Uutta Webforumissa

Mitä on tehtävälistallani?

Yhteistyöalustan käytön merkittävimpiä etuja on mahdollisuus viestiä odotukset selkeästi. Alustan Aloita-sivulla voi nähdä “Minun avoimet tapaukseni” ja ”Minun tehtäväni”. Olemme yksinkertaistaneet näkymää siten, että voit nähdä näiden molempien tiedot samassa osiossa.

Strukturoidut projektin asetukset

Projektin perustaminen tulisi olla mahdollisimman helppoa. Olemme ryhmitelleet Asetukset-sivun selkeämmin, jotta voit nähdä mitä vaikutuksia asetuksilla on. Toivottavasti kaikki projektin hallinnoijat pitävät tästä joululahjastamme!

Avaa nopeammin isoja suunnitelmia

Entistäkin turvallisempia dokumentteja

Dokumenttien versioimisella varmistat, etteivät mahdolliset virheet johda tilanteeseen, jossa tietoja katoaa peruuttamattomasti. Siksi versioimme nyt kaikki dokumentit Webforumissa. Voit luottaa siihen, että vanhat versiot ovat turvassa kun kollegasi tekevät muokkauksia.

Kuka päivitti suunnitelmaa?

Olemme päivittäneet projektin lokia siten, että näet milloin suunnitelmaa on muutettu ja kenen toimesta. Avaa loki klikkaamalla ”Muutosloki” Projektin suunnittelun työkaluvalikosta.

Helpompi kertakirjautuminen

Kirjautuminen on helpompaa ja turvallisempaa kertakirjautumisen avulla. Kun käyttäjä tunnistetaan organisaation oman käyttäjähallinnan avulla, vältytään erillisen käyttäjätunnuksen ja salasanan muistamiselta. Olemme toteuttaneet ratkaisun, joka mahdollistaa kertakirjautumisen toiminnan keskeytyksettä, vaikka muuttaisit sertifikaattia.

Tilaa dokumenttikokoelma

Dokumenttien ja kansioiden tilaamisella varmistat, että pysyt ajan tasalla muutoksista. Saat tiedon sähköpostitse aina, kun muutoksia tehdään tilaamaasi kansioon tai dokumenttiin.

Yhdistä PDF-dokumentteja

Jotta voisit työskennellä tehokkaammin, olemme helpottaneet PDF-dokumenttien yhdistämistä Webforumissa. Sen sijaan, että yhdistäisit PDF-dokumentit omalla koneellasi ja lataisit tiedoston erikseen, voit tehdä koko prosessin suoraan Webforumissa.

Pieniä parannuksia

Uusi mukautettu kenttä Tapauksiin – koodirakenne. Tämä toimii samoin kuin koodirakennemääritteet dokumenteille.

Parannukset keskustelujen ilmoitusviesteihin Projektin Aloita-sivulla.

Yhdistä tapaukset suunnitelmaan

Suunnitelmat ovat tärkeitä, koska ne ovat tapa siirtyä siitä missä olet sinne missä haluat olla. Samalla on tärkeä ymmärtää, mitä suunnitelman mukaiselta työskentelyltä vaaditaan. Suunnitelman tehtävät on nyt mahdollista pilkkoa tehtäviksi tapauksissa.

Hallittu tapa jakaa dokumenttiversioita

Haluat varmasti lähettää tiettyjä dokumenttiversioita esimerkiksi urakoitsijalle tai toimeksiantajalle ja sen jälkeen jatkaa työskentelyä dokumentin seuraavan version parissa. Samalla sinulla tulee olla käsitys siitä, mitkä versiot olet jo lähettänyt. Webforumissa olemme ratkaisseet tämän siten, että voit luoda dokumenttikokoelmia, jotka voidaan jakaa muille käyttäjille tai ulkopuolisille tahoille.

Pieniä päivityksiä

Pyrimme jatkuvasti tekemään Webforumista paremman. Lue lisää muutamista merkittävimmistä parannuksista, joita olemme tehneet viime aikoina.

Parempi tuki integraatioille

Me haluamme tukea juuri sinun tapaasi työskennellä. Yksi tapa tukemiseen on se, että voit käyttää avointa API:amme tehdäksesi integraation muihin järjestelmiin. Voit nyt päivittää kansion API:n (PUT folder end point) kautta ja voimme muuttaa projektin numeroa niin, että se on sama kahdessa erillisessä järjestelmässä.

