Riskhantering i projekt: Vad, Varför och Hur?

Har du sett filmen “Men in Black 3”? I den tredje delen av filmen introduceras utomjordingen Griffin som har en fantastisk superkraft: han kan se många olika versioner av framtiden. Tänk om du skulle kunna förutse framtiden och ha förmågan att uppskatta sannolikheten av en händelse? Vilket underbart liv det skulle vara!

riskhantering i projekt

Vi kanske aldrig kommer kunna ha Griffins superkraft, men vi kan vara inspirerade av den.

Du kanske redan hört att det bästa sättet att se framtiden är att planera strategiskt för den. Lyckligtvis är riskhantering en kunskap och en superkraft som du kan lära med tiden och utveckla i praktiken.
Följande artikel förklarar vad riskhantering är och hur du kan tillämpa en riskhanteringsstrategi på ditt projekt. Vi diskuterar principerna och processen för riskhantering samt ger dig idéer för en workshop.

Riskhantering i projekt – vad innebär det?

Det går inte alltid som man har planerat: resurser försvinner mitt under ett viktig projekt, pengarna räcker inte till, underleverantören försätts i konkurs… Ja, livet är fullt av överraskningar. Hur gör du för att förbereda dig inför vad som kan komma att hända? Du är väl inte en chanstagare?
Nästan alla risker beror på människan och kan förebyggas. Det har ingenting med ödet att göra. Riskhantering upplevs ofta som diffust och skrämmande eftersom begreppet ”risk” för de flesta är skrämmande i sig. Det är även så för de som fick lära sig den officiella definitionen av riskhantering:

Riskhantering är en process av identifiering, analysering och åtgärdsplanering av riskfaktorer under hela projektet och med fokus på målen.

De flesta organisationer jobbar med riskhantering idag men det är inte så många av de som har en systematisk och effektiv riskhantering. Allt inom ett projekt fungerar inte alltid perfekt, men riskerna kan minimeras och påverkan reduceras. Låter det här utopiskt?

Läs mer: Riskhantering för PMO:er – Se upp för gapet!

Det är helt normalt att något onormalt inträffar

Riskhantering upplevs ofta som ett ankare, en mur av armerad betong kring ditt projekt. Något som ska göras för att det står så i regelverket och företagspolicyn. Istället för att bidra till framgångsresa av projektet din riskhanteringsprocessen tar dina resurser och skickar projektleverans på en senväg. Vad gör du för fel?

riskhnatering

Som projektledare måste du jobba proaktivt för att identifiera och hantera inre och yttre risker och hot mot projektets framgång. Även små störningar kan leda till en händelsekedja som i
värsta fall hotar inte bara ditt projekt utan hela organisationens verksamhet.
Tänk på att organisationer som försatts i konkurs har ofta ett eller ett par år innan konkursen befunnit sig i en problemsituation som de sedan aldrig återhämtat sig från. Du vill inte vara där, eller hur?

Riskhanteringen förbättrar projektets möjligheter till framgång. Projektledare som kan identifiera och kontrollera befintliga risker har både beredskap och förmåga att agera även efter att en risk skett. Riskidentifiering förutsätter samarbete. Individer som jobbar i ett företag har olika roller. Även om du som projektledare ansvarar för risker i dina projekt är det viktigt att hela organisationen också är med på tåget. Att hantera risker är allas uppgift. Var och en bör ansvara för riskhanteringen i det egna arbetet. Samtidigt, riskhantering är mest effektivt om alla samarbetar. Gemensam riskhantering i projekt baseras på kontinuerlig interaktion för att utbyta kunskap och förståelse mellan projektets aktörer, vilket minimerar chansen att de negativa riskerna inträffar och maximerar möjligheter.

Så hur gör man då?

riskhantering verktygOkända risker är omöjliga att kontrollera och därför behöver alla jobba med riskidentifiering. Riskidentifiering förutsätter samarbete. Det är ganska vanligt att personal har delade meningar om vilka detaljer som är kritiska och vad som ska definieras som en risk.
Utgångspunkten vid riskidentifiering är en kritisk och fördomsfri inställning. Därefter behövs ett verktyg som garanterar att granskningen är tillräckligt omfattande och systematisk. Det finns många olika verktyget som kan underlätta ditt arbete och en av de är Webforum. Att ha ett verktyg för riskhantering i projekt underlättar ditt arbete genom att tydliggör varför, vad, av vem och hur riskhantering ska bedrivas. Som projektledare kan du säkerställa effektivitet och ha en överblick och koll på risk status.

