Uutta Webforumissa

Parempi mobiilikäyttökokemus dokumenteille

Käyttäjämme ovat kiireisiä ammattilaisia ja entistä enemmän työtä tehdään paikasta riippumatta. Näemme käyttäjiemme yhden tyypillisimmistä toiminnoista olevan linkin seuraaminen dokumenttiin joko sähköpostista tai ilmoituksesta. Siksi muokkaamme nyt dokumentti-ikkunaa, joka aukeaa, kun klikkaat dokumentin nimeä tai seuraat linkkiä, näyttämään paremmalta myös pienillä ruuduilla ja mobiilikäytössä.

Parempia vaihtoehtoja dokumenttien toimittamiseen

Dokumenttien siirtämiseen Webforumiin on useita tapoja: Zip-tiedoston lataaminen ja purkaminen suoraan Webforumiin, raahaaminen ja pudottaminen, tai dokumenttien tuominen metadatan kanssa Tuo-toiminnolla. Heinäkuun päivityksessä teemme muutamia parannuksia näihin.

Entistä parempi kokemus

Yli 27 000 päivittäisellä sisäänkirjautumisella uskomme käyttäjiemme ansaitsevan tasaisen ja kitkattoman käyttökokemuksen. Tässä päivityksessä suoritimme yli 25 päivitystä ja pienempää korjausta, jotka tekevät käyttökokemuksestasi paremman ja parantavat niin laatua kuin turvallisuuttakin.

Luo tauluja vain valitulle ryhmälle projektissa

Siitä lähtien kun esittelimme tehtävätaulut, niistä on tullut yhä suositumpia työn, kuten Kysymysten/Vastausten tai Tehtävien visualisoinnissa. Yhtenä etuna asioiden pitämisessä taululla on se, että kaikki käyttäjät, joilla on pääsy projektiin näkevät sen. Tämä taas tekee tiedon jakamisesta helpompaa ja pienentää riskiä menettää tai unohtaa tärkeää työtä.

Tuo käyttäjiä suoraan projektiryhmiin

Mahdollisuus tuoda useita käyttäjiä kerralla on loistava erityisesti niille asiakkaille, jotka ottavat mukaan isompia ryhmiä, vaikkapa uuden alihankkijan. Nyt on mahdollista tuoda käyttäjät oikeaan projektiin ja projektiryhmään saman tien.

Määräaika tarjouksille

Tarjousprosessi on ratkaisevan tärkeä ja usein ympäröity muodollisuuksilla ja säännöillä, erityisesti julkisissa tarjouksissa. Yksi tärkeä sääntö on selvä määräaika, johon mennessä tarjoukset on jätettävä.

Täydellinen työnkulun hallinta tauluissa

Huhtikuun päivityksessä annamme hallinnoijille mahdollisuuden laatia oman työnkulkunsa tauluille. Siirry vain projektisi Tehtävät-moduuliin, valitse taulu, jota haluat muokata ja klikkaa ”Päivitä tiloja” oikean yläkulman valikosta.

Helpompaa löytää projektin dokumentteja

Selkeytämme rakennetta siirtämällä projektikansiot uuteen ”projektit” juurisolmuun. Työtiloihin, joissa käytetään projektin tiloja, luomme myös tilasolmut niin, että on erittäin helppo nähdä, onko projekti käynnissä vai arkistoitu.

Helpompaa löytää allekirjoituskuitti

Huhtikuun päivityksessä esittelemme yksinkertaistetun dokumenttien Tarkastukset-välilehden, joka sisältää historiatiedon kaikista tarkastuksista, hyväksynnöistä ja sähköisistä allekirjoituksista.

Luo lisää tauluja projektissa

Tehtävätaulujen avulla on helppo nähdä mitä on suunniteltu ja kuka työskentelee minkäkin asian parissa tällä hetkellä. Taulut esittävät yksittäisiä työketjuja projektissa.

Näe kuka on allekirjoittanut ja ketä tulisi muistuttaa

Sähköiset allekirjoitukset ovat helppoja, laillisia ja Covid-turvallisia. Varmista vain, että dokumentti on Webforumissa ja voit lähettää sen sähköisesti allekirjoitettavaksi kenelle tahansa.

Ota tehtävien ilmoitukset hallintaan

Tehtävien ilmoitukset tehdään nyt samalla tavalla kuin ilmoitukset Tapauksista. Lisätessäsi tehtävän, tullessasi vastuuhenkilöksi tai tullessasi mainituksi – alat saamaan ilmoituksia tehtävään tulleista muutoksista. Lopettaaksesi ilmoitusten saamisen voit klikata ilmoitussähköpostissa olevaa linkkiä.

Enemmän tietoa dokumenttilokissa

Tammikuun päivityksessä lisäämme muutokset dokumentin nimeen ja kuvaukseen dokumenttilokiin.

Selkeämpi navigointipolku Dokumenteissa

Dokumenttiluettelon yläosassa on kansiopolku, josta näet missä kohtaa hierarkiaa olet tällä hetkellä. Tämä polku on ollut hieman piilossa ja muiden toimintojen puristuksessa.

Liitä dokumenttisi tehtäviisi

Tiedämme, että dokumentit ovat työnkulun ytimessä. Ja tiedämme myös, että mikäli työtehtäväsi kulkevat taululla, jossa kaikki voivat seurata edistymistä ja nähdä sitoumukset, onnistut todennäköisemmin ajoissa ja budjetin rajoissa. Joten teemme nyt mahdolliseksi dokumenttien lisäämisen tehtäviin.

