasi mahdollisimman hyvin. Vedä ja pudota asiakirjoja ja kansioita tietokoneesta arkistoon. Käytä tietoja Webforum-edistyksellisen haun avulla, jonka avulla voit etsiä tiedoston nimen, sen sisällön tai muun tiedon.
Search magnifying glass
Laptop
Laptop
Hakutoiminto
Kehittyneen hakutoiminnon avulla on mahdollista hakea tiedostonimeä, tiedoston sisältöä tai tietoja tiedostosta.

Esimerkkejä muista toiminnoista

  • Loki dokumentin lukijoista
  • Dokumenttilinkkien lähettäminen dokumenttien sijasta
  • Dokumenttien kommentointi
  • Dokumentin alias (linkitetty dokumentti)
  • Yksittäisten dokumenttien ja/tai kansioiden käyttöoikeusasetukset

Esimerkkejä toiminnoista

– Dokumenttityypit ja metadata
– Useiden dokumenttien ja metadatan samanaikainen tuonti/vienti
– Metadatanavigointi
– Kehittynyt katselutoiminto (viewer) esimerkiksi piirustuksille (CAD, jne.)
– Näkymätiedostot
– Dokumenttikorit
– Dokumenttikokoelmat (dokumenttien tiettyjen versioiden keräys) – Tulostustilaus
– Hankintojen kilpailuttamistuki (julkaiseminen)
– Salaus
– Katseluoikeudet (ei mahdollisuutta ladata tai tulostaa)

Katso video siitä, miten Webforumin dokumenttien hallinta toimii

Muut toiminnot