Lättare att se och hantera vem som är projektadministratör

När det kommer till behörighet har vi tydliga rekommendationer för att inte trassla till det – var tydlig, skapa så få unika behörighetstyper som möjligt, planera i förväg (ska ni jobba med externa konsulter eller inte) och använd roller (grupper)! Vi har tidigare introducerat grupper på projektnivå för att underlätta och skapar nu en systemgrupp för Projektadministratörer. Syftet är att göra det lättare att förstå, se och hantera vilka som har total kontroll över projektet, inklusive dess behörigheter. Administratörer på webbarbetsplatsen och projektadministratörer kan lägga till och ta bort användare i gruppen i Admin-fliken för projektet under rubriken Projektgrupper. Alla användare som just nu har individuell behörighet satt som ”fullständig” på projektet kommer inkluderas i den nya gruppen Projektadministratörer.

De två användarna med fullständig behörighet kommer automatiskt inkluderas i gruppen Projektadministratörer.

Kolla vad som händer i projekten

Aktivitetsrapporten är ett utmärkt sätt att hålla sig uppdaterad på alla förändringar i dokumentationen i er arbetsyta. För att underlätta att se vilket projekt som berörs så kommer vi nu dela upp informationen per projekt. Dokumenten som ligger enbart i toppmappen visas under arbetsytan och projektdokumentationen under varje projekt. En ytterligare fördel är att personer som enbart har tillgång till sina projekt nu kan dra nytta av aktivitetsrapporten.

daily activity report

Engagera dina kollegor i konversationen

konversationer i projekt

Ingen gillar att tala för döva öron och med den här releasen ger vi dig möjligheten att rikta din kommunikation till rätt mottagare. Du kan nu nämna en specifik person eller grupp i ditt inlägg eller din kommentar på projektstartsidan för att skicka en notifiering till dessa via epost. Skriv bara @ i din text för att få upp en lista av personer och grupper att välja mellan. Notifiering skickas också automatiskt till den som författat ett inlägg om du skriver en kommentar på det.

Webinar – Nytt i Webforum, 20:e juni

Har du missat Webforums webinar om produktnyheter? Nu kan du lyssna på webinaret i efterhand!
Vår produktchef Karolina Jackson-Ward pratar om den senaste tidens utveckling hos Webforum och bland annat om:

– Webforums nya projektstartsida och varför du ska använda den
– Hur du sparar tid med förhandsgranskningar av ritningar och andra PDFer och
några andra spännande förbättringar i Webforum

 

Har du några frågor? Mejla oss gärna på support@webforum.com

Lättare att jobba med ritningar

Som produktchef blir jag lycklig när jag får kvitto på att den produkt vi skapar verkligen hjälper människor att bli mer produktiva och förenklar deras arbetsvardag. Jag har fått bekräftat från många att vår förhandsgranskning av pdf:er och bilder är en sån förbättring för våra användare. Den har minskat frustrationen och gjort det snabbare, enklare och roligare att jobba med stora arkiv som innehåller många ritningar och bilder.
Nästa förbättring är att vi nu gör det möjligt att öppna filen direkt från förhandsgranskningen. Klicka bara på förhandsgranskningen så får du den vanliga dialogen för ”öppna dokument”. Det har aldrig varit enklare att jobba med ritningar i Webforum!

Kommunikation blir konversation

I förra releasen blev projektets startsida kommunikationshubben för projektet. Men för att skapa en konversation krävs att fler personer kan blandas in. Svara på din kollegas inlägg och ge dem uppskattning för det jobb de utför eller förklara dina invändningar. Nu introducerar vi kommentarer på inlägg på startsidan så att du verkligen kan kasta dig in i diskussioner med dina kollegor. Självklart har projektadmin full kontroll och kan redigera eller ta bort inlägg och kommentarer.
Stavat fel? Oroa dig inte, do kan ändra eller ta bort dina egna kommentarer. Alla som har behörighet till projektet kan se konversationerna på projektets startsida.

Tumnaglar, tumnaglar, tumnaglar

Förra releasen släppte vi en förhandsgranskning för pdf-dokument som blev en riktig hit. Vi fick ganska omedelbart önskemål om att ha tumnagelvyn som standard så att man inte behöver slå på den i varje mapp. Tumnaglar överallt! Så vi fixade det. När du slår på tumnagelvyn nu så kommer den stanna tills du gör ett annat val.

Använd kraften hos meta

Metadata är ett sätt att lägga extra lager av data på dokument. Det används av några av våra webbarbetsplatser som har stora mängder dokument och behov av extra struktur och sökmöjligheter. Metadatataggarna kan användas för att söka efter information eller organisera stora dokumentstrukturer. Utan möjlighet att använda strukturerad metadata för att organisera era stora dokumentmängder kan ni till exempel riskera att:

– Lägga för mycket tid på att leta efter relevant dokument
– Göra dubbel eller trippelarbete eftersom det är otydligt om leverabeln redan är på plats
– Förlora värdefull information i stora dokumentvolymer

I aprilreleasen introducerar vi möjligheten att uppdatera metadata för många filer utan att uppdatera själva filen. Det gör det lättare att hantera metadata i bulk utan att påverka versionshanteringen.