Enemmän tilaa keskittyä suunnittelussa

Jotta olisi enemmän tilaa keskittyä suunnitelman tärkeimpiin osiin – päivämääriin, tilaan, ohjausdokumentteihin ja linkkeihin tapauksiin tai muihin aktiviteetteihin – olemme poistaneet joitakin sarakkeita suunnittelun Gantt-näkymästä.

Päivitetty ulkoasu dokumenteille

Jotta värilliset kansioikonit näkyisivät ja erottuisivat paremmin, päädyimme ikonien osalta tasaisempaan muotoon. Tyhjissä kansioissa näkyvät vain kansion ulkoreunat. Päivitimme myös muita ikoneita dokumenteissa, jotta ne olisivat linjassa uusien kansioikoneiden kanssa.

Käytä värejä jäsennelläksesi kansioita

Keskusteluluonnosten tallentaminen

Keskustelut projektin aloitussivulla ovat hyvä tapa pitää kaikki projektin jäsenet ajan tasalla siitä mitä tapahtuu ja varmistaa, että tieto ei häviä sähköposteihin. Tiedämme, että monet käyttäjät käyttävät paljon aikaa varmistaakseen, että jaettu tieto on oikeaa ja hyvin muotoiltua väärinymmärrysten välttämiseksi.

Lisää kuvakaappauksia, kuvia ja dokumentteja Tehtäviin

Tehtävät on uusi projektimoduulimme työn visuaaliseen hallintaan. Asiakkaamme käyttävät sitä kysymysten ja vastausten ja muiden projektiin liittyvien tehtävien hoitamiseen saadakseen hyvän kokonaiskuvan siitä, kuka on vastuussa mistäkin. Teemme nyt mahdolliseksi lisätä tiedostoja tehtävätaulun tehtäviin.

Päivitä kaikkien dokumenttien kuvaukset yhdellä kertaa

Teemme tässä päivityksessä mahdolliseksi usean dokumentin kuvausten päivittämisen yhdellä kertaa. Se tehdään joko käyttämällä työkalurivin joukkopäivitys-nappulaa tai dokumentteja tuotaessa.

Varmista, että verkkolomakkeet edustavat sinua

Selkeät määräajat kertovat odotuksista

Tapauksen loppumispäivä on tärkeä tieto, joka kertoo tapauksen nimetylle vastuuhenkilölle odotuksistasi asian valmistumisen suhteen. Se myös järjestää tapauksen Tehtäväni-widgetissä työtilan aloitussivulla. Loppumispäivän paikkaa on nyt siirretty tapausnäkymän pohjalta lähelle vastuuhenkilön nimeä näkymän oikeassa reunassa, jotta se on helpommin havaittavissa.

Löydä helposti kaikki hyväksytyt/tarkistetut dokumentit

Pikalistat auttavat löytämään kaikki tietyllä statuksella olevat dokumentit, kuten uudet dokumentit tai dokumentit, jotka olet asettanut seurantaan. Lisäämme nyt pikalistan dokumenteille, jotka on tarkistettu tai hyväksytty, jotta ne olisi helppo löytää.

Hallitse Tapausten ilmoituksiasi

Voidaksemme varmistua, että jokainen, joka tarvitsee ilmoituksia muutoksista tapauksiin, niitä myös saa, esittelemme mahdollisuuden asettaa tapaus seurantaan. Voit asettaa itsesi tai jonkun toisen käyttäjän seuraajaksi tapaukseen. Syyskuun päivityksen myötä asetamme seurannan automaattisesti päälle tapauksen vastuutetuille ja raportoijille. Saat täydellisen kuvan ilmoituksen saajista klikkaamalla ”Tilaajat”-linkkiä tapauksen perustiedoissa.

Enemmän tilaa tapausten yksityiskohdissa

Jokin aika sitten vaihdoimme useamman rivin tekstikentät projektin yksityiskohdissa siten, että ne näkyvät pienempinä silloin kun niissä ei ole tietoa. Tämä tehtiin tilan säästämiseksi muille kentille, joissa on tietoa. Nyt teemme saman tapausten yksityiskohdille.

Pidä takarajat kirkkaina mielessä

Hyväksy koko toimitus yhdellä klikkauksella

Kun toimituksen tarkastus on tehty, on viisasta hyväksyä dokumentit, jotta kaikki ymmärtävät mikä versio dokumentista on oikea. Teemme tästä helpompaa lisäämällä Dokumenttien työkaluriville ”Hyväksy”-nappulan. Näin voit valita useita dokumentteja kerralla ja hyväksyä ne kaikki yhdellä klikkauksella.

…ja lisäksi

• Tallentaessasi dokumentin PDF-muodossa, tallentuu se oletuksena samaan kansioon alkuperäisen kanssa
• On mahdollista etsiä dokumentin tekstistä avatessasi sen integroidulla Prizm-viewerillä
• API tukee nyt dokumentin aliaksia
• Selkeämmät ikonit Tehtäväni-widgetissä Aloitussivulla
• Uusi oikotieikoni näyttää linkit toisiin kansioihin Webforumissa

Läpinäkyvyyttä dokumenttien kanssa toimimiseen

Annamme nyt kaikille käyttäjille, joilla on vähintään Päivitä-oikeudet kansioon, pääsyn dokumenttien lokilistaukseen. Tämä mahdollistaa sen, että käyttäjät voivat nähdä mitä dokumentille on tapahtunut ja tekee prosesseista läpinäkyvämpiä.

