Kundreferenser

KvalitetsBygg såg behovet av en plattform som skulle säkerställa att alla projektmedlemmar har tillgång till rätt information och arbetar med den senaste version av dokument och ritningar. Efter att ha testat olika lösningar har KvalitetsBygg valt Webforum som verktyg.

”Alla kollar på samma handlingar och det är inte diskussioner om vilka handlingar som gäller. Transparens!”, säger Martin Bernsten, operativ chef på KvalitetsBygg.

Utmaning: Att få alla att se samma version av dokument
För byggföretag kan fel i ritningar eller användning av fel version av dokument resultera i stora konsekvenser vad gäller tid och pengar. För KvalitetsBygg är det viktigt att uppnå transparens i arbete och få en bra överblick av handlingar för att inte spendera tid på att ta reda vilka handlingar som gäller.

Lösning: En gemensam arbetsyta i molnet
Under 2018 började KvalitetsBygg test Webforums plattform och redan i början av 2019 hade användandet vuxit från ett projekt till samtliga nybyggnations-projekt. Webforum används som ett gemensam arbetsyta för ritningar- och dokumenthantering där interna och externa projektmedlemmar alltid har tillgång till rätt information.

”Det som är unikt med Webforum är användarvänligheten. Systemet är inte ”flashigt ”utan man satsar på en enkelhet som många förstår.” – Martin Bernsten.

Resultat: Färre fel och effektivare samarbete
Investering i Webforum har lönat sig för KvalitetsBygg både ekonomiskt och praktiskt. Antalet fel har minskat och snabbare informationsdelning har resulterat i tidsbesparingar. Både internt och externt samarbete har underlättats och blev smidigare då alla kunde arbeta med rätt dokumentation när det passar dem.

”Det effektiviserar våra samarbeten och projekt vad gäller ritningar. Vi undviker misstag med att fel ritningar används”, förklarar Bernsten.

Verktyget upplevdes som användarvänligt och enkelt att använda. Det tog bara några workshops innan alla accepterade verktyg och börjad använda Webforum dagligen.

Tyréns efterfrågade ett kraftfullt verktyg för effektiv hantering av stora informationsmängder som kan användas inom utveckling och förvaltning av byggnader och anläggningar.

I ett gemensam upphandling med Helsingborgs stad föll valet på Webforums lösning som hade högsta poäng inom samtliga områden: funktionalitet, användarvänlighet och pris.

Utmaning: Informationsspridning inom olika verktyg
Tyréns genomför tusentals uppdrag per år och hjälper kunder att förvalta dokumentation för deras fastighetsbestånd. Då deras egenutvecklade system saknade rätt funktionalitet beslutade ledningen att se sig om efter ett verktyg som skulle samla projektverktyg, dokument-och ärendehantering i en och samma lösning.

”Vi har oftast arbetat i en gemensam filstruktur med många olika verktyg där vi hanterar e-post, kalkyler och projektplaner separat” – förklarar Inge Wihlborg, BIM-strateg och projektledare på Tyréns.

Lösning: En central samlingsplats för dokumentation och samarbete
Under 2012 implementerades Webforum lösning för att förenkla projektadministrationen, ge en samlad bild över dokument och projektaktiviteter och skapa ett bättre underlag för beslut. Tyréns använder Webforum även som standardverktyg i de fall där beställare för byggprojekt saknar rätt stöd eller då det befintliga verktyg inte har rätt funktionalitet.

”Sammanfattningsvis kan man nog säga att det är enkelheten att komma igång kombinerat med möjligheten att växa och då använda mer avancerade funktioner efter behöv. Om man som vi i vissa fall har tiotusentals dokument i ett projekt så måste det vara smidigt att både hitta och administrera all information”, säger Stefan Persson, BIM/GIS-strateg på Tyréns.

