Skapa textfiler i Dokument

Det är snabbare och enklare att lägga till en fil direkt i Webforum snarare än att först skapa den på din dator och sen ladda upp den. Vi har nu lagt till möjligheten att skapa textfiler som en extra möjlighet förutom word, excel och powerpoint som har funnits förut. Den här förbättringen gör också att vi kan ta bort fliken ”Dokument utan fil” från gränssnittet för uppladdning av fil. Om du har behov av bara beskrivning, attribut etc. så rekommenderar vi nu att du skapar en tom textfil som kan hålla informationen. 

 

Välj flera värden i filter

Många av våra användare har mycket stora dokumentstrukturer och litar på sökningar och filtrering för att snabbt komma åt den information de behöver. En specifik sökning kan också sparas och delas med andra användare – lite som spellistor på Spotify! Nu gör vi det möjligt att filtrera på fler än ett fält för attribut som har flervalsfält. Samma beteende som våra användare gillar i Ärenden och Listor.

Projektets startsida – få koll på vad som händer! (BETA)

Vi vet att ni vill ha en översikt över vad som händer i projektet och att projektgruppen behöver en plats att samarbeta och få en gemensam bild av hur det går. I februari släpper vi en beta av vår nya startsida för projekt. Startsidan innehåller grundläggande information om projektet – beskrivning och medlemmar. Här hittar du också ett händelseflöde som ger dig en snabb översikt över vad som hänt med de dokument och ärenden du har tillgång till i projektet.

Snart kommer vi också inkludera möjligheten att dela med dig av viktig kommunikation om projektarbetet på startsidan. Glöm epostgrupper och ha samtalet där det hör hemma – tillsammans med resten av projektinformationen, -arbetet och leverablerna. Konversationer på projektets startsida beräknas släppas någon gång under de närmaste månaderna.

Passa på att prova startsidan före alla andra och påverka utvecklingen genom att ge feedback. Kontakta oss på support@webforum.com.

Snyggare PDF av ärenden

Nu i januari har vi  gjort utskriften av ärenden som PDF lite snyggare genom att vänsterjustera flerradiga textfält.

Att kunna skriva ut/spara ärenden som pdf är oerhört viktigt för vissa av våra kunder och vi har givit en hel del kärlek åt den funktionen under 2017. Tack till alla er som kontaktat oss – vi uppskattar er återkoppling! Utifrån den har vi gjort ett antal förbättringar i designen:

– Det går nu att välja flera ärenden på en gång och välja ”Spara som pdf” från knappraden.
– Vi sparar din fältuppsättning till nästa gang du skapar en pdf.
– Om ni använder egna fält för projekt går även de att välja när man skapar pdf av ärenden i projektet.
– Långa texter kan nu löpa över flera sidor
– Formateringen av pdf:en har förbättrats.
– Pdf:en kan sparas direkt i projektets dokumentflik.

Spara Officedokument som PDF

PDF är ett bra format att spara dokument som är både enkelt och läsbart från nästan alla enheter och dessutom säkert. Många använder PDF som portabelt och säkert format för kontrakt, ritningar etc. Vi har gjort det lite lättare att skapa PDF:er från dina dokument genom att lägga till möjligheten att spara officedokument som PDF på dokumentmenyn i Webforum. När dokumentet skapats som PDF kan du enkelt ladda ner det till din dator eller spara det direkt i Dokument i Webforum.

Rollbaserad behörighet i projekt

Vi tror på transparens! Vi tror att när människor vet vad som behöver göras och var de kan bidra så händer saker. Särskilt om det det är synligt och uppmuntrat att agera.
Men vi förstår också att tillgång till information – i form av till exempel ärenden/arbetsuppgifter eller dokument – vanligtvis behöver struktureras.

resurser i projekt
Det ger klara fördelar att strukturera informationen:

– Gör det lättare att fokusera genom att ta bort bruset från oväsentlig information
– Det minskar motståndet mot att dela information då gruppen man delar med är definierad och relativt liten
– Det gör att man kan ha fördelarna med att samla all information på ett ställe och fortfarande kontroll över vem som ser vad