Kom ihåg att alla risker inte kan elimineras. Åtgärderna bör i första hand inriktas på de största riskerna. Ett bra verktyg hjälper dig att värdera och beakta riskerna i tillräckligt omfattande grad. Med hjälp av olika riskanalysmetoder är det möjligt att värdera sannolikheten och konsekvensen på en skala från 1 till 5, där 1 står för låg och 5 för hög.

Önskar du att värdera dina risker själv? Då kan följande e-bok och kostnadsfria mallar vara till hjälp:

Ebok riskhantering

Vi önskar dig all framgång med riskhantering!
Vill du veta mer om riskhantering eller våra verktyg för samarbete? Fyll i formuläret nedan så kontaktar vi dig:

Boka demo

Riskhantering för PMO:er – Se upp för gapet!

riskhantering för PMO

Som PMO har du säkert en lång “att göra” lista, men visste du att det också är en del av ditt ansvar att hålla koll på risker i alla projekt?
Upplever du att det är svårt att ha en djup insyn i projektens status och ha koll på alla risker? Vill du ha ett mer effektivt sätt att spåra projektdata än att använda Excel-kalkylblad? Vill du kunna ge ledningsgruppen en helhetsbild över projekt och beslutsunderlag?
Läser du fortfarande? Då antar vi att svaret är JA. Låt oss ta ett steg fram och hjälpa dig att lyckas med riskhantering.

Läs mer om riskhantering.

Steg 1: Identifiera risker

Som PMO har du ett bredare perspektiv än en enskild projektledare, och kan därför ha insyn i områden som en projektledare inte har tillgång till. Kom ihåg att både projektledaren och du som PMO har ett gemensam mål – framgångsrik leverans av projektet. Börja med att identifiera alla risker tvärs alla projekt för att lättare kunna jämföra dem.

Problem: Det händer ibland att riskerna identifieras och registreras, utan att någonting mer händer! Detta innebär att de risker som inte hanteras förmodligen kommer att påverka resultatet från projekten i någon form.

Lösning: För att ha en tydlig överblick över riskerna behöver du ha ett verktyg som underlättar och automatiserar ditt arbete. Som PMO måste du aktivt övervaka risklistan i verktyget för att säkerställa att riskerna och frågorna hanteras.
Ett bra sätt att göra detta är genom att ta ett möte med varje projektledare och diskutera riskerna i deras projekt. Ytterligare värde kan läggas till genom att identifiera andra risker och frågor som projektledaren inte har tänkt på. Kom ihåg att både projektledare och PMO har ett kollektivt mål: att framgångsrik leverera projektet.

riskanalys

Steg 2: Värdera risker

Som PMO behöver du alltid ha en helhetsöverblick över riskerna. Det finns två skäl för att prioritera risker: (1) för att informera ledningsgruppen om osäkerhet som kan inträffa, och (2) för att aktivt hantera riskerna och därmed uppnå en effektiv och framgångsrik projektleverans.
Tänk på att inte alla risker är lika i form av effekter och sannolikheter och behöver därför vara specifikt definierade och mätbara. Bedömningen av en risk genomförs när risken har identifierats. De flesta organisationer värderar riskerna baserat på deras effekter (en låg, medium eller hög påverkan), och även en sannolikhetsbedömning på samma kriterier (låg, medium och hög). Andra metoder kan också inkludera när i tiden effekten av en risk inträffar (när eller hur snart?).

Problem: Att behandla alla risker på samma sätt är ett slöseri med tid och kraft. Vissa risker kan ha större negativ effekt och högre sannolikhet att inträffa än andra.

Lösning: Glöm inte att prioritera de risker som kräver omedelbar uppmärksamhet. Förståelse av risker är en nödvändig förutsättning för att prioritera dem. Prioritering av risker kräver en förståelse av riskattribut, såsom sannolikhet, variabilitet, inverkan, släktskap och hanterbarhet. Dokumentera alltid vad som ska hanteras, med vilka resurser och hur stort fokus som ska läggas på resultat och riskminimering.

