Så överbryggar du avgrunden mellan projekt och förvaltning

Det egentliga värdet i en projektleverans

Hur sker värdeöverföring från projekt till förvaltning och eftervärlden? Projektledaren är generellt väldigt fokuserad på att leverera enligt satta ramar för tid, budget och på förhand bestämd leverans. Detta är väldigt viktiga aspekter, men visar inte på hela sammanhanget. Hänsyn behöver även ges till vad det är vi levererar och hur vi levererar det.

Bristfällig överlämning till förvaltning

När man skålar i champagne och firar att man levererat projektet på utsatt tid och att man har gått i mål så gäller det att inte ha förbisett det viktiga förhandsjobbet med vad det är som faktiskt ska lämnas över. Det är vanligt med situationer där största fokus ligger på målgången och överlämningen till förvaltning kommer i efterhand. Några tunga mail skickas över med en mängd filer eller en USB-sticka lämnas över och så anser man sig sedan vara klar med projektet. Det här är väldigt olyckligt – i värsta fall försvinner dessa USB–stickor efter några år utan att någon har vetskap om var dokumentationen på dessa tog vägen.

Det här är självfallet inte så lyckat. Så här tror jag att man kan göra istället!

1. Smart strukturering och hantering av dokument

Den ena biten är själva dokumenten. De fungerar som en behållare för information och utgör arvet till eftervärlden med den leverans man åstadkommit i projektet. Ett smart sätt att hantera detta är att sätta upp en vettig struktur för dokumentering redan i början. Dokumenten bör läggas på rätt ställe direkt i en tydlig och enkel mappstruktur som underlättar projektdeltagnas förvaring och arbete i dokumenten. På så sätt finns ett stödjande system även för överlämning av informationen till förvaltning, vilket bidrar till värdeöverföring från projektet. På ett smart sätt slipper man på så vis flytta om all dokumentatering till en annan lösning och gör det möjligt för dokumenten att ligga kvar på ett och samma ställe hela tiden.

2. Dokumentation av kringaktiviteter

Den andra biten är något som många ofta glömmer bort. Det kan handla om ärenden, beslut och diskussioner som styr projektets utveckling och som kan ses som en kringaktivitet till projektets arbetsdokument. Då ett enskilt dokument inte alltid kan ge hela bilden blir det värdefullt att få tillgång till vilka åtgärder och beslut som tagits för att förstå hur processen sett ut och det resultat det landat i. Med en strukturerad lagring av kringinformationen underlättas förståelsen för projektet och dess vidare förvaltning av resultatet. Ett bra systemstöd som backar upp detta är även här till stor hjälp.

Sammanfattning

Det är av stor vikt att skapa en vettig struktur för lagring av dokumenten, men även att säkerställa dokumentering av kringinformation i form av loggade ärenden, risker och åtgärder. Att dessutom bibehålla dokumentstrukturen vid överlämning till förvaltning underlättar enormt. Uppfylls dessa kriterier finns en god möjlighet att lämna över ett projektresultat som förstås och kan användas på rätt sätt av organisationen efter projektets avslut.

Ett separat kapitel som relaterar till värdeöverföring vid projekt är effekthemtagning, som också är något som behöver följas upp. Men det tar vi en annan gång!


Tillbaka till bloggen

Kasta inte bort möjligheten till effektiv uppföljning av projekt

Statusrapportering det största irritationsmomentet

Organisationer som kör många projekt samtidigt behöver ständigt hålla sig uppdaterade över status och eventuella problem för samtliga projekt. Ofta skapas ett projektkontor som fungerar som en knytpunkt för alla projekt i organisationen. När Webforum samtalat med olika företag har det visat sig att statusuppdateringen av projekt är ett av de största irritationsmomenten under ett projekts gång. För att få en uppdaterad bild av projektets läge tvingas projektkontoren ofta jaga projektledarna på statusrapporter vilket utgör ett moment som skäl både tid och energi från mer framåtriktade aktiviteter.