Flexibla behörighetsinställningar har alltid varit del av Webforums erbjudande och nu tar vi ytterligare ett steg för att göra behörigheterna lättare att använda genom att introducera rollbaserad behörighet för projekt. Vi har redan möjligheten att skapa behörighetsgrupper för webbarbetsplatsen och nu ger vi dig möjlighet att skapa grupper på projektnivån för att enkelt kontrollera behörigheten i det individuella projektet.
Projektadministratörer – med full behörighet i projektet – kan skapa grupper i projektets Admin-flik. Typiskt motsvarar grupperna olika roller i projektet, till exempel ”underleverantörer” eller ”arkitekter” etc. Sen använder du grupperna för att sätta upp behörighet på mappar occh ärendelistor och lägger enkelt in och tar bort användare från projektgrupperna. Att jobba med projektroller ger en säker och stabil behörighetsstruktur. En grupp i ett projekt kan bara användas för att sätta upp behörighet i det projektet.

Nytt år och nya utmaningar!

Jag skulle vilja att vi tar en titt på det gamla året och firar vad vi har åstadkommit under 2017. Det är så lätt att man bara tuffar vidare eller bara minns alla de utmaningar och misslyckanden som man brottas med.
Här följer en sammanställning av de viktigaste förbättringarna i Webforum 2017. Sammanlagt har vi släppt mer än 380 unika förbättringsåtgärder, buggfixar, och andra utvecklingsåtgärder under 2017 för att ge våra kunder och användare den bästa versionen av Webforum någonsin.

Nu ser vi fram mot ett ännu bättre 2018!

Karolina Jackson-Ward
Head of Product, Webforum AB

Dokument

Skapa nya Office-dokument direkt från knappraden i Webbforum

För att vara säker på att alla dokument är på rätt ställe från början kan du ny skapa nya dokument direkt i Webbforum. Dokumentet skapas i den mapp som är öppen. Tomma Word, Excel och PowerPoint-dokument skapas via knappen “Nytt” på knappraden.

Sätt upp prenumeration på dokument och mappar åt någon annan

Användare kan nu starta prenumerationer på mappar och dokument åt andra. En prenumeration betyder att man får en notifiering när innehåller i dokumentet eller mappen uppdateras. För att kunna starta en prenumeration krävs att man har rätt att uppdatera i mappen.

Autodesk Forge ersätter RasterEx

Vi är stolta över våra dokumentvisare och jobbar på att hela tiden göra det lättare och mer effektivt att visa och hantera dokument. En del i det arbetet är att byta ut RasterEx med marknadsledande Autodesk. Autodesk erbjuder en stabilare och mer framtidssäkrad visare för alla de vanligaste ritningstyperna.

Exportera metadata för en mapp

Det är nu möjligt att välja mappar för export av metadata. Det betyder att metadata för alla dokument i de valda mapparna inkluderas i exporten.

Sätt metadata när dokument klistras in

Det är nu möjligt att sätta metadata på dokument när dessa klipps och klistras in.

Möjligt att låta användare se behörighetsinställningar

En inställning har lagts till för vem som kan se behörighetsinställningarna på mappar och dokument. Standardinställningen är att bara användare med full behörighet eller den som skapat dokumentet/mappen och har uppdaterabehörighet kan se inställningarna för dokumentet/mappen. Nu blir det också möjligt att låta användare med behörighet läs få se inställningarna för behörighet.

Ärenden

Risker presenteras i ärendemodulen

Att ha koll på riskerna är en viktig del av alla projekt eller initiativ. Vi älskar risker – eller möjligheter – och har till och med publicerat en ebok på ämnet under 2017. Vi har också flyttat riskfunktionaliteten till projekten för att ge projektledaren större ägarskap över riskerna i sina projekt. Alla ärendetyper kan representeras som Risk. Risker har riskparametrar, som t ex Sannolikhet och Konsekvens, inkluderade i ärendet.