Resultat: Ökat effektivitet och minskat tidslöseri
På en kort tid lyckades Tyréns minska onödigt administrationsarbete, lägga upp en bra struktur på sina dokument och skapa transparens i projekt. Webforum underlättade för projektmedlemmar att vara delaktiga och få rätt information i rätt tid. Aktiv användning av Webforum resulterade även i en tidsbesparing tack vare strukturerat samarbete och informationshantering.

”I ett projekt lägger varje användare färre timmar på att i samverkan hantera information och om det är 100 användare så blir det betydelsefulla besparingar för projekt eller förvaltning”, säger Stefan Persson.

”Jag skulle gissa på att vi sparat minst en timme varje vecka per person, vilket för 20 personer i ett normalt projekt på tio veckor resulterar i 200 timmars ren besparing, mycket lågt räknat.” – Inge Wihlborg

Samhällsbyggnadsbolaget i Norden AB (SBB) strävar efter en ökad kontroll och effektivisering i sina projekt och sin projektverksamhet. Med detta som utgångspunkt valde SBB att ingå ett långsiktigt samarbete med Webforum.

Samhällsbyggnadsbolaget i Norden AB (SBB) är den största nordiska fastighetsaktören inom social infrastruktur och skapar hållbara miljöer där människor vill leva, arbeta och vistas lång tid framöver. För att effektivisera sin decentraliserade projektverksamhet sökte SBB en lösning för bättre översikt och kontroll.

Webforum är en skalbar plattform för byggprojekt som gör det komplexa enkelt. Plattformen är framtagen för att hjälpa projektledaren att spara tid, byggherren att spara kostnader och försäkrar samhällets byggnationer med säker dokumentation som möjliggör hållbar förvaltning över tid.
"Vi på Webforum ser fram emot att vara en del av SBB:s tillväxtresa och att vara ett komplett stöd för deras projektverksamhet. Genom att använda Webforums effektiva funktioner för att planera, genomföra och följa upp projekt får SBB en mer kontrollerad och effektiv projektverksamhet", säger William Wictor, Account Executive på Webforum.

För att säkerställa en mer effektiv uppstart av nya projekt skapas flexibla mallar för projektledarna. Det innebär att de på ett enkelt och mer enhetligt sätt kan starta projekt utan att behöva börja om från början. Vi har sett att användningen av flexibla mallar i projektorganisationer leder till en tydlig minskning av administration för projektledare och en större kostnadsbesparing i sin helhet i projekten, fortsätter William.

- Vi valde Webforum då deras erbjudande svarade för de behov vi har inom organisationen. Fördelen med Webforum är att det är modulärt och att vi kan välja de delar som passar bäst för respektive projekt, säger Mattias Monbäck, byggchef på Samhällsbyggnadsbolaget.

SBB är en decentraliserad projektorganisation med stark lokal förankring på respektive ort men med en strävan om ett gemensamt arbetssätt. Bemötandet från Webforum har varit väldigt bra under hela upphandlingen och de har varit lyhörda för våra behov.

När VafabMiljö skulle starta sitt största projekt på länge insåg ansvarig projektledare Henrik Westman att de behövde ett projektstöd för att lyckas med detta viktiga projekt.

Efter att ha utvärderat olika lösningar på marknaden har VafabMiljö valt att planera och dokumentera ombyggnationen av deras biogasanläggning i Webforum.

”Anläggningen ska i sin helhet vara färdigbyggd och redo för provdrift vid halvårsskiftet 2020. Men vissa delar, bl.a. den nya förbehandlingen, kommer att tas i drift tidigare än så. Gemensamt för samtliga delprojekt är dock att all dokument-/filhantering såväl för interna som externa projektdeltagare sker via Webforum.” – säger Henrik Westman, projektledare på VafabMiljö.

Utmaning: Hur skapar vi en neutral plattform för samarbete?
När många olika parter och leverantörer skulle arbeta i samma projekt uppstod ofta diskussioner kring överblick, spårbarhet och versionshantering av dokument. 

