Effektivare ärendehantering inom byggbranschen

Ärendehantering i byggprojekt kan ofta vara en utmaning. Flera projektmedlemmar är inblandade och varje person är ofta med i flera olika projekt. I teorin vet vi alla hur ärendehantering fungerar, men vad händer i praktiken när du ska skapa, fördela, bevaka och följa upp ärenden?

ärendehantering bygg

Utmaningar med ärendehantering

Byggprojekt involverar samarbete mellan flera projektmedlemmar, avdelningar och leverantörer. Ett av de mest tidskrävande problem inom projektplanering är att hantera ärenden på ett effektivt sätt. Manuell ärendehantering är möjligt men inte effektivt. Ju större verksamhet, desto större risk för missuppfattningar och kommunikationsproblem. Det är lätt att tappa bort information om specifika ärenden om man inte dokumenterar ärendet på rätt sätt. Med manuell ärendehantering är det nästan omöjligt att se en större bild och analysera trender och resultat på utfört arbete. Med andra ord – det begränsar och fördyrar dina arbetsprocesser.

Från manuell till automatiserad ärendehantering

Ärendehantering byggföretagTänk om du skulle kunna se en samlad bild över alla ärenden i olika kategorier just nu och över tid på ett automatiserat sätt. Med ett kraftfullt ärendehanteringssystem blir det möjligt. Webforum är ett exempel av en komplett lösning med fokus på effektivisering av samarbetsprocesser och projektarbete. Med Webforums ärendemodul kan du hantera allt från ändringsbegäran, buggar i IT-system till ÄTA i dina byggprojekt. Genom att automatisera ärendehantering minskar ni personberoendet och ökar affärsnytta. Ett ärendehanteringssystem ger dig en bättre bild över arbetsprocesser och möjliggör hantering av betydligt fler ärenden. Detta innebär att du har bättre kontroll över dina projekt och kan ta snabba beslut kring åtgärder.

Läs mer om ärendehantering.

Fördelar med ett ärendehanteringssystem

Din byggverksamhet får fler möjligheter och förbättringar genom att använda ett ärendehanteringssystem som till exempel Webforum:

✅ Ökad produktivitet genom automatisering
✅ Minskad manuell administration
✅ Högre transparens i arbetsprocesser
✅ Ökat samarbete
✅ Tydligare övervakning och uppföljning av ärenden och åtgärder
✅ Effektivare resurshantering

Vill du veta mer om Webforums ärendehanteringssystem?

Vi på Webforum brinner för att skapa effektivare delaktighet i hela verksamhet och se till att alla är på resan mot målet. Vill du veta mer om hur kan vi hjälpa dig som arbetar inom byggbranschen? Kontakta oss på 08 527 400 80 eller genom att fylla i formulär nedan:

Boka demo

Grundkurs i projektstöd för byggbranschen

Den digitala utvecklingen är oerhört viktig för byggbranschens framtid på många plan. Att styra och leda ett stort projekt i byggbranschen innebär ofta att hålla reda på byggregler, tidplaner, externa leverantörer, kvalitetskontroller och ekonomiska uppföljning. Byggprocessen anses vara en grund för både större och mindre projekt. Ett byggprojekt kan innehålla extremt många moment tills byggnaden står klar och kan invigas. För att kunna hantera alla dessa moment använder man till sin hjälp ett system eller ett bygg branschanpassat projektverktyg.

projektstöd byggbranschen

Vad är ett projektsystem?

Projektsystem eller projektverktyg kan definieras som ett bibliotek där alla dokument kopplade till ett byggprojekt finns lagrade i en organiserad miljö. I ett projektsystem har man all tillstånd, beräkningar, avtal och allt annat av betydelse sparat. I ett byggprojekt sker det alltid mycket förändringar under arbetets gång och det är viktig att alla inblandade i projekt kan komma åt dokument och ritningar. För att alla ska komma åt den senaste versionen av dokument eller projekts statusrapport väljer man ofta ett projektsystem som ligger i molnet. Ett exempel på ett sådant system är Webforums verktyg där med hjälp av funktioner som dokumenthantering, projektplanering, tidrapportering, projektkontor och ärendehantering i en och samma lösning sparar man både tid och resurser. Webforum är bara ett exempel på ett komplext projektstöd som används bland annat inom byggsektorn.

