Förändringsledning som ger resultat

Står du inför ett förändringsarbete men vet inte hur du ska börja? Denna gång träffar vi specialisten och rådgivaren Anna Olsson från Unova Consulting som svarar på våra frågor och ger viktiga tips för hur du ska lyckas med förändringsarbete.

anna olsson förändringsledning

Många pratar om förändring idag men det är inte så många som vill förändras. Varför är det jobbigt att förändra sig?
Det är egentligen ett friskhetstecken, vår hjärna har en enda uppgift: att hålla oss vid liv. Det gör den på två sätt: den ser till att vi minimerar risker och att vi maximerar belöning/tillfredställelse. Förändring innebär oklarheter och att röra sig i ny terräng=hög risk=gör inte det. Dessutom tar det tid att förändras=belöning för det nya uteblir=vi gör det som kortsiktigt belönar oss.

Nästan alla organisationsförändringar medför krav på beteendeförändringar. Hur skapar man vilja till förändring bland sina medarbetare?
Det är två delar som behöver finnas med: 1. Att ge medarbetarna kunskap om vad som händer i förändring och hur de kan leda sig själva bättre genom förändringen (se första frågan) och 2. För att människor ska vilja en förändring så måste de förstå VARFÖR förändringen sker, och varför den sker just nu och få möjlighet att förstå vad den betyder för just dem. Alltför ofta kastar sig organisationer direkt på utbildning efter en kort presentation av varför det är viktigt, utan att ha försäkrat sig om att alla förstår.

För att kunna utföra en lyckad förändring måste organisationen vara redo för ett förändringsprojekt. Hur vet man om en organisation är beredd eller inte?
Det är flera faktorer som påverkar det. Tex: Hur många förändringar påverkas organisationen av samtidigt? Hur har tidigare förändringar uppfattats/genomförts? Hur duktiga är cheferna på att leda i förändring? I hur hög grad behöver man förändra sitt arbetssätt? Kommer de flesta uppfatta resultatet som positivt eller negativt? (rationaliseringar kan ju vara en önskvärd nytta av projektet, men det kan innebära att kollegor blir av med jobbet). Det går att mäta förändringsmognad i en organisation, det är en bra utgångspunkt för att tillsätta resurser och planera en förändring.

Kan ett verktyg för strukturerat samarbete vara till hjälp under förändringsarbete?
Ja, på många sätt. Dels därför att det gör det enklare att vara säker på att alla får samma information, att det finns information tillgänglig (och kommunikationsbehovet är enormt i förändring). Dels därför att det är viktigt att dela framgångar och motgångar och lära av varandra, det är en viktig faktor i att ha högt tempo i en förändring.

Vad är det som krävs för en lyckad förändringsresa?
I undersökningar som gjorts sedan 1999 (Prosci Inc) så hamnar samma faktor på första plats varje gång: Ett aktivt och synligt sponsorskap. Dvs att ansvariga chefer och ledare finns med under hela förändringen, (fram tills effektmålen har nåtts), att de talar om förändringen i alla sammanhang, deltar i den, lyfter goda exempel, hanterar svårigheter och vidtar åtgärder för att det ska lyckas.

Anna, kan du dela några praktiska tips kring förändringsledning med våra läsare?
Prio ett skulle jag säga är att öka kunskapen om förändring och att leda sig själv och andra genom förändring i hela organisationen. Prio två att ledningen definierar ett sätt som man alltid ska använda då det handlar om förändring som kräver beteendeförändring. Det viktigaste är inte vilken metod en organisation använder, det är ATT man använder en metod och gör det konsekvent. Om man sedan vill bygga upp egen kompetens internt som förändringsledare eller ta hjälp utifrån spelar ingen roll, men det är en strategisk fråga på ledningsnivå.’

Vilka är de vanligaste misstagen inom förändringsledning? Hur gör man för att undvika dessa misstag?
Att överskatta alla inblandades insikt i varför förändringen sker och vad det innebär för dem, och att underskatta behovet av särskilda resurser för att driva förändringen. ”Det är väl chefernas jobb” säger många, men i en förändring ska de ju också förändra sitt sätt och leda. Vi tror gärna att vi är rationella på arbetet, men vi styrs lika mycket av våra känslor som annars, vi är bara bättre på att efterrationalisera. Så för att klara den föränderliga vardag de flesta lever i så krävs det många insatser och stöd till alla inblandade.

Läs mer om Unova Consulting på www.unova.se eller kontakta Anna Olsson på anna@unova.se.

5 tips för dig som vill lyckas med komplexa projekt

Upp med handen om du har fått ansvar för ett stort projekt och undrar i vilken ände du ska börja! Vi vet hur det känns, eftersom vi stöttar stora och komplexa projekt varje dag. Här presenterar vi några saker att tänka på innan du sätter igång.

komplexa projekt

Säkra sammanhang & verksamhetskunskap

Många projektledare dyker rakt ned i projektplanen utan att tänka ordentligt på sammanhanget. Ta ett steg tillbaka! Samla kunskap av hur organisationen fungerar och hur projektarbetet är organiserat. Diskutera frågan internt och gå igenom uttalade och outtalade rutiner, normer och arbetsprocesser. Om du kommer in i ett projekt som extern konsult och har begränsad kännedom om den aktuella organisationen kan en idé vara att ta ett möte med den ansvariga inom det område projektet hör hemma för att få veta mer. Det kan ibland vara en bra idé att försöka få med resurser som kan och förstår verksamheten.