Lisää integrointimahdollisuuksia

Useat suuremmista asiakkaistamme käyttävät julkista API:amme automatisoidakseen tiettyjä prosessejaan tai luodakseen kustomoituja integrointeja Webforumin kanssa. Tässä päivityksessä lisäämme koodirakenteen kustomoidut kentät API:in. Lisäämme myös uuden päätepisteen dokumenttien siirtämiseksi kansioiden välillä API:n avulla.

Älä säilö ylimääräistä tietoa

Tapauslistoissa saattaa olla säilöttynä kaikenlaista tietoa. Joillakin asiakkaillamme on säilöttynä henkilökohtaista, GDPR:n alaista, tietoa, jota tulee poistaa aika ajoin.

Helppo yleiskatsaus meneillään olevaan työhön

Jokaisessa projektissa on miljoona pientä asiaa, jotka täytyy saada valmiiksi. Monet asiakkaistamme käyttävät tapauslistoja valvoakseen strukturoituja prosesseja, kuten Q&A tai muutospyynnöt, jotta mikään ei livahtaisi tutkan alta. Olemme käynnistäneet prosessin kehittääksemme päivitetyn työkalun projektien työnkulun seuraamiseksi, Tehtävät. Tämä on tällä hetkellä enemmän kevytversio työkalusta, jossa näkee työnkulun visuaalisesti ja voi helposti havainnoida missä mennään suunniteltujen, avoimien ja valmiiden töiden osalta. Jatkamme työkalun kehittämistä ja tuomme siihen myös lisää kehittyneempiä toimintoja. Uskomme sen lopulta korvaavan useimmat nykyisistä tapauslistoista.

Enemmän tietoja kutsutuilta käyttäjiltä

Jotta käyttäjästä saataisiin täydellisempi kuva, annamme nyt mahdollisuuden uusille käyttäjille lisätä yrityksensä nimen ja oman roolinsa projektissa. Tämä kaikki, jotta olisi mahdollisimman helppoa ymmärtää kuka kukin on ja varmistaa, että yhteistyö on sujuvaa.

Selkeämpi lukunäkymä projektin yksityiskohdissa, tapauksen yksityiskohdissa ja suunnittelussa

Olemme saaneet palautetta siitä, että on ollut hankala ymmärtää milloin tietyt näkymät ovat ainoastaan lukemista varten. Erityisesti tapausten yksityiskohdissa, projektin yksityiskohdissa ja suunnittelussa. Tämän päivityksen myötä lisäämme tekstikentän ruudun yläosaan niissä tilanteissa, joissa näkymä on ainoastaan lukemista varten, jotta käyttäjät tietävät, että eivät voi tallentaa tietoja.

Helppo tarkistaa ja muuttaa projektiryhmiä käyttöoikeuksia luotaessa

Kuten tykkäämme sanoa, helpot käyttöoikeudet tarkoittavat turvallisia käyttöoikeuksia. Yhä useampi asiakkaistamme työskentelee projekteissa ja käyttää projektiryhmiä asettaakseen käyttöoikeuksia. Teemme nyt entistä helpommaksi pääkäyttäjille nähdä ketkä kuuluvat ryhmään. Kun olet asettamassa käyttöoikeuksia projektille, projektiryhmän nimi näyttää sen viisi ensimmäistä jäsentä, kun viet osoittimen sen päälle. Projektiryhmän nimen klikkaaminen vie sinut suoraan sivulle, jossa voit määritellä ketkä ryhmään kuuluvat.

Päätä ketkä voivat käyttää dokumenttimalleja

Dokumenttimalleja voidaan käyttää, kun luodaan uusia dokumentteja projektille tai ylätasolla. Se on kätevä tapa jakaa tietoa projektien välillä sekä standardisoida dokumentaatiota. Pääkäyttäjä voi vain laittaa malleina toimivat dokumentit jokaisen projektin omaan siniseen mallikansioon tai ylätason siniseen kansioon, mikäli malleja on tarkoitus käyttää kaikissa projekteissa. On jopa mahdollista luoda syvempiä rakenteita käyttämällä alakansioita mallikansiolle.

Helpompi erottaa mikä ikoni on mikäkin lista

Olemme parantaneet ruudun vasemman reunan eri moduulien päälle tulevaa työkaluvinkkiä (engl. tooltip). Saimme tästä paljon palautetta asiakkailta, joilla on useita tapauslistoja, tai listoja, joilla on pitkä nimi. Uusi leijuva teksti on selkeämpi ja paremmin linjassa uuden navigoinnin visuaalisen ilmeen kanssa.

Enemmän harmoniaa uudessa navigoinnissa

Esittelimme Webforumin uuden navigoinnin marraskuussa 2019 ja nyt lähes kaikki käyttäjät ovat sen piirissä. Olemme alusta lähtien keränneet palautetta ja useimmat tekemistämme muutoksista perustuvat siihen. Tälle kertaa pehmennämme sivupalkin punaista väriä sopimaan paremmin muuhun käyttöliittymän värimaailmaan.

Aloitussivulle oma widget keskusteluille

Mahdollisuus kommunikoida projektin ja sen dokumentaation ympärillä on tärkeää projektin onnistuneelle läpiviennille. Siksi meillä on mahdollisuus käydä projektin keskusteluja projektin jäsenten välillä projektin aloitussivulla. Nyt yhdistämme nämä keskustelut näkymään myös koko työtilan aloitussivulla – ensimmäisellä sivulla, joka näkyy sisäänkirjautumisen jälkeen. Näet uudessa Mainintani-widgetissä kaikki keskustelut, joissa sinut on mainittu. Uuden widgetin voi lisätä työtilan hallinnoija ja siinä näkyy jokaiselle käyttäjälle ne keskustelut tai kommentit, joissa hänet on mainittu. Klikkaamalla tekstiä pääset kyseisen projektin aloitussivulle. Työtilan hallinnoija voi muokata aloitussivun widgettejä ruudun oikeasta yläkulmasta ”Muokkaa”-linkistä.