Dokumenthantering inom byggprocessen

Dokumenthantering innebär att administrera och lagra dokument och andra elektroniska filer inom en organisation. Inom byggprocessen definieras en stor del av informationen som dokument. Till varje dokument hör en beskrivning av dess egenskaper. Denna beskrivning kallas ”metadata för dokument”. Dokumenthanteringen i byggsektorn omfattar mycket stora mängder information och filer som skall vara tillgängliga för alla deltagare i projektet och i vissa fall även externa leverantörer. Metadata är viktig för att effektivisera sökningen i dokumentdatabasen, få snabbare träffbild till rätt information och ange en tydlig beskrivning av dokumentets innehåll.
Den mest intensiva utväxlingen av dokument sker oftast i bygghandlingsskedet då byggnaden tar sin definitiva form. Eftersom det ofta är många aktörer från olika företag inblandade med ett flertal system så är det viktigt att benämningar på dokumentklasser är samordnad, vilket innebär att dokumentet betyder samma sak hos alla inblandade.

Typer av dokument

Inom byggbranschen arbetar man med olika typer av dokument och filer, exempelvis modeller eller ritningsdefinitionsfiler. Man kan dela in dokumenttyper i följande kategorier:

  • Administrativa dokument – dokument som används i stödjande aktiviteter i byggprocessen
  • Tekniska dokument – dokument som beskriver byggnadsverk och processer för deras utformning, uppförande och användning
  • Juridiska och ekonomiska dokument – dokument som berör projektets ekonomiska eller juridiska relationer
  • Referensdokument – olika externa dokument som kan användas som kunskapskälla under byggprocessen

 

projektstöd byggbranschen ritningar

Tidraportering

I en byggprocess ska alla inblandade rapportera tid. Med ett tidrapporteringsverktyg får man möjlighet att ange specifikt arbetad tid samt skriva kommentarer och dagboksanteckningar för varje byggprojekt. Många verktyg idag ligger i molnet vilket innebär att man kan rapportera sin arbetstid via telefon eller surfplatta även om man är ute på jobbet.
Elektronisk tidrapportering underlättar ekonomiarbetet eftersom det går att ta ut färdiga löneunderlag och tidrapporter direkt ur systemet.

Ladda ner gratis tidrapporteringsmallar för byggbranschen.

Tidrapportering bygg

Ärendehantering

En viktig del av byggprocessen är att hantera alla ärende som kommer under tiden projektet pågår. Ärende kan hanteras manuellt eller digitalt. Manuell hantering är mindre effektivt och det är nästan omöjligt att se trender eller analysera kvaliteten på utfört arbete. Å andra sidan, digital ärendehantering erbjuder bättre uppföljning, lägre personberoendet och bättre kontroll över arbetet. Med hjälp av ett ärendehanteringssystem man kan hantera betydligt fler ärenden och även kategorisera de fel som uppstår.

Kriterierna för projektstöd i byggbranschen

Det är grundläggande att ha ett system som alla kan förstå och ser nyttan i. Ofta deltar flera olika parter i ett byggprojekt, vilket skapar en utmaning att hantera kommunikation, behörighet och fildelning med interna och externa projektintressenter. Detta underlättas med hjälp av en smidig in- och utlåning av filer, behörighetsstyrning och en kraftfull dokumentvisare där komplexa filer och ritningar kan förhandsgranskas. Stöd måste finnas även för arbete med 3D-modeller, BIM och DWG.
Alla som deltar i byggprocessen måste använda samma systemet för att säkerställa att all information kommer att stanna kvar även om någon blir sjuk eller byter arbete i mitten av ett byggprojekt.
När det gäller integration och systemanvändning så är det viktig att verktyget anpassas även till dem som har minst IT mognad.
När en organisation väljer projektverktyg är det viktig att tänka på att världen inte står still. Ett krav som ligger på ett system idag kommer inte vara detsamma om 2-3 år. Därför är det väldigt viktigt att ha en bra dialog för att gemensamt diskutera med leverantören vilka funktioner som ska utvecklas framöver.

Ladda ner e-bok: Så väljer du rätt projektverktyg för byggbranschen

projektstöd byggbranschen e-bok

Struktur bland tusentals filer

För att ge exempel på hur strukturering och hantering av stora informationsmängder i ett byggprojekt fungerar presenterar vi ett case studie från samhällsbyggare Tyréns.
Tyréns är ett av Sveriges ledande konsultföretag inom samhällsbyggnad som skapar lösningar för en hållbar samhällsutveckling inom stadsbyggnad och infrastruktur.
Genom samarbetet med Webforum säkrar Tyréns tillgången till internetbaserade projektportaler som dessutom kan användas inom förvaltning av byggnader och anläggningar. Tyréns genomför tusentals uppdrag per år och deras kunder kan vara en kommun, trafikverket eller t ex en industri.
Projektstöd hjälper dem att få bättre struktur för att kunna hantera stora mängder information på ett användarvänligt, snabbt och överskådligt sätt. Deras projektportal måste fungera smidigt hela tiden och vara åtkomligt för alla projektdeltagare.
Stefan Persson är en av personerna på Tyréns som jobbar mest med kundens informationshantering med bas i Webforum.