Lisää ulkoisia lähteitä

Linkit ovat erottamaton osa sitä, miten jaamme ja tutkimme sisältöjä verkossa. Voit nyt lisätä linkkejä projektin tai alustan dokumentteihin.

Huomaa helpommin mikä on kiireellisintä

Aloita-sivun ”Minun tehtäväni” -osiossa näet kaikki tapaukset, jotka on vastuutettu sinulle. Jotta huomaisit paremmin, mikä on kiireellisintä, lajittelemme nyt tapaukset niiden päättymispäivämäärän mukaan. Tapaukset, joissa ei ole päättymispäivää lajitellaan viimeiseksi ja myöhässä olevien tapausten päivämäärät ovat punaisella.

Paranneltu hallinnointi

Kun vastuullasi on hallinnointi, tarvitset riittävän tuen kontrollointiin. Olemme lisänneet hallinnoijille mahdollisuuden nähdä käyttöoikeudet paremmin. Projektin hallinnoijat voivat nähdä kunkin käyttäjän käyttöoikeudet Asetukset-välilehdellä kohdassa Projektin jäsenet.

Osallista kollegasi keskusteluun

Kukaan ei halua puhua kuuroille korville ja haluamme varmistaa, että viestisi menee perille. Voit nyt mainita tietyn henkilön tai ryhmän julkaisussa tai kommentissa jolloin he saavat tiedon viestistäsi sähköpostitse.

Seuraa mitä projekteissasi tapahtuu

Aktiviteettiraportti on hyvä tapa pysyä ajan tasalla siitä, mitä muutoksia alustan dokumenttiarkistossa tapahtuu. Jotta muutoksista saisi selkeämmän käsityksen, olemme nyt jaotelleet dokumentit projekteittain aktiviteettiraporttiin.

Projektin hallinnoijat

Aikaisemmin toteutimme projektitason ryhmät helpottaaksemme käyttöoikeuksien hallintaa ja nyt otamme käyttöön Projektin hallinnoijat. Ryhmästä voit helposti nähdä, kenellä on täydet oikeudet projektiin ja projektin käyttöoikeuksien hallintaan.

Suuri tulostuskoko suuriin suunnitelmiin

Saat mahdollisimman suuren tietomäärän yhdelle sivulle ilman saksia ja teippiä. Voit nyt tulostaa projektisuunnitelmasta- ja projektitoimistosta A1- ja A2-muodossa.

Ei enää tekstimassoja projektin tietoihin

Nyt voit liittää koko projektisuunnitelman kuvauskenttään ilman, että se täyttää koko sivun. Olemme muuttaneet projektin tietojen kuvauskenttää siten, että se näkyy esikatselumuodossa. Ensimmäiset tekstirivit näkyvät ja voit klikata kenttää saadaksesi näkyviin koko tekstin.

Helpompaa työskentelyä piirustusten parissa

PDF-tiedostojen ja kuvien esikatselu on todellinen parannus käyttäjillemme. Se on vähentänyt turhautumista ja tehnyt työskentelystä nopeampaa, helpompaa ja hauskempaa suurissa dokumenttiarkistoissa, jotka sisältävät paljon piirustuksia ja kuvia.

Viestintä muuttuu keskusteluksi

Nyt, kun näytämme kommentteja projektien aloitussivulla, voit todella heittäytyä mukaan keskusteluihin. Vastaa kollegasi viesteihin, anna hyvää palautetta heidän tekemästään työstä tai kerro heille jos olet eri mieltä.

Pysyvät pienoiskuvat

Edellisessä päivityksessä tarjottu mahdollisuus esikatsella PDF-tiedostoja osoittautui oikeaksi hitiksi. Nyt pienoiskuvanäkymä pysyy niin kauan kunnes päätät ottaa sen pois käytöstä.

Katso kollegoitasi silmiin

Tiesitkö, että viestintä on tehokkaampaa kun näemme henkilön, jonka kanssa olemme vuorovaikutuksessa? Lataa Webforumiin kuva, jossa hymyilet, jotta kollegasi voivat nähdä, kenen kanssa ovat tekemisissä.