Metatietoa mahdollista lisätä käytettäessä drag & droppia

Asiakkaamme, jotka käyttävät metatietoa suurten tietomäärien hallinnointiin, ovat pitkään olleet turhautuneita siitä, että metatietoa ei ole saumattomasti pystynyt lisäämään dokumentteihin käytettäessä drag & droppia. Lisäämme nyt metatietoikkunan drag & drop toimintoon ja voit nyt täydentää uuden dokumentin lisäämisen yhdellä kertaa myös käyttäessäsi Webforumin lisäohjelmaa. Tämä mahdollistaa myös dokumentin kuvauksen muokkaamisen lisättäessä dokumentteja käyttämällä drag & droppia.

Laadun ja suorituskyvyn parannuksia

Teemme jatkuvasti töitä tehdäksemme Webforumista nopeamman ja paremman. Maaliskuussa saimme kasaan 21 bugin korjausta ja suorituskyvyn parannusta.

Suorituskykyä ja laatua

Keskityimme helmikuun päivityksessä paljolti laatuun ja optimointiin. Teimme paljon muutoksia, joiden tulisi vaikuttaa positiivisesti suorituskykyyn ja laatuun monissa osissa ohjelmistoa.

Uusi navigointi käyttöön muutamien seuraavien kuukausien aikana – ja pienempiä päivityksiä

Uusi navigointi on selkeämpi, erityisesti työtiloissa, joissa on projekteja. Ilme ja tuntuma ovat moderneja ja antavat enemmän tilaa työllesi poistamalla epäjärjestystä navigoinnista. Tulemme ottamaan käyttöön uuden navigoinnin kaikille käyttäjille muutamien tulevien kuukausien aikana. Tällä hetkellä käyttäjät voivat halutessaan testata uutta navigointia ja helmikuun päivityksen jälkeen se tulee oletuksena uusille käyttäjille. Olemme myös korjanneet tiettyjä pienempiä ohjelmiston ongelmakohtia uudessa navigoinnissa.

Tallenna tapauksen yksityiskohdat PDF-tulosteeseen

Tapauksen, kuten vaikkapa muutospyynnön tai vahinkoraportin, valmistuttua se tulisi toisinaan voida tallentaa arkistoon. Näin voi olla lainsäädännön takia tai ihan vain, jotta paperit saadaan oikeaan paikkaan ja järjestykseen. Siksi voit aina tulostaa pdf-version tapauksesta relevanteilla sisältökentillä. Tässä päivityksessä lisäsimme myös mahdollisuuden valita luomispäivämäärän pdf-tulosteeseen.

Metatieto lisätty dokumentin versioihin

Metatieto – tai tieto tiedostosta – on erittäin tärkeää jäsenneltäessä suuria määriä tiedostoja. Monet asiakkaamme nojaavat vahvasti metatietoihin, jotka kertovat heille asioita kuten: onko tämä versio hyväksytty?; mitä rakennusta/kerrosta/osastoa piirustus kuvaa?; sisältääkö protokolla päätöksiä?

Osa näistä tiedoista pysyy samana kaikissa tiedoston versioissa, mutta osa siitä muuttuu versiosta toiseen.

Varmista laatu ja auta projektejasi määrittämällä prosessit etukäteen

Asettamalla ennalta määritetyt rakenteet ja työprosessit malliprojekteissa voit auttaa projekteja käynnistymään ja varmistaa, että kaikki toimivat määritettyjen prosessien mukaisesti. Voit esimerkiksi asettaa kansiorakenteen, jossa on ennalta määritettyjä rooleja ja käyttöoikeuksia. Voit myös luoda tapauslistoja, jotka edustavat tärkeimpiä jäsenneltyjä työprosesseja, kuten Q&A tai poikkeamia. Näissä tapauslistoissa sisällytämme nyt ne tapaukset, jotka on oltava käytettävissä alusta alkaen.

Kuuntelemme palautettanne ja esittelemme ikonit listoille uudessa navigoinnissa

Webforumissa käytetään tapauslistoja, jotta voidaan luoda jäsenneltyjä työprosesseja, joissa on paljon tietoa. Tämä on paljon hyödyllisempi tapa työskennellä kuin pitää nämä listat Excelissä!

Tapauslistoja käytetään monenlaisiin prosesseihin. Asiakkaillamme voi olla yksi lista muutospyyntöjen hallinnointiin, toinen korvausasioille ja kolmantena tarkistuslista asioille, jotka on tehtävä ennen seuraavaa hallituksen kokousta. Listat tai tapaustyypit ovat yhteisiä koko työtilalle, mutta jokainen projekti voi halutessaan käyttää niistä vain yhtä tai useampaa.

Miten työskentelen projekteissa, joissa on uusi navigointi?

Kun olet kirjautunut Webforumiin, päädyt yleensä aloitussivulle. Sieltä pääset helposti projektiin napsauttamalla ylätunnisteen ”Valitse projekti” -kohtaa. Tämä avaa luettelon projekteista, joita olet äskettäin käyttänyt sekä antaa mahdollisuuden hakea minkä tahansa projektin. Projektin nimen napsauttaminen vie sinut projektin yleisnäkymään. Klikkaamalla pientä nuolta projektin nimen oikealla puolella saat avattua valikon, josta voit siirtyä suoraan johonkin projektin moduuleista, esimerkiksi projektin dokumentteihin.