Efter att beslutet togs att VafabMiljö skulle bygga om sin biogasanläggning kontrakterades många olika underleverantörer och externa projektdeltagare. Projektet saknade rätt stöd i form av en gemensam arbetsyta där alla involverade i projektet kunde samarbeta och ta del av relevant information. Risken fanns att viktig information skulle kunna försvinna under resans gång eller att saker inte skulle bli gjorda.

Hela om- och tillbyggnaden är i realiteten uppdelad i olika delprojekt, där vissa genomförs som konventionella total- eller utförandeentreprenader samtidigt som en stor del av projektet genomförs i partneringform med en utländsk generalentreprenör. 
- förklarar Henrik Westman.

Lösning: Transparens som skapar resultat
Under 2018 valde VafabMiljö Webforums plattform för att skapa struktur och överblick kring dokument och projektaktiviteter. Webforum används som en gemensam arbetsyta där alla projektmedlemmar har tillgång till den visuella tidslinjen och ser vad som blivit gjort och vad som ska göras.

”Webforum är ett oerhört viktigt och värdefullt verktyg för ett effektivt samarbete i projektet. Framförallt när det kommer till de delar som genomförs i samverkan där vi gemensamt (beställare och entreprenör) planerar och projekterar det kommande genomförandet.” 
-Henrik Westman

Resultat: Färre misstag och smidigare samarbete
Genom att använda Webforum lyckades VafabMiljö effektivisera sitt samarbete, uppnå transparens och få alla i projektet att bli mer delaktiga. Med stöd av Webforum kunde alla projekmedlemmar ta del av relevant information och få en tydligare bild av hur projektet går.

”Tack vare Webforum slipper vi nu mejla olika versioner av handlingar och ritningar till varandra. Istället kan vi arbeta med samma fil och på ett enkelt sätt, tack vare funktionerna i Webforum, hålla koll på versionshistorik, vilka handlingar som har arbetsstatus och vilka som har status fastställda/godkända m.m.” – Henrik Westman

Vindelnbostäder sökte en modern och kostnadseffektiv plattform som samtidigt kunde hjälpa dem att samla allt på ett ställe. Med detta som utgångspunkt valde Vindelnbostäder Webforums plattform.

Vindelnbostäder erbjuder attraktiva boenden i Vindelns kommun och strävar efter att få kommunen att växa samt att fortsatt erbjuda väl underhållna och trivsamma lägenheter och lokaler. För den fortsatta satsningen på minimerad miljöpåverkan sökte företaget en modernare plattform för sin verksamhet.

- Inför kommande projekt insåg vi att det systemstöd vi hade var dyrt och föråldrat, vilket inte låg i linje med vår vision och satsning framåt. Vi valde därför att leta efter ett mer modernt och kostnadseffektivt system. Valet föll på Webforum eftersom det är en skalbar plattform som hjälper oss att samla all information i våra byggprojekt på ett ställe. Vi har stort förtroende för att Webforum kommer främja vårt samarbete internt och externt samt bidra till vår fortsatta satsning på en minimerad miljöpåverkan säger Tobias Rosencrantz, VD på Vindelnbostäder.

Vindelnbostäder har gjort flera satsningar för att bidra till en hållbar framtid och att etablera en plattform för att effektivisera projektverksamheten går helt i linje med målsättningen att ha en så liten miljöpåverkan som möjligt.

Webforum är en skalbar plattform för byggprojekt som gör det komplexa enkelt. Plattformen är framtagen för att hjälpa projektledaren att spara tid, byggherren att spara kostnader och försäkrar samhällets byggnationer med säker dokumentation som möjliggör hållbar förvaltning över tid.

- Vi på Webforum ser fram emot att samarbeta med Vindelnbostäder och att vara ett komplett stöd för deras verksamhet. Genom att använda Webforums effektiva funktioner för att planera, genomföra och följa upp projekt får Vindelnbostäder en mer kostnadseffektiv projektverksamhet, säger William Wictor, Account Executive på Webforum.