Här <länk till e-bok> kan du hitta en praktisk riskhanteringsguide som förklarar hur man standardisera sina bedömningskriterier för att värdera risker.

Steg 3: Hantera risker

Riskåtgärdsplanering innebär att upprätta en handlingsplan för vad som skall göras och vem som skall göra det för att minska sannolikheten att någon av riskerna inträffar. Det finns fyra sätt att se på de risker som identifierats: undvika, förflytta, minska och acceptera.

Förbered dig på att svara på följande frågor, kanske tillsammans med ledningsguppen:
1. Vad är den nuvarande situationen?
2. Vad behöver göras och varför?
3. Vill vi göra det?
4. Vad skulle vi göra och hur (hög nivå)?
5. Vad ska vi göra och hur (detalj)?
6. Gör vi det rätt?
7. Hur bra gör vi det?

riskhantering för PMO

Problem: Alla åtgärder innebär en kostnad för projektet och det är därför viktigt att avsätta ekonomiska resurser till detta. Det är viktigt att bära med sig att risk åtgärdsplanering är endast lönsamma om den ekonomiska kostnaden för riskens påverkan är högre än kostnaden för åtgärden. Dock, när det kommer till risker som påverkar miljön eller personalens säkerhet och hälsa så måste man ta hänsyn till andra faktorer.

Lösning: Kunskapen och förmågan att hantera risker är ofta avgörande för en organisations framgång. Identifiering av möjliga risker i ett tidigt stadium av ett projekt resulterar i en mer strategisk projektering och minskade risker, vilket leder till mer välmående projekt. Välj ett verktyg som kan hjälpa dig med att identifiera och följa risker från början, samarbeta med andra inblandade i projektet, generera idéer, hitta möjliga lösningar, utveckla lösningar samt hålla koll på den löpande hanteringen.

Vad händer nu?

Känner du dig redo att börja med riskhantering? Ladda ner vår kostnadsfria e-bok som innehåller många praktiska råd och mallar till en effektivt riskhantering.

Ebok riskhantering

Förhoppningsvis inser du efter att ha läst den här artikeln att en strategisk riskhantering kan vara en bra investering som är värd tiden och pengarna. Det kommer att krävas mycket samarbete med projektledarna, och det kommer att vara viktigt att ha ett bra verktyg för strukturerat samarbete. Har du frågor eller funderingar kring strukturerat samarbete? Fyll i formuläret nedan så kontaktar vi dig!

Boka demo

Webform stödjer Läkarmissionen för att ge utsatta barn en framtid

läkarmissionen och webforum

Läkarmissionen och Webforum inleder ett samarbete för att utsatta barn i världen ska få en bättre framtid. Vi bidrar till verksamheten med 100 timmar av vår tid och kunskap för att stärka interna och externa projektarbeten inom organisationen.

Det är inte naturligt för oss att ge bort mat, men vi nappade på chansen att ge av vår tid och kunskap så att Läkarmissionen kan lägga sina resurser på att hjälpa andra”, säger vår vd David Björk.

Vårt system kommer att bidra till effektivisering av Läkarmissionens samarbete med lokala partners i ett fyrtiotal länder där man jobbar inom social omsorg, utbildning och självförsörjning.

Vi blir extra glada av att jobba med organisationer som har behov och utmaningar där vi ser att vår tjänst snabbt kan hjälpa dem i arbetet att nå sina mål”, säger David Björk.

Webforums gåva motsvarar distribution av mat, samt nutritions- och odlingsråd under ett års tid för att hjälpa 60 barn och deras familjer i DR Kongo.

Om Läkarmissionen:

Läkarmissionen har sedan 1958 arbetat för att förändra framtiden för utsatta människor. Deras fokus ligger på att hjälpa människor att hjälpa sig själva att förändra sina livsvillkor. Därför har Läkarmissionen ett nära samarbete med lokala partners inom tre huvudområden: social omsorg, utbildning och självförsörjning.

Läs hela pressreleasen här.