Kokeile ensimmäisenä uutta navigointia!

Kun lanseerasimme projektin Webforumin navigoinnin uudistamiseksi, oli meillä visio: moderni ilme, enemmän tilaa sille mikä on oikeasti tärkeätä ja vähemmän hämmennystä työtila- ja projektitason välillä.

Olemme nyt valmiita päästämään sinut kokeilemaan uutta ilmettä ja kertomaan olemmeko onnistuneet tehtävässämme. Laittaaksesi uuden navigoinnin päälle, klikkaa omaa nimeäsi ruudun oikeassa yläkulmassa ollessasi kirjautuneena sisään, jonka jälkeen klikkaa kohtaa ”Kokeile uutta ulkoasua”. Sivu latautuu uudelleen ja aukeaa uudella navigoinnilla. Vaihto uuden navigoinnin ja Webforumin vanhan näkymän välillä on kaikkien käyttäjien saatavilla ja tehtävissä niin usein kuin haluat. Asetus on henkilökohtainen, eli se ei vaikuta muihin työtilan käyttäjiin.

Pidä tapaukset oikeiden ihmisten tiedossa

Vaikkakin uskomme ainoastaan yhden ihmisen vastuuttamiseen tapauksissa, tiedämme myös jokaisella tapauksella olevan tahoja, joiden tulisi olla tapahtumista tietoisia. Näitä voivat olla esimerkiksi loput projektiryhmäsi jäsenistä, jotta he tietävät työskenteleväsi jonkun asian parissa tai toinen tiimi, joka odottaa vastausta kysymykseensä mahdollisimman pian. Marraskuun päivityksessä tuomme mahdollisuuden asettaa muita käyttäjiä tapauksen seuraajiksi. Seuraajiksi asetetut saavat sähköpostin, kun tapauksessa tapahtuu muutoksia. Huomioithan, että ainoastaan projektin jäsenet, joilla on lukuoikeudet, voidaan asettaa tapauksen seuraajiksi.

Joustavampi tapauslista

Joustava tapauslista mahdollistaa näkymän muokkauksen juuri sinulle ja kollegoillesi sopivaksi. Klikkaamalla sarakepainiketta tapauslistan työkalurivillä voit lisätä ja poistaa sarakkeita tapauslistassa. Tehtyäsi muutokset voit tallentaa näkymän myöhempää käyttöä varten tai mikäli olet työtilan hallinnoija, voit asettaa sen oletukseksi kaikille käyttäjille.

Olemme lisänneet kaksi vaihtoehtoa näytettäväksi sarakkeissa.

Kutsu projekteihin

Lokakuun päivityksestä lähtien projektipäälliköt voivat kutsua uusia käyttäjiä projektiin heidän sähköpostinsa kautta. Uudet projektin jäsenet voidaan myös lisätä suoraan projektiryhmään.

Parannettua suorituskykyä dokumenttien pikalistoille

Pikalistat ovat erinomainen tapa löytää esimerkiksi kaikki tietyllä statuksella olevat dokumentit. Olemme tehneet tiettyjä parannuksia suorituskykyyn, jotta ne latautuisivat nopeammin – erityisesti niillä alustoilla, joilla on paljon dokumentteja.

Käytä metadataa järjestelläksesi suuria määriä dokumentteja

Monimutkaisissa projekteissa jaettu ja johdonmukainen metadata on usein yhtä tärkeä kuin dokumenttien sisältö. Teemme nyt metadatan lisäämisen helpommaksi. Kun lisäät dokumentteja, voit lisätä saman metadatan kaikkiin yhdellä kertaa.

Päivitetty lisäosa parempaan laatuun, suorituskykyyn ja turvallisuuteen

Webforum dokumentinhallinnan lisäosa Internet Explorerille ja Chromelle tarjoaa saumattoman dokumenttien päivittämisen ja tiedostojen drag & dropin oman koneen ja Webforumin välillä. Syyskuun päivityksessä tuomme käyttöön uuden version tästä lisäosasta. Tämä uusi versio on nopeampi, siinä on korjattu aikaisempia bugeja ja se ei enää tue vanhentuneita ja mahdollisesti vähemmän tietoturvallisia .net versioita.

Avoin kommunikaatio luo tehokkaita projekteja

Jotta voimme tehdä yhteistyötä tehokkaasti meidän tulee suosia avointa ja suoraa kommunikaatiota. Projektin aloitussivulla näet keskusteluvirran, jossa kaikki projektin osalliset voivat kysyä kysymyksiä, saada vastauksia ja helposti tutustua projektiin liittyvään aikaisempaan kommunikaatioon. Käytä @-merkkiä viestissäsi mainitaksesi projektin jäseniä tai ryhmiä. Mainitut käyttäjät saavat tästä tiedon sähköpostilla.

Yksi kuva kertoo enemmän kuin 10 000 sanaa

Jotta tapauksen kommunikointi olisi mahdollisimman tehokasta, olemme yksinkertaistaneet kuvien liittämistä niihin. Voit nyt liittää kuvia suoraan oman koneesi leikepöydältä. Ota vain kuvakaappaus ruudustasi ja paina Ctrl-V liittääksesi kuvan tapauksen yksityiskohtiin. Kuvakaappaus siirtyy automaattisesti liitteeksi tapaukseen. Tämä toiminto on käytettävissä Chromella, Safarilla ja Firefoxilla.