Om man som vi i vissa fall har tiotusentals dokument i ett projekt så måste det vara smidigt att både hitta och administrera all information. Vi på Tyréns kan, utöver att vara aktiva i själva projektet, då också hjälpa kunden att lägga upp en bra struktur på sin informationshantering så att projektet löper smidigt och att det inte behövs ett separat projekt bara för att efter projektets slut få in all information till förvaltningen.” – Stefan Persson, BIM/GIS-strateg, region syd, Tyréns AB

Digitala möjligheter för byggsektorn

Bostadsbyggandet fortsätter att öka och utmaningar ställer nya krav på byggsektorn. Många byggprojekt är komplexa med många inblandade både ute på byggen och på kontoret. För att jobba smartare och på ett mer effektivt sätt utförs projektarbete genom en total projektöversikt med kraftfulla kalkyler som erbjuder full kontroll på kostnader, arbetsflöde och underleverantörer. Istället för ett rum fyllt mer pärmar och ritningar så kan man samla alla dokument och följa byggprojekt i ett verktyg.

Ett team som använder Webforums verktyg tillsammans

Utöver den praktiska fördelar så finns även nya krav på hantering av information som innebär att från och med den 1 januari 2016 ska det finnas elektroniska personalliggare på många byggarbetsplatser där byggverksamhet bedrivs. En personalliggare är en förteckning över vilka som är verksamma på byggarbetsplatsen och när de har börjat och slutat varje arbetspass. Syftet med personalliggare är att motverka svartarbete och främja en sundare konkurrens i byggbranschen. Elektroniska personalliggare kan kopplas till digitalt projektstöd och anpassas efter användarnas behov. På detta sätt kan man alltid ta fram statusrapporter och analyser direkt ur systemet.
Läs mer om nya lag och elektronisk personalliggare på Skatteverkets hemsida.

Boka Demo!

Är du redo att strukturera dina byggprojekt? Kontakta oss idag så hjälper vi dig att utvärdera dina möjligheter och ta ett första steg mot strukturerat samarbete.

Boka demo

 

 

Så kommer du igång efter semestern

Är du tillbaka efter semestern med känslan att du knappt varit ledig? Hjärnan känns helt avstängd och du kommer inte ens ihåg alla lösenord på din dator? Känns det tungt eller rent av deprimerande att tänka på att du har 47 veckor kvar till nästa sommar? Du är inte ensam!


Här är de fem etapper som flesta av oss går igenom:

Etapp 1: Förnekelse – Det är inte så dåligt!
Du är tillbaka på jobbet men tänker fortfarande på stranden och lata dagar. Du tar morgonkaffe och tänker – det är inte så dåligt. Du är även glad att du ens har ett jobb idag.

Etapp 2: Ilska – &%#!?#?!!!
Du öppnar ditt mejl och hoppas att det är bara en ond dröm! 1543 olästa mejl och ändringar i projekttidsplanen. Du hoppas att allt kommer att försvinna när du öppnar ögonen igen…nej, det gick inte…Nu börjar du att räkna dagarna till nästa semester.

mejl

Etapp 3: Förhoppning – Du kan fixa det
Det finns alltid hopp. Om du kan bara följa deadlines och överleva fram till lunchen, så kommer allt att bli bra.

Etapp 4: Depression – Det är så meningslöst!
Åh, hej skrivbord, igen. Var min arbetsplats såhär deprimerande? Och varför tar dagen aldrig slut?!

Etapp 5: Godkännande – Äntligen fredag!
Det finns inget mer du kan göra. Livet är som det är, semestern är över, och nu är det bara att vänta till fredag. Men på fredag, då, då ska du ha det roligt igen!

fredag

Vi vet att återvända till jobbet kan kännas tungt. Därför, gör vi på Webforum allt för att underlätta ditt dagliga arbete så att du kan jobba effektivare med dina projekt. Här tipsar vi om hur du kommer igång med jobbet efter en lång semester:

Ha en mjuk uppstart
Det är lättare om du kommer tillbaka från semestern på en onsdag och har kortare jobbvecka. Börja dagarna med att läsa mejl, planera arbetsuppgifter och samla energi för att kicka igång kommande vecka.