Käytä metadatan voimaa

Osana huhtikuun päivitystä tarjoamme mahdollisuuden useiden tiedostojen metadatan päivittämiseen ilman, että tiedostoa tarvitsee tuoda uudestaan. Tämä tekee metatietojen joukkopäivityksestä paljon helpompaa, koska se ei muuta dokumenttien versionumeroa.

Tehosta työskentelyä mallipohjien avulla

Helpota työskentelyä mallipohjien avulla. Etukäteen laaditut mallipohjat sisältävät vaatimukset ja tarkistuslistat. Älä tuhlaa aikaasi samojen dokumenttien työstämiseen aina uudestaan alusta alkaen – luo malli!

Projektit GANTT-kaaviolla tai ilman

Me Webforumissa uskomme, että sinun työskentelytapasi tulee olla keskiössä ja siksi nyt on mahdollista poistaa käytöstä Suunnittelu-välilehti (Gantt) mistä tahansa projektista. Projektin hallinnoija voi määrittää, mitä välilehtiä ja toimintoja projektissa näytetään.

Löydä oikea kuva tai PDF hetkessä

Voit nyt esikatsella PDF-tiedostoja dokumenttiarkistossa samaan tapaan kuin kuvia. Löytääksesi oikean tiedoston nopeasti, aktivoi pienoiskuvanäkymä.

Projektit – viestintä ja yleiskatsaus

Nyt se on täällä! Uusi Aloita-välilehti tarjoaa yleiskatsauksen projektin tietoihin ja toimii projektin viestinnän tukena.

Tallenna Excel PDF-muotoon

PDF-tiedoston on voinut luoda aikaisemmin suoraan Webforumissa sijaitsevasta dokumentista. Nyt voit luoda myös Excel-tiedostosta PDF:n Webforumissa. Toiminto löytyy dokumentin valikosta, kohdasta Lisää toimintoja.

Luo Text dokumentti

Nyt voit luoda Word, Excel ja PowerPoint-tiedostojen lisäksi uuden Text-tiedoston suoraan Webforumissa. 

Projektin Aloita-välilehti – katso mitä projektissa tapahtuu!

Tiedämme, että tarvitset yleiskatsauksen siitä, mitä projektissa tapahtuu. Myös projektiryhmälle on tarjottava paikka yhteistyölle sekä mahdollisuus seurata projektin edistymistä. Helmikuussa julkaisemme uuden projektin Aloita-välilehden (beta versio).

Valitse useita arvoja filtteröintiin

Nyt voit filtteröidä useamman kuin yhden arvon ja löytää nopeasti tarvittavat tiedot.

Tallenna Office dokumentit PDF-muotoon

Olemme helpottaneet PDF-dokumenttien luomista siten, että voit tallentaa Webforumissa sijaitsevan dokumentin suoraan PDF-muotoon.

Parannukset tapausten PDF-tallennukseen

Mahdollisuus tallentaa tapauksia PDF-muodossa on monelle Tapaukset-toimintoa käyttävälle asiakkaallemme ratkaisevan tärkeää. Olemmekin käyttäneet aikaa parantaaksemme toimintoa vuonna 2017. PDF-muotoon tallennettu tapaus on nyt muotoilultaan siistimpi, koska useita rivejä sisältävät tekstikentät sijoitetaan vasempaan reunaan.

Roolipohjaiset käyttöoikeudet projekteissa

Uskomme avoimuuteen! Kun ihmiset tietävät mitä vaaditaan ja mihin voi vaikuttaa, he tarttuvat toimeen – erityisesti silloin kun toiminta huomioidaan ja siihen kannustetaan. Tiedämme myös, että pääsy tietoihin – oli se sitten tapausten/työtehtävien tai dokumenttien muodossa – vaatii yleensä jäsentämistä. Nyt voit luoda projektiryhmiä helposti projektin tasolla.

Uusi vuosi ja uudet haasteet!

Tässä keskeisimmät muutokset, joita olemme tehneet vuoden 2017 aikana. Vuonna 2017 julkaistiin yhteensä yli 380 ainutlaatuista parannusta, korjausta ja muita kehityspäivityksiä, jotta tämä Webforumin versio olisi paras koskaan.