Webforumilla työskentely helpommaksi

Haluamme, että työskentelysi Webforumilla olisi niin kitkatonta kuin mahdollista. Ja että sinulla olisi parempaakin tekemistä kuin selata läpi listoja löytääksesi oikean henkilön tai vaihtoehdon. Siksi työskentelemme jatkuvasti pienten parannusten kanssa, jotka tekevät päivittäisestä työstäsi nopeampaa ja helpompaa.

Pysy kartalla siitä mikä on mikä ikkunaviidakossa

Monilla käyttäjillämme on todellinen viidakko ikkunoita ja niiden kielekkeitä auki selaimessa. Ainakin minulla on! Jotta olisi helpompaa ymmärtää missä Webforumin ikkunassa on sisältö, jota olet juuri nyt etsimässä, näytämme jatkossa joko kansion tai moduulin nimen ensimmäisenä ikkunan kielekkeessä.

Yleisnäkymä kaikista avoimista tarkistettavista/hyväksyttävistä dokumenteista

Lisänä aikaisempiin pikalinkkeihin tarkistettavista/hyväksyttävistä dokumenteista (minulle lähetetyt tai minun lähettämäni) olemme nyt lisänneet kolmannen vaihtoehdon: Kaikki avoimet tarkistettavat/hyväksyttävät. Tämä uusi pikalinkkki näyttää kaikki meneillään olevat tarkistukset/hyväksymiset riippumatta siitä oletko niissä mukana vai et. Näin saat paremman kuvan projektin ympärillä tapahtuvasta työstä.

Helpommin, puhtaammin, turvallisemmin

Turvallisuus ja kontrolli varmistavat, että on helppo tehdä oikeita asioita. Siksi työskentelemme ohjelmiston muokkaamisessa helpommaksi ja turvallisemmaksi. Tässä viimeisimmät ohjelmiston yksinkertaistukset

Piru asuu yksityiskohdissa

Haluamme tehdä Webforumin jokapäiväisestä käytöstä helpompaa. Olemme sisällyttäneet tähän päivitykseen pyytämiänne pieniä muutoksia, jotta käyttö olisi kitkattomampaa.

Jaa dokumentteja ja kerää versioita dokumenttikokoelmiin

Tietysti haluat koota yhteen kasan dokumenttiversioita ja lähettää ne vaikkapa tavarantoimittajalle. Jatkat kuitenkin itse dokumentin seuraavan version työstämistä, mutta haluat tietää minkä version he saivat. Webforumissa asia on ratkaistu niin, että voit luoda dokumenttikokoelmia eri versioista ja jakaa niitä muiden käyttäjien tai ulkopuolisten kanssa.

Katso kerralla ketkä ovat mukana projektissa

On monia asioita, joiden tulee sujua, jotta yhteistyö projektissa olisi jouhevaa ja kaikilla olisi käytettävissä tarvitsemansa tieto oikeassa tilanteessa ‒ tulisi tietää ketkä ovat mukana ja mitkä heidän roolinsa ovat. Tämän helpottamiseksi olemme luoneet Jäsenet-toiminnon.

Älä lisää tarpeetonta tietoa!

Huhtikuun päivityksestä lähtien poistamme eri kenttiä käyttäjäkohtaisista tiedoista niiltä käyttäjiltä, joilla ei ole näihin kenttiin merkitty tietoja.

Dokumenttien mallit sisältävät metatiedon

Tarjoamamme dokumenttien Mallit-toiminto paranee edelleen, sillä jatkossa myös mallin sisältämä metadata kopioituu uuteen dokumenttiin.

Uusia ominaisuuksia projektin tehtävien BETA-versiossa

Tehtävät edustavat sitoumusten hallintaa projektiryhmille. Saadaksesi parhaan hyödyn yhteistyöstä jokaisella tulee olla yhteinen kuva asioista, jotka tulee tehdä, kuka on vastuussa mistäkin ja mikä on työn tila.

Strukturoidut projektin asetukset

Projektin perustaminen tulisi olla mahdollisimman helppoa. Olemme ryhmitelleet Asetukset-sivun selkeämmin, jotta voit nähdä mitä vaikutuksia asetuksilla on. Toivottavasti kaikki projektin hallinnoijat pitävät tästä joululahjastamme!

Mitä on tehtävälistallani?

Yhteistyöalustan käytön merkittävimpiä etuja on mahdollisuus viestiä odotukset selkeästi. Alustan Aloita-sivulla voi nähdä “Minun avoimet tapaukseni” ja ”Minun tehtäväni”. Olemme yksinkertaistaneet näkymää siten, että voit nähdä näiden molempien tiedot samassa osiossa.

Avaa nopeammin isoja suunnitelmia

Isojen projektisuunnitelmien (2000+ tehtävää) avaaminen voi joskus kestää. Olemme hienosäätäneet tätä siten, että suunnitelmat latautuvat nopeammin. Nyt sinun täytyy keksiä uusia syitä kahviautomaatilla nuokkumiseen!

Entistäkin turvallisempia dokumentteja

Dokumenttien versioimisella varmistat, etteivät mahdolliset virheet johda tilanteeseen, jossa tietoja katoaa peruuttamattomasti. Siksi versioimme nyt kaikki dokumentit Webforumissa. Voit luottaa siihen, että vanhat versiot ovat turvassa kun kollegasi tekevät muokkauksia.

Kuka päivitti suunnitelmaa?

Olemme päivittäneet projektin lokia siten, että näet milloin suunnitelmaa on muutettu ja kenen toimesta. Avaa loki klikkaamalla ”Muutosloki” Projektin suunnittelun työkaluvalikosta.

