Proaktiv, pragmatisk och praktisk – det framgångsrika projektkontoret

Vill du veta hur man skapar ett välfungerande projektkontor? Jobbar med portföljstyrning? I veckans intervju träffar vi Karin von Knorring som ger dig en inblick i hennes vardag som konsult på Moment inom PMO och portföljstyrning. Du får bland annat veta vilka som är de största utmaningarna med ett projektkontor och de viktigaste punkterna man måste tänka på i ett PMO.

karin von knorring

Vad har du för bakgrund och erfarenhet inom projektkontor?

Jag har de senaste 10 åren haft förmånen att få jobba med strategisk utvecklingsplanering, aktiv portföljstyrning, nyttorealisering och effekthemtagning – projektkontorets kärnverksamhet. Jag är nu sedan några år tillbaka konsult på Moment inom området PMO, portföljstyrning och projektkontor. Förutom mina kunduppdrag inom området så leder jag tillsammans med en kollega Moments nätverk för projektkontorschefer. Innan jag blev konsult var jag bl.a. projektkontorschef på Pensionsmyndigheten där jag var med och byggde upp projektkontoret från myndighetsstarten 2010 fram till 2015.

Det finns många olika perspektiv och definitioner av projektkontor. Vad är din definition?

Jag brinner för projektkontorets kärnuppgift att säkra ”rätt projekt vid rätt tillfälle på rätt sätt” så att affärs- och verksamhetsplaner kan uppnås. I det ligger att samordna den strategiska utvecklingsplaneringen och att ansvara för en aktiv portföljstyrning. I den uppgiften är projektkontoret en central länk mellan högsta ledningen och det operativa genomförandet. Här har projektkontoret en viktig uppgift i att förse ledningen med relevanta beslutsunderlag och att operativt stödja projektledarna i genomförandet.
För att uppnå affärs- och verksamhetsplaner så innebär ”rätt projekt vid rätt tillfälle” också att effekten och nyttan ska säkras och hämtas hem. Här kan projektkontoret gärna ta en aktiv roll.
Utöver detta så är det vanligt att projektkontoret ansvarar för organisationens projektmodell och dess tillämpning, ofta har projektkontoret också ett linjeansvar för projektledare.

Läs mer om projektkontor. 

Du delar dina tankar och reflektioner kring PMO under hashtaggen  #minPMOspaning som har blivit viral på sociala medier. Kan du berätta lite mer om hur idén föddes och vad den handlar om?

Ett av mina ledord är ”keep it simple”. Det är lätt att börja krångla till både portfölj- och projektstyrningen. Det viktigaste för ett projektkontor är att alltid vara värdeskapande för sin organisation och att hålla sin portföljstyrning enkel och användbar.
Med #minPMOspaning vill jag på ett enkelt sätt ge inspiration kring hur projektkontoret kan ta plats och vara både konkret och märkbart. Jag ville hitta en egen form med ett eget uttryck, så jag funderade och brainstormade med mig själv och #minPMOspaning föddes.

Karin, du jobbar idag som konsult och hjälper organisationer att leda projekt, bygga upp projektkontor och förbättra sin projektverksamhet. Vad är vikten av ett väl fungerade projektkontor?

Ett väl fungerade projektkontor är högsta ledningens bästa hjälp för att styra och följa upp den långsiktiga utvecklingen, det är ofta stora investeringar som finns i projektportföljen. Ett väl fungerande projektkontor är en given framgångsfaktor för att stötta projekten och vara med och säkra ett effektivt genomförande. Projektkontoret har också en viktig uppgift i att utbilda styrgrupper och projektägare och att coacha projektledare.

Att etablera och forma ett effektivt projektkontor innebär ofta en lång resa. Vad är första steget?

Den första lågt hängande frukten ett nystartat projektkontor kan plocka är att skapa överblick, struktur och ordning bland projekten så att ledningen vet vad som pågår och hur mycket pengar som investeras i projektarbetet. Med det på plats kan projektkontoret förse ledningen med beslutsunderlag och lägesrapporter och aktivt börja stödja projektledarna.

Vad är mest fascinerande med ett PMO och varför?

Det som är så fascinerande med ett PMO är att där är man med i och mitt i den strategiska utvecklingen. Både genom att bistå ledningen med scenarios och beslutsunderlag och att stötta projekten för ett effektivt genomförande.

Du är expert på projektkontor och har bland annat varit projektkontorschef på Pensionsmyndigheten. Vilka är de största utmaningarna med projektkontor och vad är det som krävs för att driva ett effektivt projektkontor? Kan du ge oss några råd baserat på din erfarenhet?

Som projektkontorschef måsta man jobba långsiktigt och tålmodigt, bygga projektkontoret steg för steg, där varje steg ska vara värdeskapande och du behöver hela tiden säkra att du och ledningen går i takt. Det finns alltid en risk att man bygger förfinade processer och allt för krångliga uppföljningsmekanismer, utmaningen ligger i att hålla portföljhanteringen enkel med bara nödvändiga strukturer

Vad anser du vara de tre viktigaste punkterna som man måste tänka på i ett PMO?

Då vill jag skicka med tre nyckelord till alla PMO:er och projektkontor och det är att vara proaktiv, pragmatisk och praktisk.