Stressa inte
Försök att prioritera och planera dina arbetsuppgifter utan avbrott. Ha kvar autosvar ett par dagar till. Om det finns möjlighet – boka inga möten de första dagarna efter semestern.

Planera roliga aktiviteter i höst
Sätt kortsiktiga och långsiktiga mål för att förlänga semesterkänslan och orka mer på jobbet. Se till att du kommer igång med träningen eller vad det nu kan vara som du skjutit upp. Boka in en ny resa som du länge tänkt på. Du kan även boka in några middagar med familj och vänner.

Bara börja
Planera kick-off med kollegorna och diskutera kring ett ämne som är aktuellt för er organisation. Du är garanterat inte ensam om att känna dig lite sliten efter semestern och kanske finns det arbetsuppgifter ni kan hjälpa varandra med.

Tidrapporteringsmallar för byggföretag

Behöver du ett enkelt sätt att rapportera arbetstid? Känner du dig inte redo att börja använda ett tidrapporteringssystem? Vi erbjuder dig kostnadsfria mallar som passar enklare projekt inom byggbranschen.

Tidrapportering bygg

Ladda ner mall för anställda (PDF)      Ladda ner mall för projektmedlemmar (PDF)

(För att du ska kunna utnyttja all funktionalitet rekommenderar vi att du laddar ner mallen och öppnar PDF-filen med Adobe Acrobat)

Vem kan använda tidsrapporteringsmallen?

Våra kostnadsfria mallar är gjorda för mindre företag med få anställda eller byggverksamheter med ett enkelt rapporteringsbehov. Våra mallar är ett bra sätt att börja med den interna rapporteringen och ta ett steg mot ett strukturerat arbetssätt.

Mallen för anställda kan vara användbar för företag med få anställda, timanställda eller anställda under vissa perioder. Med våra mallar kan du på ett enkelt sätt fylla i tidrapporter och mäta nedlagd tid.

Mallen för projektmedlemmar/konsulter är anpassade för mindre byggverksamheter eller dig som jobbar som konsult inom byggbranschen. Känner du att det uppstår en del begränsningar eller onödig administration då rekommenderar vi att du provar tidrapporteringsmodulen i Webforums system. Då får du underlag för både fakturering och projektuppföljning i ett och samma system där du dessutom samlar all annan projektinformation.

Så fungerar mallen:

För varje kund använder du en ny PDF-kopia av mallen för företagare där du rapporterar arbetsuppgifter samt arbetad tid per uppgift. Vi rekommenderar att du använder Adobe Acrobat för att automatiskt kunna summera samtliga arbetstimmar i mallen.
Varje anställd behöver ha en ny PDF-kopia av mallen för anställda där de rapporterar arbetad tid för sina arbetsuppgifter. Rapporterad tid per dag summeras automatiskt om du använder Adobe Acrobat.

När är det dags för ett riktigt tidrapporteringssystem?

Om ditt företag har som mål att växa hantera byggprojekten effektivare då är det dags att börja använda ett kraftfullt tidrapporteringssystem. Det finns ett flertal fördelar med att använda Webforum, framför allt att du får mycket mer för dina pengar än bara en tidrapporteringsmodul. Med Webforum får du till exempel också underlag för fakturering och projektuppföljning i ett system. Du kan följa nedlagd tid, kvarstående tid per aktivitet och övriga kostnader. Genom att kunna se kostnader per projektaktivitet blir tidrapporteringen en integrerad del av din finansiella uppföljning.

Läs mer om vårt tidrapporteringssystem.

Webforums tidrapporteringssystem har flera fördelar jämfört med att använda tidredovisningsmallar:

✅ Samla alla information kopplat till projekt på ett ställe
✅ Automatiskt underlag till fakturering
✅ Fullständig överblick av fakturerbara timmar
✅ Minimal administration
✅ Realtidsuppföljning på projekt och anställ
✅ Rapportering på webben eller i din smartphone

Är du intresserad av att testa Webforums tidrapportering? Hör av dig till oss för en demo!