Tilaa dokumenttikokoelma

Dokumenttien ja kansioiden tilaamisella varmistat, että pysyt ajan tasalla muutoksista. Saat tiedon sähköpostitse aina, kun muutoksia tehdään tilaamaasi kansioon tai dokumenttiin.

Yhdistä PDF-dokumentteja

Jotta voisit työskennellä tehokkaammin, olemme helpottaneet PDF-dokumenttien yhdistämistä Webforumissa. Sen sijaan, että yhdistäisit PDF-dokumentit omalla koneellasi ja lataisit tiedoston erikseen, voit tehdä koko prosessin suoraan Webforumissa.

Helpompi kertakirjautuminen

Kirjautuminen on helpompaa ja turvallisempaa kertakirjautumisen avulla. Kun käyttäjä tunnistetaan organisaation oman käyttäjähallinnan avulla, vältytään erillisen käyttäjätunnuksen ja salasanan muistamiselta. Olemme toteuttaneet ratkaisun, joka mahdollistaa kertakirjautumisen toiminnan keskeytyksettä, vaikka muuttaisit sertifikaattia.

Pieniä parannuksia

Uusi mukautettu kenttä Tapauksiin – koodirakenne. Tämä toimii samoin kuin koodirakennemääritteet dokumenteille.

Parannukset keskustelujen ilmoitusviesteihin Projektin Aloita-sivulla.

Yhdistä tapaukset suunnitelmaan

Suunnitelmat ovat tärkeitä, koska ne ovat tapa siirtyä siitä missä olet sinne missä haluat olla. Samalla on tärkeä ymmärtää, mitä suunnitelman mukaiselta työskentelyltä vaaditaan. Suunnitelman tehtävät on nyt mahdollista pilkkoa tehtäviksi tapauksissa.

Hallittu tapa jakaa dokumenttiversioita

Haluat varmasti lähettää tiettyjä dokumenttiversioita esimerkiksi urakoitsijalle tai toimeksiantajalle ja sen jälkeen jatkaa työskentelyä dokumentin seuraavan version parissa. Samalla sinulla tulee olla käsitys siitä, mitkä versiot olet jo lähettänyt. Webforumissa olemme ratkaisseet tämän siten, että voit luoda dokumenttikokoelmia, jotka voidaan jakaa muille käyttäjille tai ulkopuolisille tahoille.

Pieniä päivityksiä

Pyrimme jatkuvasti tekemään Webforumista paremman. Lue lisää muutamista merkittävimmistä parannuksista, joita olemme tehneet viime aikoina.

Parempi tuki integraatioille

Me haluamme tukea juuri sinun tapaasi työskennellä. Yksi tapa tukemiseen on se, että voit käyttää avointa API:amme tehdäksesi integraation muihin järjestelmiin. Voit nyt päivittää kansion API:n (PUT folder end point) kautta ja voimme muuttaa projektin numeroa niin, että se on sama kahdessa erillisessä järjestelmässä.

Lisää ulkoisia lähteitä

Linkit ovat erottamaton osa sitä, miten jaamme ja tutkimme sisältöjä verkossa. Voit nyt lisätä linkkejä projektin tai alustan dokumentteihin.

Huomaa helpommin mikä on kiireellisintä

Aloita-sivun “Minun tehtäväni” -osiossa näet kaikki tapaukset, jotka on vastuutettu sinulle. Jotta huomaisit paremmin, mikä on kiireellisintä, lajittelemme nyt tapaukset niiden päättymispäivämäärän mukaan. Tapaukset, joissa ei ole päättymispäivää lajitellaan viimeiseksi ja myöhässä olevien tapausten päivämäärät ovat punaisella.

Paranneltu hallinnointi

Kun vastuullasi on hallinnointi, tarvitset riittävän tuen kontrollointiin. Olemme lisänneet hallinnoijille mahdollisuuden nähdä käyttöoikeudet paremmin. Projektin hallinnoijat voivat nähdä kunkin käyttäjän käyttöoikeudet Asetukset-välilehdellä kohdassa Projektin jäsenet.

Osallista kollegasi keskusteluun

Kukaan ei halua puhua kuuroille korville ja haluamme varmistaa, että viestisi menee perille. Voit nyt mainita tietyn henkilön tai ryhmän julkaisussa tai kommentissa jolloin he saavat tiedon viestistäsi sähköpostitse.

Seuraa mitä projekteissasi tapahtuu

Aktiviteettiraportti on hyvä tapa pysyä ajan tasalla siitä, mitä muutoksia alustan dokumenttiarkistossa tapahtuu. Jotta muutoksista saisi selkeämmän käsityksen, olemme nyt jaotelleet dokumentit projekteittain aktiviteettiraporttiin.

Projektin hallinnoijat

Aikaisemmin toteutimme projektitason ryhmät helpottaaksemme käyttöoikeuksien hallintaa ja nyt otamme käyttöön Projektin hallinnoijat. Ryhmästä voit helposti nähdä, kenellä on täydet oikeudet projektiin ja projektin käyttöoikeuksien hallintaan.

Tulosta suuret suunnitelmasi suuressa koossa

Mahduta mahdollisimman paljon tietoa yhdelle sivulle ilman saksia ja teippiä. Nyt voit tulostaa projektin suunnitelman ja projektitoimiston näkymän A1 ja A2 koossa.

Ei enää tekstitulvaa projektin tiedoissa

Voit nyt lisätä koko projektin selostuksen kuvauskenttään ilman, että se näkyy kokonaisuudessaan projektin Aloita-sivulla. Käytössä on jatkossa esikatselutila, jossa näkyvissä on ainoastaan kuvauksen muutama ensimmäinen rivi ja jota klikkaamalla saa koko tekstin näkyviin.

