5 tips för dig som vill lyckas med komplexa projekt

Upp med handen om du har fått ansvar för ett stort projekt och undrar i vilken ände du ska börja! Vi vet hur det känns, eftersom vi stöttar stora och komplexa projekt varje dag. Här presenterar vi några saker att tänka på innan du sätter igång.

komplexa projekt

Säkra sammanhang & verksamhetskunskap

Många projektledare dyker rakt ned i projektplanen utan att tänka ordentligt på sammanhanget. Ta ett steg tillbaka! Samla kunskap av hur organisationen fungerar och hur projektarbetet är organiserat. Diskutera frågan internt och gå igenom uttalade och outtalade rutiner, normer och arbetsprocesser. Om du kommer in i ett projekt som extern konsult och har begränsad kännedom om den aktuella organisationen kan en idé vara att ta ett möte med den ansvariga inom det område projektet hör hemma för att få veta mer. Det kan ibland vara en bra idé att försöka få med resurser som kan och förstår verksamheten.

Skaffa kontroll & överblick

I många projektsituationer uppstår behov av att snabbt få en överblick, samarbeta kring dokument eller se projektstatus. Lyckligtvis finns det många bra samarbetsverktyg som kan vara till hjälp i komplexa projekt. Med dessa verktyg kan alla samarbeta, få tillgång till rätt information, skapa, ändra och arbeta med sina aktiviteter och kommunicera kring projekt. Ett exempel på ett samarbetsverktyg som möjliggör aktivt projektengagemang och gör det enklare för ditt team att organisera projektaktiviteter på ett strukturerat, flexibelt och visuellt sätt är Webforum. Se till att välja ett verktyg som passar ditt projekt! Ta inte befintliga verktyg för givet när du ska dra igång ett komplext projekt, utan utvärdera ett par olika alternativ.

Läs mer: Kasta inte bort möjligheten till effektiv uppföljning av projekt

Omfamna riskerna

Alla erfarna projektledare vet att riskhantering spelar en viktig roll i projektledning men hur många fokuserar på en aktivt riskhantering under hela projektresan? Det är lätt att missa någon risk, så se till att alla bidrar till riskidentifiering, utvärdering och åtgärder.

Systematisera riskhanteringen för att undvika onödiga kostnader och problem innan de inträffar! Många verktyg har ett inbyggt stöd för riskhantering där du kan värdera riskerna utifrån allvarlighet och sannolikhet. I vissa verktyg, som t.ex. Webforum, kan du även koppla alla identifierade risker till en ansvarig person och initiera en åtgärd. Genom ett sådant arbetssätt har du kontroll över samtliga risker och dess nuvarande status. Dessutom hanteras åtgärderna i samma verktyg, vilket snabbar upp arbetet.

Vill du veta mer? Ladda ner guide till riskhantering i projekt.

Dra nytta av styrgruppen

Har du, som många andra projektledare, så bråttom att få ordning på målformulering och projektplaner att du hoppar över att lära känna och förstå styrgruppen? Det borde du inte göra! Avsätt tid för ett kort möte med varje styrgruppsmedlem för att förstå vad som är viktigt för dem och testa om dina planer accepteras eller om ytterligare arbete behövs. Det är ofta väl investerad tid i ett komplext projekt.

Du undrar varför? Det är värt insatsen eftersom ditt projekt förtjänar ett aktivt sponsorskap. Du får oerhört viktigt hjälp om styrgruppsmedlemmarna aktivt promotar och stöttar projektet samt pushar information till rätt målgrupper. Det är alltid viktigt att du har styrgruppens stöd, men ännu viktigare när det gäller komplexa projekt som ofta berör flera olika delar av organisationen.

Led förändringen

Att leda eller delta i ett projekt innebär i sig att vara delaktig i en förändring. Även om ditt projekt inte direkt handlar om en förändring i praktiken syftar ju alla projekt till en förändring på ett eller annat sätt. Ofta måste man förändra beteenden eller arbetssätt i organisationen eller införa en ny projektmodell för att öka effektiviteten och nå resultat.

En viktig hörnsten i förändringsledning är tillgång till information. Säkerställ att du har bra digitalt stöd i förändringen och att du kan säkra snabb tillgång till rätt information, ett effektivt samarbete och bra uppföljning mot plan. Ett bra samarbetsplattform skapar också möjlighet för alla att vara med och bidra. Tillgång till information är en viktig början, men aktivt engagemang är ännu bättre.