Grundkurs i projektstöd för byggbranschen

Den digitala utvecklingen är oerhört viktig för byggbranschens framtid på många plan. Att styra och leda ett stort projekt i byggbranschen innebär ofta att hålla reda på byggregler, tidplaner, externa leverantörer, kvalitetskontroller och ekonomiska uppföljning. Byggprocessen anses vara en grund för både större och mindre projekt. Ett byggprojekt kan innehålla extremt många moment tills byggnaden står klar och kan invigas. För att kunna hantera alla dessa moment använder man till sin hjälp ett system eller ett bygg branschanpassat projektverktyg.

projektstöd byggbranschen

Vad är ett projektsystem?

Projektsystem eller projektverktyg kan definieras som ett bibliotek där alla dokument kopplade till ett byggprojekt finns lagrade i en organiserad miljö. I ett projektsystem har man all tillstånd, beräkningar, avtal och allt annat av betydelse sparat. I ett byggprojekt sker det alltid mycket förändringar under arbetets gång och det är viktig att alla inblandade i projekt kan komma åt dokument och ritningar. För att alla ska komma åt den senaste versionen av dokument eller projekts statusrapport väljer man ofta ett projektsystem som ligger i molnet. Ett exempel på ett sådant system är Webforums verktyg där med hjälp av funktioner som dokumenthantering, projektplanering, tidrapportering, projektkontor och ärendehantering i en och samma lösning sparar man både tid och resurser. Webforum är bara ett exempel på ett komplext projektstöd som används bland annat inom byggsektorn.

Dokumenthantering inom byggprocessen

Dokumenthantering innebär att administrera och lagra dokument och andra elektroniska filer inom en organisation. Inom byggprocessen definieras en stor del av informationen som dokument. Till varje dokument hör en beskrivning av dess egenskaper. Denna beskrivning kallas ”metadata för dokument”. Dokumenthanteringen i byggsektorn omfattar mycket stora mängder information och filer som skall vara tillgängliga för alla deltagare i projektet och i vissa fall även externa leverantörer. Metadata är viktig för att effektivisera sökningen i dokumentdatabasen, få snabbare träffbild till rätt information och ange en tydlig beskrivning av dokumentets innehåll.
Den mest intensiva utväxlingen av dokument sker oftast i bygghandlingsskedet då byggnaden tar sin definitiva form. Eftersom det ofta är många aktörer från olika företag inblandade med ett flertal system så är det viktigt att benämningar på dokumentklasser är samordnad, vilket innebär att dokumentet betyder samma sak hos alla inblandade.

Typer av dokument

Inom byggbranschen arbetar man med olika typer av dokument och filer, exempelvis modeller eller ritningsdefinitionsfiler. Man kan dela in dokumenttyper i följande kategorier:

  • Administrativa dokument – dokument som används i stödjande aktiviteter i byggprocessen
  • Tekniska dokument – dokument som beskriver byggnadsverk och processer för deras utformning, uppförande och användning
  • Juridiska och ekonomiska dokument – dokument som berör projektets ekonomiska eller juridiska relationer
  • Referensdokument – olika externa dokument som kan användas som kunskapskälla under byggprocessen

 

projektstöd byggbranschen ritningar

Tidraportering

I en byggprocess ska alla inblandade rapportera tid. Med ett tidrapporteringsverktyg får man möjlighet att ange specifikt arbetad tid samt skriva kommentarer och dagboksanteckningar för varje byggprojekt. Många verktyg idag ligger i molnet vilket innebär att man kan rapportera sin arbetstid via telefon eller surfplatta även om man är ute på jobbet.
Elektronisk tidrapportering underlättar ekonomiarbetet eftersom det går att ta ut färdiga löneunderlag och tidrapporter direkt ur systemet.

Ladda ner gratis tidrapporteringsmallar för byggbranschen.

Tidrapportering bygg

Ärendehantering

En viktig del av byggprocessen är att hantera alla ärende som kommer under tiden projektet pågår. Ärende kan hanteras manuellt eller digitalt. Manuell hantering är mindre effektivt och det är nästan omöjligt att se trender eller analysera kvaliteten på utfört arbete. Å andra sidan, digital ärendehantering erbjuder bättre uppföljning, lägre personberoendet och bättre kontroll över arbetet. Med hjälp av ett ärendehanteringssystem man kan hantera betydligt fler ärenden och även kategorisera de fel som uppstår.