Helpompaa työskentelyä piirustusten kanssa

Pdf- ja kuvatiedostojen esikatselumme on vähentänyt turhautumista ja tehnyt työskentelystä suuren kuvamäärän kanssa nopeaa, helppoa ja mielekästä.

Kommunikoinnista keskusteluksi

Nyt kun lanseeraamme postauksiin kommentoinnin projektin aloitussivulla, on todella mahdollista luoda keskustelua. Vastaa kollegasi postaukseen ja anna heille palautetta hyvin tehdystä työstä tai kerro heille olevasi eri mieltä.

Pysyvät pienoiskuvat

Edellisessä päivityksessä tarjottu mahdollisuus esikatsella PDF-tiedostoja osoittautui oikeaksi hitiksi. Nyt pienoiskuvanäkymä pysyy niin kauan kunnes päätät ottaa sen pois käytöstä.

Katso kollegoitasi silmiin

Tiesitkö, että viestintä on tehokkaampaa kun näemme henkilön, jonka kanssa olemme vuorovaikutuksessa? Lataa Webforumiin kuva, jossa hymyilet, jotta kollegasi voivat nähdä, kenen kanssa ovat tekemisissä.

Käytä metadatan voimaa

Osana huhtikuun päivitystä tarjoamme mahdollisuuden useiden tiedostojen metadatan päivittämiseen ilman, että tiedostoa tarvitsee tuoda uudestaan. Tämä tekee metatietojen joukkopäivityksestä paljon helpompaa, koska se ei muuta dokumenttien versionumeroa.

Tehosta työskentelyä mallipohjien avulla

Helpota työskentelyä mallipohjien avulla. Etukäteen laaditut mallipohjat sisältävät vaatimukset ja tarkistuslistat. Älä tuhlaa aikaasi samojen dokumenttien työstämiseen aina uudestaan alusta alkaen – luo malli!

Projektit GANTT-kaaviolla tai ilman

Me Webforumissa uskomme, että sinun työskentelytapasi tulee olla keskiössä ja siksi nyt on mahdollista poistaa käytöstä Suunnittelu-välilehti (Gantt) mistä tahansa projektista. Projektin hallinnoija voi määrittää, mitä välilehtiä ja toimintoja projektissa näytetään.

Löydä oikea kuva tai PDF hetkessä

Voit nyt esikatsella PDF-tiedostoja dokumenttiarkistossa samaan tapaan kuin kuvia. Löytääksesi oikean tiedoston nopeasti, aktivoi pienoiskuvanäkymä.

Projektit – viestintä ja yleiskatsaus

Nyt se on täällä! Uusi Aloita-välilehti tarjoaa yleiskatsauksen projektin tietoihin ja toimii projektin viestinnän tukena.

Tallenna Excel PDF-muotoon

PDF-tiedoston on voinut luoda aikaisemmin suoraan Webforumissa sijaitsevasta dokumentista. Nyt voit luoda myös Excel-tiedostosta PDF:n Webforumissa. Toiminto löytyy dokumentin valikosta, kohdasta Lisää toimintoja.

Luo Text dokumentti

Nyt voit luoda Word, Excel ja PowerPoint-tiedostojen lisäksi uuden Text-tiedoston suoraan Webforumissa. 

Projektin Aloita-välilehti – katso mitä projektissa tapahtuu!

Tiedämme, että tarvitset yleiskatsauksen siitä, mitä projektissa tapahtuu. Myös projektiryhmälle on tarjottava paikka yhteistyölle sekä mahdollisuus seurata projektin edistymistä. Helmikuussa julkaisemme uuden projektin Aloita-välilehden (beta versio).

Valitse useita arvoja filtteröintiin

Nyt voit filtteröidä useamman kuin yhden arvon ja löytää nopeasti tarvittavat tiedot.

Tallenna Office dokumentit PDF-muotoon

Olemme helpottaneet PDF-dokumenttien luomista siten, että voit tallentaa Webforumissa sijaitsevan dokumentin suoraan PDF-muotoon.

Parannukset tapausten PDF-tallennukseen

Mahdollisuus tallentaa tapauksia PDF-muodossa on monelle Tapaukset-toimintoa käyttävälle asiakkaallemme ratkaisevan tärkeää. Olemmekin käyttäneet aikaa parantaaksemme toimintoa vuonna 2017. PDF-muotoon tallennettu tapaus on nyt muotoilultaan siistimpi, koska useita rivejä sisältävät tekstikentät sijoitetaan vasempaan reunaan.

Roolipohjaiset käyttöoikeudet projekteissa

Uskomme avoimuuteen! Kun ihmiset tietävät mitä vaaditaan ja mihin voi vaikuttaa, he tarttuvat toimeen – erityisesti silloin kun toiminta huomioidaan ja siihen kannustetaan. Tiedämme myös, että pääsy tietoihin – oli se sitten tapausten/työtehtävien tai dokumenttien muodossa – vaatii yleensä jäsentämistä. Nyt voit luoda projektiryhmiä helposti projektin tasolla.

Uusi vuosi ja uudet haasteet!

Tässä keskeisimmät muutokset, joita olemme tehneet vuoden 2017 aikana. Vuonna 2017 julkaistiin yhteensä yli 380 ainutlaatuista parannusta, korjausta ja muita kehityspäivityksiä, jotta tämä Webforumin versio olisi paras koskaan.