Boka demo

Nyckel till ett lyckad projektplanering för byggföretag

En av de viktigaste utmaningarna i byggprojekt är effektiv koordinering och samarbete mellan avdelningar, leverantörer och resurser. Hur ser dina byggprojekt ut? Är dem ofta försenade eller levererar över budgeten? Lider du av ostrukturerad kommunikation mellan avdelningar och otillräcklig kontroll över aktiviteter?

projektplanering bygg

Du är kanske en optimistisk risktagare eller har en konservativ åsikt när det gäller anpassande till ny teknologi och metoder. Om detta är fallet så kan det finnas en risk att ditt byggföretag inte håller takt med de framsteg som gjorts för att öka effektivitet och lönsamhet inom projektplanering för byggföretag.

Utmaningar med projekthantering inom byggsektorn

Visste du att endast en tredjedel av alla byggprojekt blir färdiga i tid och över 60 procent blir dyrare än planerat? Det ultimata målet är att leverera ett framgångsrikt projekt i tid till din klient, samtidigt som du får vinst för dig och dina underleverantörer. Men att komma till den slutpunkten är inte lätt. Det krävs flera olika etapper som till exempel planering, samordning, design, budgettering, hantering, analys och kontinuerlig statusrapportering för att genomföra ett byggprojekt. För att kunna hantera projektuppgifter använder ofta byggföretag flera olika verktyg som ofta inte är sammankopplade. Detta leder till slöseri av resurser, tid och energi för att göra om samma saker i ett senare skede.

Varför göra projekthantering mer komplicerat än vad det behöver vara?

Tänk dig en projektvärld där digitala lösningar hjälper till att hantera scheman, samordna ansvarsområden, spåra framsteg, ta fram projektrisker och förenkla kommunikationen.
Genom att välja ett projektsystem som passar ditt byggföretag kan du säkerställa att dina byggprojekt utförs i tid, med lägre produktionskostnader och högre kvalitet. Istället för flera olika verktyg som inte håller måttet välj ett centralt projektstöd som passar hela verksamhet.

Webforum är ett bra exempel på ett kompetent och flexibelt projektverktyg som har en stor spridning och många nöjda kunder inom byggsektorn. Webforum hjälper organisationer att hantera sina byggprojekt på ett effektivt sätt och med en hög nivå av samverkanskapacitet.

Läs mer om värdefulla funktioner för smartare byggprojekt.

projektplanering byggföretagTotalt översikt i realtid

Med ett komplett projektstöd, som till exempel Webforum, kan en ledningsgrupp alltid ha en tydlig överblick i realtid över alla projekt. Genom att kunna följa upp aktiviteter, resurser och kostnader i realtid kan organisationer genomföra sina uppgifter i tid, hålla sina leveranser effektiva och få nöjda kunder.

Läs mer om resurshantering.

Kontroll och styrning

Välj ett projektverktyg där du som projektledare har kontroll över alla aktiviteter i dina projekt. Med hjälp av ett omfattande projektstöd kan du samla alla projektrelaterade aktiviteter på ett ställe, planera, dra upp tidslinjer, styra resurser och följa upp dina projekt i realtid. Få bättre kontroll över finanser och jämföra budgeterade kontra faktiska kostnader genom att följa alla kostnader kopplade till projektaktiviteter.

Läs mer om projektplanering.

Strukturerat samarbete och delaktighet

Kommunikation har en stor inverkan på byggprojektets framgång. Få ett effektivare samarbete genom att välja ett centraliserat projektstöd där alla inblandade i ett projekt har tillgång till dokument, filer, ärende, kalender, gruppuppdateringar och arbetsflöden. Med hjälp av Webforums avancerad behörighetsstyrning kan användaren få en konsoliderad sikt över projekt, aktiviteter och kommunikationen kring deras uppgifter.

Läs mer om kommunikation.

Gör som många andra organisationer inom byggbranschen

Tyréns, Sveriges ledande konsultföretag inom samhällsbyggnad lyckades skapa struktur bland tusentals filer och effektivisera deras byggprocesser genom att minska den icke värdeskapande tiden. Tyréns använder Webforum som projektstöd och standardverktyg i sina projekt sedan 2012. Värdet för dem är framförallt att smidigt kunna hantera stora informationsmängder och möjligheten att strukturera navigationen med metadata.

tyrens projektplanering

En bra planering är lika med ett bra slutresultat. Vill du också vara med i framkant när det gäller digitala lösningar och avancerade projektverktyg för att skapa effektivare byggprojekt? Med hjälp av ett komplett projektstöd som Webforum kan din organisation ta ett steg fram till strukturerat samarbete som genererar resultat. Fyll i formuläret nedan för att se om Webforum passar dina behov.

Boka demo