Nytt år och nya utmaningar!

Jag skulle vilja att vi tar en titt på det gamla året och firar vad vi har åstadkommit under 2017. Det är så lätt att man bara tuffar vidare eller bara minns alla de utmaningar och misslyckanden som man brottas med.
Här följer en sammanställning av de viktigaste förbättringarna i Webforum 2017. Sammanlagt har vi släppt mer än 380 unika förbättringsåtgärder, buggfixar, och andra utvecklingsåtgärder under 2017 för att ge våra kunder och användare den bästa versionen av Webforum någonsin.

Nu ser vi fram mot ett ännu bättre 2018!

Karolina Jackson-Ward
Head of Product, Webforum AB

Dokument

Skapa nya Office-dokument direkt från knappraden i Webbforum

För att vara säker på att alla dokument är på rätt ställe från början kan du ny skapa nya dokument direkt i Webbforum. Dokumentet skapas i den mapp som är öppen. Tomma Word, Excel och PowerPoint-dokument skapas via knappen “Nytt” på knappraden.

Sätt upp prenumeration på dokument och mappar åt någon annan

Användare kan nu starta prenumerationer på mappar och dokument åt andra. En prenumeration betyder att man får en notifiering när innehåller i dokumentet eller mappen uppdateras. För att kunna starta en prenumeration krävs att man har rätt att uppdatera i mappen.

Autodesk Forge ersätter RasterEx

Vi är stolta över våra dokumentvisare och jobbar på att hela tiden göra det lättare och mer effektivt att visa och hantera dokument. En del i det arbetet är att byta ut RasterEx med marknadsledande Autodesk. Autodesk erbjuder en stabilare och mer framtidssäkrad visare för alla de vanligaste ritningstyperna.

Exportera metadata för en mapp

Det är nu möjligt att välja mappar för export av metadata. Det betyder att metadata för alla dokument i de valda mapparna inkluderas i exporten.

Sätt metadata när dokument klistras in

Det är nu möjligt att sätta metadata på dokument när dessa klipps och klistras in.

Möjligt att låta användare se behörighetsinställningar

En inställning har lagts till för vem som kan se behörighetsinställningarna på mappar och dokument. Standardinställningen är att bara användare med full behörighet eller den som skapat dokumentet/mappen och har uppdaterabehörighet kan se inställningarna för dokumentet/mappen. Nu blir det också möjligt att låta användare med behörighet läs få se inställningarna för behörighet.

Ärenden

Risker presenteras i ärendemodulen

Att ha koll på riskerna är en viktig del av alla projekt eller initiativ. Vi älskar risker – eller möjligheter – och har till och med publicerat en ebok på ämnet under 2017. Vi har också flyttat riskfunktionaliteten till projekten för att ge projektledaren större ägarskap över riskerna i sina projekt. Alla ärendetyper kan representeras som Risk. Risker har riskparametrar, som t ex Sannolikhet och Konsekvens, inkluderade i ärendet.

Pdf-utskrift av ärenden

Att kunna skriva ut/spara ärenden som pdf är oerhört viktigt för vissa av våra kunder och vi har givit en hel del kärlek åt den funktionen under 2017. Tack till alla er som kontaktat oss – vi uppskattar er återkoppling! Utifrån den har vi gjort ett antal förbättringar i designen:
– Det går nu att välja flera ärenden på en gång och välja ”Spara som pdf” från knappraden.
– Vi sparar din fältuppsättning till nästa gang du skapar en pdf.
– Om ni använder egna fält för projekt går även de att välja när man skapar pdf av ärenden i projektet.
– Långa texter kan nu löpa över flera sidor
– Formateringen av pdf:en har förbättrats.
– Pdf:en kan sparas direkt i projektets dokumentflik.

Förbättrad länkning mellan ärenden

Länkningen mellan ärenden har förbättrats. Det är nu lättare att skapa länkar mellan ärenden i olika listor och det går att skapa ett nytt länkat ärende direct från ett öppet ärende.
Kopiera ärendebilagor till Dokument
Bilagor som laddats upp till, eller skickats in med, ett ärende kan nu sparas till projektets dokumentflik. Klicka på pilen till höger om bilagans namn för att spara den som dokument.

Förbättrade listor

Varje ny lista får nu en egen nummerserie. Det första ärendet på listan är alltid nummer 1. Varje lista kan också ha en särskild person som är ansvarig och får notifiering när nya ärenden skapas i listan.

Skicka meddelande från ärenden

Vi har gjort det möjligt att välja flera ärenden/listobjekt och skicka en epost om dessa till en eller flera personer som är inblandade i ärendet. Du kan välja att skicka t ex till de som är tilldelade eller som skapat ärendetI ärendets historik visas vilka som fått meddelandet och vad det innehöll.

Prestanda och användbarhet

Snabbare listning av mappar

Något av det mest irriterande i livet är att vänta på att något ska hända. Vi har snabbat upp listningen av mappar för att du ska komma till de dokument du behöver snabbare.

Förenklade dokument- och ärendemenyer

Vi har förenklat dokument- och ärendemenyerna så att det ska bli lättare och snabbare att hitta det som du oftast behöver

Integrationsmöjligheter via utökat API

API – vad ska det vara bra för? Nästan allt!
De flesta känner redan till de magiska möjligheter som skapas med ett öppet API som låter er utnyttja data från en mjukvara i en annan. Eller som Austin Powers skulle säga: -” Integration, baby!” Du kan via ett API t ex synka dokument mellan två platser i olika (eller för all del samma) system. Eller automatiskt föra över fakturor från ditt fakturasystem och visa informationen i ditt projektstyrningssystem. Vi utökar kontinuerligt vårt API och har under 2017 lagt till möjlighet att t ex:
– Synka mappar med dess innehåll
– Synka övriga kostnader
– Hämta globala resurser
– Uppdatera metadata utan att uppdatera filen
Ta bort dokument
Du kan hitta hela listan över integrationsmöjligheter via API:t på api.webforum.com.

Säkerhet

Säkrare webbformulär med BankID-identifiering och Captcha

Möjligt att bestämma tiden för automatisk utloggning vid inaktivitet

För att göra det enklare att jobba med Webforum kan administratören välja hur lång tid det ska ta innan ni blir automatiskt utloggade vid inaktivitet. För ökad säkerhet och om ni har delade datorer rekommenderar vi en kortare tid. För ökad användbarhet – och om ni använder egna lösnordsskyddade datorer – kan ni låta det gå längre tid innan ni blir automatiskt utloggade. Administratörer hittar inställningen i Adminfliken på webbarbetsplatsnivå under inställningar för webbarbetsplatsen.

Leverantörsfakturor

I Webforum kan du följa upp både tid och kostnader för dina projekt. Vi förstår att kostnader kan vara väldigt olika i olika projekt och har därför bytt namn från leverantörsfakturor till övriga kostnader. Dessa kan nu också importeras via vårt API.

Administration

Separat flik för administration av projekt

Övriga kostnader kan aktiveras per projekt

Projektadministratörer (med full behörighet till projektet) kan välja om projektet behöver använda övriga kostnader. Inställningen hittar ni på projektdetaljerna och kan aktiveras om övriga kostnader är inkluderat på webbarbetsplatsen.