Kriterierna för projektstöd i byggbranschen

Det är grundläggande att ha ett system som alla kan förstå och ser nyttan i. Ofta deltar flera olika parter i ett byggprojekt, vilket skapar en utmaning att hantera kommunikation, behörighet och fildelning med interna och externa projektintressenter. Detta underlättas med hjälp av en smidig in- och utlåning av filer, behörighetsstyrning och en kraftfull dokumentvisare där komplexa filer och ritningar kan förhandsgranskas. Stöd måste finnas även för arbete med 3D-modeller, BIM och DWG.
Alla som deltar i byggprocessen måste använda samma systemet för att säkerställa att all information kommer att stanna kvar även om någon blir sjuk eller byter arbete i mitten av ett byggprojekt.
När det gäller integration och systemanvändning så är det viktig att verktyget anpassas även till dem som har minst IT mognad.
När en organisation väljer projektverktyg är det viktig att tänka på att världen inte står still. Ett krav som ligger på ett system idag kommer inte vara detsamma om 2-3 år. Därför är det väldigt viktigt att ha en bra dialog för att gemensamt diskutera med leverantören vilka funktioner som ska utvecklas framöver.

Ladda ner e-bok: Så väljer du rätt projektverktyg för byggbranschen

projektstöd byggbranschen e-bok

Struktur bland tusentals filer

För att ge exempel på hur strukturering och hantering av stora informationsmängder i ett byggprojekt fungerar presenterar vi ett case studie från samhällsbyggare Tyréns.
Tyréns är ett av Sveriges ledande konsultföretag inom samhällsbyggnad som skapar lösningar för en hållbar samhällsutveckling inom stadsbyggnad och infrastruktur.
Genom samarbetet med Webforum säkrar Tyréns tillgången till internetbaserade projektportaler som dessutom kan användas inom förvaltning av byggnader och anläggningar. Tyréns genomför tusentals uppdrag per år och deras kunder kan vara en kommun, trafikverket eller t ex en industri.
Projektstöd hjälper dem att få bättre struktur för att kunna hantera stora mängder information på ett användarvänligt, snabbt och överskådligt sätt. Deras projektportal måste fungera smidigt hela tiden och vara åtkomligt för alla projektdeltagare.
Stefan Persson är en av personerna på Tyréns som jobbar mest med kundens informationshantering med bas i Webforum.

Om man som vi i vissa fall har tiotusentals dokument i ett projekt så måste det vara smidigt att både hitta och administrera all information. Vi på Tyréns kan, utöver att vara aktiva i själva projektet, då också hjälpa kunden att lägga upp en bra struktur på sin informationshantering så att projektet löper smidigt och att det inte behövs ett separat projekt bara för att efter projektets slut få in all information till förvaltningen.” – Stefan Persson, BIM/GIS-strateg, region syd, Tyréns AB

Digitala möjligheter för byggsektorn

Bostadsbyggandet fortsätter att öka och utmaningar ställer nya krav på byggsektorn. Många byggprojekt är komplexa med många inblandade både ute på byggen och på kontoret. För att jobba smartare och på ett mer effektivt sätt utförs projektarbete genom en total projektöversikt med kraftfulla kalkyler som erbjuder full kontroll på kostnader, arbetsflöde och underleverantörer. Istället för ett rum fyllt mer pärmar och ritningar så kan man samla alla dokument och följa byggprojekt i ett verktyg.

Ett team som använder Webforums verktyg tillsammans

Utöver den praktiska fördelar så finns även nya krav på hantering av information som innebär att från och med den 1 januari 2016 ska det finnas elektroniska personalliggare på många byggarbetsplatser där byggverksamhet bedrivs. En personalliggare är en förteckning över vilka som är verksamma på byggarbetsplatsen och när de har börjat och slutat varje arbetspass. Syftet med personalliggare är att motverka svartarbete och främja en sundare konkurrens i byggbranschen. Elektroniska personalliggare kan kopplas till digitalt projektstöd och anpassas efter användarnas behov. På detta sätt kan man alltid ta fram statusrapporter och analyser direkt ur systemet.
Läs mer om nya lag och elektronisk personalliggare på Skatteverkets hemsida.

Boka Demo!

Är du redo att strukturera dina byggprojekt? Kontakta oss idag så hjälper vi dig att utvärdera dina möjligheter och ta ett första steg mot strukturerat samarbete.

Boka demo