Undvik ostrukturerat samarbete

Anledningen till problemen är ofta att projektstatusuppdateringen sker i en separat process som inte är invävd i rutinerna, utan snarare kommer som en spontan order från projektledaren. Ibland hanteras till och med statusuppdateringen i ett separat verktyg från projekthanteringsverktyget, vilket skapar ett ännu större hinder då man behöver komma ihåg sina inloggningsuppgifter till och hantera ytterligare ett system.

Förtroendet minskar, irritationen ökar

Det manuella jagandet av projektstatus leder till en enorm frustration för många företag och organisationer med långa ledtider och en ständig osäkerhet huruvida informationen är uppdaterad eller inte. Ofta blir detta en riktig rävsax där projektkontoret riskerar att tappar förtroende och status gentemot projektledaren då man hela tiden tvingas tjata om uppdatering av projektstatus, men även mot organisationens ledning för huruvida man har koll på hur projektet framskrider.

Tre steg till effektiv uppföljning av projekt

För att lösa detta problem kan man arbeta med ”push” eller ”pull”.

1. Statusrapportering via smart ”pull”

Push, på det vänliga sättet, innebär att resurser skjuts till problemet. Exempelvis sker detta i form av en anställd som kommunicerar med projektledarna angående projektets status för att uppdatera denna åt dem. Detta är en fullt möjlig men kostsam och ineffektiv lösning. Den hårdare vägen att pusha innebär att företagsledningen pekar med hela handen för att ge order inom vissa tidsramar och delar ut sanktioner ifall dessa inte uppfylls. En inte så trevligt lösning, som inte heller är särskilt effektivt.

Pull, på det elaka sättet, innebär en så kallad ”name and shame” där de personer som inte följt direktiven exponeras. Det är inte en särskilt kulturfrämjande aktivitet, men det beror på vad som fungerar för din organisation. Tittar man istället på det vänligare sättet att skapa pull närmar vi oss något intressant. Det innebär att nyttan av en uppdaterad informationslösning – och användningen av denna – visas upp för projektledarna. Statusrapporteringen levandegöras i möten där den kan lyftas upp direkt från verktyget för att användas i direktrapportering till ledningen.

2. Hitta ett projektverktyg som möter dina behov

Det bästa vore att sätta ett konkret verktyg i händerna på projektledarna som inte är för enkelt och utrustat med nödvändiga funktioner och stöd, men som inte heller utgör ett jättestort och komplext system som är tungt att arbeta i. Verktyget bör utgöra ett konkret stöd som möjliggör ett professionellt sätt att samarbeta i projekt för att nå önskade resultat. Stöd bör även finnas för ackumulering av informationen, vilket gör det enkelt att sammanställa status och rapporter för projektportföljerna till ledningen. Statusrapportering blir på så sätt en naturlig del i projektartbetet och kombinerat med att informationen levandegörs skapas en effektiv kommunikation och arbetsrutin.

3. Systematisera projekthanteringen

Att helt fritt låta projektledare välja projektverktyg kan däremot bli problematiskt. Det skapar en djungel av olika format och sätt att jobba på och i värsta blir det även svårt att sammanställa statusrapporteringen då dessa kan se helt olika ut. Projektdeltagare, som ofta är med i flera olika projekt, påverkas också negativt då de måste hålla koll på olika login till alla system vilket kan vara frustrerande. Över en hel verksamhet kan detta skapa en stor dold ineffektivitet.

Sammanfattning

För att nå goda projektresultat – se till att inte slarva bort möjligheten till en effektiv och bra uppföljning och gör det genom en vettig process där statusrapporteringen vävs in i exempelvis projektmodellen och andra arbetssteg. Se till att arbeta med ett verktyg som inte är för enkelt men inte heller för tungt och dyrt, utan som stöttar samarbetet för att uppnå satta mål. Givet att verktyget har portföljstöd, blir det enkelt att ackumulera statusrapporteringen. Detta då all information finns samlad på ett ställe, i samma format.

Lycka till med din projektuppföljning!


Tillbaka till bloggen