Tumnaglar, tumnaglar, tumnaglar

Förra releasen släppte vi en förhandsgranskning för pdf-dokument som blev en riktig hit. Vi fick ganska omedelbart önskemål om att ha tumnagelvyn som standard så att man inte behöver slå på den i varje mapp. Tumnaglar överallt! Så vi fixade det. När du slår på tumnagelvyn nu så kommer den stanna tills du gör ett annat val.

Använd kraften hos meta

Metadata är ett sätt att lägga extra lager av data på dokument. Det används av några av våra webbarbetsplatser som har stora mängder dokument och behov av extra struktur och sökmöjligheter. Metadatataggarna kan användas för att söka efter information eller organisera stora dokumentstrukturer. Utan möjlighet att använda strukturerad metadata för att organisera era stora dokumentmängder kan ni till exempel riskera att:

– Lägga för mycket tid på att leta efter relevant dokument
– Göra dubbel eller trippelarbete eftersom det är otydligt om leverabeln redan är på plats
– Förlora värdefull information i stora dokumentvolymer

I aprilreleasen introducerar vi möjligheten att uppdatera metadata för många filer utan att uppdatera själva filen. Det gör det lättare att hantera metadata i bulk utan att påverka versionshanteringen.

Se dina kollegor i ögonen

Visste du att vi blir mer effektiva i vår kommunikation om vi ser den vi pratar med, och att personer som ler oftare får positiva resultat i sin kommunikation? Det var två saker vi lärde oss från kommunikationskonsulten Maria Björk på Webforum Collaborate igår. Så en rekommendation är att ladda upp en leende profilbild på dig själv i Webforum så att dina medarbetare ser vem du är.

uppdatera avatar

Det kan du göra genom att klicka på din profilbild högst upp till höger när du är inloggad. Vi har gjort om bilderna till att visas i en mer modern och mjuk cirkelform. Så även om du redan har en bild kan det vara värt att kolla att du visar dig från din bästa sida.

Det blir lätt att göra rätt med dokumentmallar

Det finns många fördelar med dokumentmallar. Ett enhetligt utseende gör avsändaren och organisationens identitet tydligare. Det går att standardisera arbetsprocesser och jämföra utfall. Och man hjälper sina projekt på traven genom att ha fördefinierade mallar för tex krav- och checklistor.
Sluta slösa tid på att göra samma sak om och om igen när du skapar dokument – gör en mall!

skapa dokumentmallar

Nu inför vi systemstöd för lättare arbete med dokumentmallar. Varje projekt och även arbetsytan får en Mallmapp som bara administratörer ser i rotmappen. I mallmappen lägger ni de dokument som ska vara malldokument i projektet respektive arbetsytan (alla projekt). När en användare skapa nytt dokument via ”Nytt”-knappen i Dokument så kan de i ett första steg välja att skapa dokumentet från en mall. I ett projekt visas både projektspecifika och delade(arbetsytans) dokumentmallar.

Administratörer kan hantera mallar i mallmappen.

hantera mallmappen

Samarbeta med eller utan Gantt

Projekt och samarbete utförs på många olika sätt. Ibland är dokumenthanteringen kärnan och ibland behövs det inte alls. Ibland vill man ha en strukturerad Gantt med WBS (work breakdown structure), resurshantering, tidrapportering och kostnadsuppföljning. I andra samarbeten räcker det med en enkel att-göra lista. Här på Webforum tror vi att mjukvaran ska anpassa sig efter ert sätt att jobba och vi gör det därför möjligt att slå av planeringsfliken (Gantt) i projekt. Projektadministratören kan gå in i Inställningar i Admin för projektet och hitta checkboxar för att slå på och av Planering och andra moduler/funktioner/listor. Vårt tips är att sätta upp mallprojekt för att enkelt skapa en enhetlig struktur och dela kunskap och best-practice mellan team och projekt.