Dokumenthantering

Dokumenthanteringssystem som skapar värde av din data

Arbete med byggprojekt centreras kring viktiga filer som ofta kan vara svåra att hantera på ett effektivt sätt. Lagring i olika databaser, versionshantering och bristfällig spårbarhet kan orsaka problem när du delar filer med interna och externa projektmedlemmar. Undersökning från analysinstitutet Gartner visar även att i en genomsnittorganisation finns elva kopior av varje dokument. Många projektledare tycker att det är skrämmande.

Genom att verkligen samarbeta kring dina dokument och strukturera dessa i Webforums dokumenthanteringsverktyg kan all informationen som finns skapa ett större värde i dina projekt. Med hjälp av funktioner som dokument- och filsamlingar, granskning, versionshantering, metataggning och klassificering i en och samma lösning sparar ni både tid och resurser.

Värdefulla funktioner för smartare dokumenthantering

Relationships
Håll alla i samma arbetsflödet
Samarbeta kring alla projekt i samma plattform och få den kontroll och överblick du behöver för att göra smartare beslut och prioritera rätt arbete. Integrera externa projektmedlemmar, partners och leverantörer och möjliggör samarbete med alla i samma arbetsflöde.
Relationships
Communications
Communications
Granska och dela dokument
Hantera behörighet och fildelning med hjälp av en smidig in- och utlåning av filer, behörighetsinställning och en kraftfull dokumentvisare. Starta ett granskningsflöde för att remissa ett dokument till en eller flera personer och få ett meddelande när alla har sagt sitt.
Documents box
Skapa värde med kringaktiviteter
Länka till dina dokument, ritningar och filler till ärenden. Länken leder per automatik till den senaste versionen av dokumentet i dokumentarkivet.
Documents box
Text and Graph listing
Text and Graph listing
Spårbarhet och historik
Följ alla åtgärder, viktiga händelser och ändringar som gjordes med hjälp av Webforums detaljerad logg med historiken. Få en tydlig bild på vad som skett historiskt med koll på datum, tid och utförare.
Search magnifying glass
Maximera tillgänglighet
Med Webforums dokumenthanteringssystem kan du strukturera och lagra dina dokument med maximal tillgänglighet. Dra och släpp dokument och mappar från din dator till dokumentarkivet. Kom åt information med hjälp av Webforums avancerade sökfunktionen som gör det möjligt att söka på filnamn, filens innehåll och information om filen.
Search magnifying glass
Laptop
Laptop
Arbeta online
Öppna och uppdatera dina dokument direkt från dokumentarkivet. Alla ändringar i dokument sparas i realtid med fullständig versionshistorik. Under uppdatering är dokumentet låst för ändringar och kan bara läsas av andra användare.

Några av funktioner inom dokumenthantering

  • Dra och släpp dokument och mappar från din dator
  • Maila dokumentlänkar i stället för dokumentbilagor
  • Kommentera dokument
  • Sätta behörigheter på enskilda dokument och/eller mappar
  • Granska och godkänna dokument
  • Redigera online
  • Metadatanavigering
  • Import/Export av många filer samtidigt inklusive metadata
  • Avancerad viewer för bl a ritningar
  • Dokumentsamlingar (samla specifika versioner av vissa dokument)
  • Utskriftsbeställning
  • Upphandlingsstöd (Publicering)

Titta på en video om hur man arbetar med dokumenthantering i Webforum

Andra funktioner