Har du verkligen koll på hur det går i dina byggprojekt?

Slarvigt ifyllda Excelblad och ett evigt springande och ringande för att ta reda på status från rätt personer – känner du igen dig? Att ha stenkoll på vad som gäller vid varje given tidpunkt när du har flera byggprojekt igång samtidigt kan vara påfrestande. Samtidigt upplever många inom byggbranschen idag att det är svårt att få till en förändring som ger kontroll och en ordentlig överblick. Dock finns det bra stöd för dig som har en ambition att bli bättre.

Om du till exempel arbetar som projektchef består nog en stor del av din arbetsdag av att ha koll på både tid och pengar för att säkerställa att dina projekt blir affärsmässigt lyckade. Då är det inte heller ovanligt att annan informationshantering hamnar i skymundan. Men en bra översikt och effektiva processer är faktiskt nödvändiga för att hålla tidsplanen – och därmed även budget.

Bristande koordination skapar onödiga kostnader

I byggbranschen leder misstag till enorma kostnader och en betydande del av dessa kan härledas till bristande koordination och kommunikation. Det kan exempelvis handla om att vissa personer jobbar med fel underlag, äldre versioner av underlag eller att underlagen är bristfälliga redan från början. Om du lyckas få till en samordnad projektering samt bra koordinering under själva bygget, får du effektiva samarbeten och minimalt med ändringar på köpet.

Avvikelser – en inbyggd utmaning i byggbranschen

Det är få projekt i byggbranschen som genomförs helt utan avvikelser; de är snarare regel än undantag. Som vi alla vet kan avvikelser leda till stora kostnader – ibland mer än vad själva projektet var planerat att kosta från början. En utmaning är att detta till viss del är ett inbyggt problem i branschen, och ses nästan som en naturlig del i projekten. Man tar helt enkelt för givet att saker kommer att gå fel. Och för de som har ambition att driva utveckling kan det kännas nedslående att verka i en bransch där konsensus verkar vara att saker inte kan bli bättre.

Nu går det att arbeta effektivt – på riktigt

Idag lever och verkar vi i ett samhälle som är i ständig förändring. Många branscher har tagit stora kliv mot ett nytt och mer effektivt arbetssätt. Inom byggbranschen är det fortfarande vanligt att arbeta enligt det gamla sättet, men i takt med att hårdare krav ställs på lönsamhet och innovation är det ett måste att gå över till det nya sättet att arbeta. Det är inte längre okej att förutsätta svinn och framflyttade deadlines. I samband med pandemin har dessutom våra processer och arbetssätt verkligen flyttat online, vilket öppnat för möjligheten att arbeta effektivt – på riktigt.

Skapa effektivitet i varje led och skede

För att få till förbättringar behöver du ha effektiva arbetssätt och verktyg på plats. Dessa ska främja kommunikationen i projekten så att ritningar, leveransen, granskningar och ÄTA-hanteringar hanteras på ett korrekt sätt. För att lyckas krävs det att du har kolla på projektets alla skeden och kan visalisera detta. Det minskar risken för att projekt blir stillastående, fastnar i bygglovsprocessen eller att det uppstår förvirring i projekteringsskedet. Ju fler discipliner som är involverade, desto viktigare blir det att få till en tydlig struktur och samverkan mellan samtliga parter. 

Tydlighet om gällande handlingar

När du leder stora projekt eller har flera projekt samtidigt är det extra viktigt att säkerställa en tydlig informationsdelning. Det händer lätt att något faller mellan stolarna under tiden som handlingar granskas, justeras och sedan granskas igen. För att skapa tydlighet och struktur måste rätt personer kunna se den senaste, godkända versionen av alla relevanta handlingar, protokoll och tidsplaner.

Se till att du kan koordinera gällande handlingar och godkända underlag som du vet att alla inom projektet kan utgå ifrån. Det skapar en tydlighet för alla om vilka handlingar som är aktuella och när respektive part kan börja arbeta med sitt. För vad skulle exempelvis hända om el-ledningar börjar installeras och stommar gjutas innan den slutgiltiga och godkända versionen av ritningarna är färdig?

Våga vara bättre än branschen

I din roll är du delaktig i att bolaget levererar bra affärsresultat och tål att bli synat i sömmarna. För att kunna ligga i framkant måste ni hitta en lösning för era unika förutsättningar och våga ta ett rejält kliv framåt i samarbetet, inte bara göra som vanligt.

Att våga ta kontrollen på riktigt och följa hur det går i projekten är ett första steg i att skapa förbättringar. Det kräver dessutom att ni vågar utmana alla era projektledare att inte bara göra jobbet halvdant bara för att det är bekvämt. Förändring kräver modiga medarbetare och en ledning som kan ingjuta mod i sina projektledare och inspirera till ett bättre och mer effektivt arbetssätt.

Skapa struktur på riktigt

För att få ett helhetsgrepp om hur det faktiskt går i dina byggprojekt och hur alla medarbetare ligger till, är det nödvändigt att samla all information på ett och samma ställe. Det ska vara enkelt för de inblandade att få tillgång till de senaste, godkända handlingarna, ritningarna och all annan information som rör projektet. Ni ska kunna tydliggöra hur avvikelser ska hanteras, vilka besluts som tas, vilken kostnads- och tidspåverkan det har på projektet samt hur frågor loggas och besvaras. 

Strukturerad informationshantering som ger översikt och kontroll minimerar risken för att kostnader springer iväg. Om du vill skapa struktur på riktigt krävs förändring, för det är inte längre okej att jobba på det gamla sättet – speciellt inte när det finns möjlighet att hantera allt som är viktigt för projektet på ett och samma ställe. Så att du slipper springa omkring och leta efter personer eller jaga rätt på den senaste versionen av ett Excel-blad. 

Är du redo att se sanningen?

Webforum är en skalbar plattform för effektiva byggprojekt med kraftfulla funktioner för hantering av projekt, filer, risker, ärenden och mycket mer. Med vår tjänst kan du ha koll på alla dina projekt och även säkerställa att samtliga parter har tillgång till rätt information, vilket låter dig slippa ekonomiska kallduschar.

Läs mer om våra funktioner eller kontakta oss för att få veta mer om hur vi kan hjälpa dig att få kontroll och koll i dina byggprojekt.