Mindre uppdateringar

Vi jobbar kontinuerligt med att göra Webforum bättre för er. Här är några av alla de viktigare övriga förbättringar vi gjort under sommaren:

  • – “Spara som PDF“ fungerar nu också för de äldre Microsoft Office-filtyperna .doc .xls och .ppt precis på samma sätt som för de senare .docx .xlsx och .pptx.
  • – På projektstartsidan kan du nu se mer information om varje användare när du hovrar över deras bild. Jobbtitel, företag och mobilnummer visas om det är angivet.
  • – När man skapar en zip-fil av dokument i Webforum kan man nu välja att spara filen i Dokumentarkivet eller på din lokala dator.
  • – Om du skulle tappa uppkopplingen medan du redigerar ett dokument med vår plugin så får du nu välja var du vill spara filen istället på din dator. Förut sparade vi den alltid i tempmappen för Webforums plugin.
  • – Administratörer på webbarbetsplatsen kan nu välja ett eget standardmeddelande som skickas med i inbjudan för nya användare. Använd den t ex för att berätta hur ni hanterar persondata eller bara för att göra inbjudan mer personlig.

Bättre support för integrationer

Vi tycker att ni ska jobba på ett sätt som passar er. Ett sätt för oss att stödja det är vårt öppna API som gör det möjligt för er att integrera med andra system. Det går nu att uppdatera mappar via vårt API (PUT folder end point) och det går också att ändra projektnumret i projektdetaljen för att ha samma nummer i olika system. På varje webbarbetsplats måste varje projektnummer vara unikt så vi kollar att det inte redan finns när du ändrar.

Bättre översikt och kontroll för administratörer

Med ansvaret att administrera följer ett behov att ha kontroll – speciellt över vem som kan se vad. Vi har nu fler sätt att kontrollera hur behörigheten är uppsatt.  

Projektadministratörer kan se gällande behörighet för projektmodulerna i en användares detaljer.  

Den som är administratör för webbarbetsplatsen och nu också för ett projekt kan exportera en lista av användare för arbetsplatsen/projektet eller en grupp. Exporten innehåller numera också information om vem som bjöd in till webbarbetsplatsen och när.

Lättare att förstå vad som brinner

I widgeten för ärenden på webbarbetsplatsens Startsida, som normalt är den sida du ser först när du loggat in, visas de ärenden du är tilldelad. För att bättre förstå vad som är mest akut sorterar vi nu ärendena  efter slutdatum om sådant finns. Ärenden vars slutdatum passerats markeras i rött.

Inkludera externa källor

Länkar är ett naturligt sätt att dela och upptäcka innehåll på Internet. Nu kan du lägga länkar som dokument i ditt projekt eller din webbarbetsplats. En av fördelarna med att lägga länkar som dokument i Webforum är att du kan använda alla standardfunktioner för dokument som granskningar, godkännande, metadata etc för dina länkar. Så även om era entreprenörer vill ha kvar ett dokument i Sharepoint eller Google Docs så kan du lägga länken på rätt ställe i er dokumentstruktur för att ha ordning och reda på allt och en enda sanning om hur det ser ut. Eller dela en länk till konkurrentens hemsida för att säkerställa att ni har den senaste informationen i er konkurrentanalys. Du hittar möjligheten att lägga in en länk i “Lägg till”-menyn i Dokument.

Lättare att se och hantera vem som är projektadministratör

När det kommer till behörighet har vi tydliga rekommendationer för att inte trassla till det – var tydlig, skapa så få unika behörighetstyper som möjligt, planera i förväg (ska ni jobba med externa konsulter eller inte) och använd roller (grupper)! Vi har tidigare introducerat grupper på projektnivå för att underlätta och skapar nu en systemgrupp för Projektadministratörer. Syftet är att göra det lättare att förstå, se och hantera vilka som har total kontroll över projektet, inklusive dess behörigheter. Administratörer på webbarbetsplatsen och projektadministratörer kan lägga till och ta bort användare i gruppen i Admin-fliken för projektet under rubriken Projektgrupper. Alla användare som just nu har individuell behörighet satt som ”fullständig” på projektet kommer inkluderas i den nya gruppen Projektadministratörer.

De två användarna med fullständig behörighet kommer automatiskt inkluderas i gruppen Projektadministratörer.

Kolla vad som händer i projekten

Aktivitetsrapporten är ett utmärkt sätt att hålla sig uppdaterad på alla förändringar i dokumentationen i er arbetsyta. För att underlätta att se vilket projekt som berörs så kommer vi nu dela upp informationen per projekt. Dokumenten som ligger enbart i toppmappen visas under arbetsytan och projektdokumentationen under varje projekt. En ytterligare fördel är att personer som enbart har tillgång till sina projekt nu kan dra nytta av aktivitetsrapporten.

daily activity report

Engagera dina kollegor i konversationen

konversationer i projekt

Ingen gillar att tala för döva öron och med den här releasen ger vi dig möjligheten att rikta din kommunikation till rätt mottagare. Du kan nu nämna en specifik person eller grupp i ditt inlägg eller din kommentar på projektstartsidan för att skicka en notifiering till dessa via epost. Skriv bara @ i din text för att få upp en lista av personer och grupper att välja mellan. Notifiering skickas också automatiskt till den som författat ett inlägg om du skriver en kommentar på det.

Webinar – Nytt i Webforum, 20:e juni

Har du missat Webforums webinar om produktnyheter? Nu kan du lyssna på webinaret i efterhand!
Vår produktchef Karolina Jackson-Ward pratar om den senaste tidens utveckling hos Webforum och bland annat om:

– Webforums nya projektstartsida och varför du ska använda den
– Hur du sparar tid med förhandsgranskningar av ritningar och andra PDFer och
några andra spännande förbättringar i Webforum

 

Har du några frågor? Mejla oss gärna på support@webforum.com