Pdf-utskrift av ärenden

Att kunna skriva ut/spara ärenden som pdf är oerhört viktigt för vissa av våra kunder och vi har givit en hel del kärlek åt den funktionen under 2017. Tack till alla er som kontaktat oss – vi uppskattar er återkoppling! Utifrån den har vi gjort ett antal förbättringar i designen:
– Det går nu att välja flera ärenden på en gång och välja ”Spara som pdf” från knappraden.
– Vi sparar din fältuppsättning till nästa gang du skapar en pdf.
– Om ni använder egna fält för projekt går även de att välja när man skapar pdf av ärenden i projektet.
– Långa texter kan nu löpa över flera sidor
– Formateringen av pdf:en har förbättrats.
– Pdf:en kan sparas direkt i projektets dokumentflik.

Förbättrad länkning mellan ärenden

Länkningen mellan ärenden har förbättrats. Det är nu lättare att skapa länkar mellan ärenden i olika listor och det går att skapa ett nytt länkat ärende direct från ett öppet ärende.
Kopiera ärendebilagor till Dokument
Bilagor som laddats upp till, eller skickats in med, ett ärende kan nu sparas till projektets dokumentflik. Klicka på pilen till höger om bilagans namn för att spara den som dokument.

Förbättrade listor

Varje ny lista får nu en egen nummerserie. Det första ärendet på listan är alltid nummer 1. Varje lista kan också ha en särskild person som är ansvarig och får notifiering när nya ärenden skapas i listan.

Skicka meddelande från ärenden

Vi har gjort det möjligt att välja flera ärenden/listobjekt och skicka en epost om dessa till en eller flera personer som är inblandade i ärendet. Du kan välja att skicka t ex till de som är tilldelade eller som skapat ärendetI ärendets historik visas vilka som fått meddelandet och vad det innehöll.

Prestanda och användbarhet

Snabbare listning av mappar

Något av det mest irriterande i livet är att vänta på att något ska hända. Vi har snabbat upp listningen av mappar för att du ska komma till de dokument du behöver snabbare.

Förenklade dokument- och ärendemenyer

Vi har förenklat dokument- och ärendemenyerna så att det ska bli lättare och snabbare att hitta det som du oftast behöver

Integrationsmöjligheter via utökat API

API – vad ska det vara bra för? Nästan allt!
De flesta känner redan till de magiska möjligheter som skapas med ett öppet API som låter er utnyttja data från en mjukvara i en annan. Eller som Austin Powers skulle säga: -” Integration, baby!” Du kan via ett API t ex synka dokument mellan två platser i olika (eller för all del samma) system. Eller automatiskt föra över fakturor från ditt fakturasystem och visa informationen i ditt projektstyrningssystem. Vi utökar kontinuerligt vårt API och har under 2017 lagt till möjlighet att t ex:
– Synka mappar med dess innehåll
– Synka övriga kostnader
– Hämta globala resurser
– Uppdatera metadata utan att uppdatera filen
Ta bort dokument
Du kan hitta hela listan över integrationsmöjligheter via API:t på api.webforum.com.

Säkerhet

Säkrare webbformulär med BankID-identifiering och Captcha

Möjligt att bestämma tiden för automatisk utloggning vid inaktivitet

För att göra det enklare att jobba med Webforum kan administratören välja hur lång tid det ska ta innan ni blir automatiskt utloggade vid inaktivitet. För ökad säkerhet och om ni har delade datorer rekommenderar vi en kortare tid. För ökad användbarhet – och om ni använder egna lösnordsskyddade datorer – kan ni låta det gå längre tid innan ni blir automatiskt utloggade. Administratörer hittar inställningen i Adminfliken på webbarbetsplatsnivå under inställningar för webbarbetsplatsen.

Leverantörsfakturor

I Webforum kan du följa upp både tid och kostnader för dina projekt. Vi förstår att kostnader kan vara väldigt olika i olika projekt och har därför bytt namn från leverantörsfakturor till övriga kostnader. Dessa kan nu också importeras via vårt API.

Administration

Separat flik för administration av projekt

Övriga kostnader kan aktiveras per projekt

Projektadministratörer (med full behörighet till projektet) kan välja om projektet behöver använda övriga kostnader. Inställningen hittar ni på projektdetaljerna och kan aktiveras om övriga kostnader är inkluderat på webbarbetsplatsen.