Skaffa kontroll & överblick

I många projektsituationer uppstår behov av att snabbt få en överblick, samarbeta kring dokument eller se projektstatus. Lyckligtvis finns det många bra samarbetsverktyg som kan vara till hjälp i komplexa projekt. Med dessa verktyg kan alla samarbeta, få tillgång till rätt information, skapa, ändra och arbeta med sina aktiviteter och kommunicera kring projekt. Ett exempel på ett samarbetsverktyg som möjliggör aktivt projektengagemang och gör det enklare för ditt team att organisera projektaktiviteter på ett strukturerat, flexibelt och visuellt sätt är Webforum. Se till att välja ett verktyg som passar ditt projekt! Ta inte befintliga verktyg för givet när du ska dra igång ett komplext projekt, utan utvärdera ett par olika alternativ.

Läs mer: Kasta inte bort möjligheten till effektiv uppföljning av projekt

Omfamna riskerna

Alla erfarna projektledare vet att riskhantering spelar en viktig roll i projektledning men hur många fokuserar på en aktivt riskhantering under hela projektresan? Det är lätt att missa någon risk, så se till att alla bidrar till riskidentifiering, utvärdering och åtgärder.

Systematisera riskhanteringen för att undvika onödiga kostnader och problem innan de inträffar! Många verktyg har ett inbyggt stöd för riskhantering där du kan värdera riskerna utifrån allvarlighet och sannolikhet. I vissa verktyg, som t.ex. Webforum, kan du även koppla alla identifierade risker till en ansvarig person och initiera en åtgärd. Genom ett sådant arbetssätt har du kontroll över samtliga risker och dess nuvarande status. Dessutom hanteras åtgärderna i samma verktyg, vilket snabbar upp arbetet.

Vill du veta mer? Ladda ner guide till riskhantering i projekt.

Dra nytta av styrgruppen

Har du, som många andra projektledare, så bråttom att få ordning på målformulering och projektplaner att du hoppar över att lära känna och förstå styrgruppen? Det borde du inte göra! Avsätt tid för ett kort möte med varje styrgruppsmedlem för att förstå vad som är viktigt för dem och testa om dina planer accepteras eller om ytterligare arbete behövs. Det är ofta väl investerad tid i ett komplext projekt.

Du undrar varför? Det är värt insatsen eftersom ditt projekt förtjänar ett aktivt sponsorskap. Du får oerhört viktigt hjälp om styrgruppsmedlemmarna aktivt promotar och stöttar projektet samt pushar information till rätt målgrupper. Det är alltid viktigt att du har styrgruppens stöd, men ännu viktigare när det gäller komplexa projekt som ofta berör flera olika delar av organisationen.

Led förändringen

Att leda eller delta i ett projekt innebär i sig att vara delaktig i en förändring. Även om ditt projekt inte direkt handlar om en förändring i praktiken syftar ju alla projekt till en förändring på ett eller annat sätt. Ofta måste man förändra beteenden eller arbetssätt i organisationen eller införa en ny projektmodell för att öka effektiviteten och nå resultat.

En viktig hörnsten i förändringsledning är tillgång till information. Säkerställ att du har bra digitalt stöd i förändringen och att du kan säkra snabb tillgång till rätt information, ett effektivt samarbete och bra uppföljning mot plan. Ett bra samarbetsplattform skapar också möjlighet för alla att vara med och bidra. Tillgång till information är en viktig början, men aktivt engagemang är ännu bättre.

Webforums ultimata spellista för olika projektsituationer

Vad innebär det att leda projekt? Det innebär hårt arbete, långa arbetstimmar, frustration, skratt och glädje. Vi på Webforum försökte att knäcka koden och illustrera olika projektsituationer med musik. Här kommer vår ultimata spellista fylld med låtar som inspirerar till att krossa gemensamma mål och ökar produktiviteten.

När du vill synka med alla intressenter, leverantörer och projektmedlemmar:
Limahl – Never Ending Story – 1984

När dagen aldrig tar slut och du får ingenting gjort:
Talking Heads – Road To Nowhere

När det känns som att projektet är på väg åt fel håll:
AC/DC – Highway to hell

Projektet har hamnat i en monoton fas:
Thomas Stenström – Slå mig hårt i ansiktet

När du får en tydlig överblick över alla projektaktiviteter:
Survivor – Eye Of The Tiger

När du har 99 olösta ärenden, en vecka till deadline och inga resurser:
Queen – I Want To Break Free

När du måste be om mer pengar eller resurser:
ABBA – Money, money, money

Ditt byggprojekt är klart!
Starship – We built this city

Deppmusik när du känner dig ensam med alla problem:
Céline Dion – All By Myself

När alla går hem för dagen och du sitter kvar med den där rapporten som måste vara klar i morgon:
Michael Jackson – Working Day and Night