Produktuppdateringar

Metadata inkluderas i versionshanteringen

Metadata – eller information om filen – är oerhört viktigt för att strukturera stora mängder filer. Många av vara kunder förlitar sig på metadata för att få svar på frågor som: Är den här versionen godkänd? Vilken byggnad/avdelning beskrivs i ritningen? Innehåller protokollet beslut?
En del av den här informationen är samma för alla versioner av dokumentet men en del attribut kan ändras från version till version.

Ökad kvalitet i processer och hjälp projekten komma igång

Genom att sätta upp fördefinierade strukturer och arbetsprocesser i mallprojekt kan du hjälpa projekten komma igång och garantera att alla jobbar enligt de processer ni etablerat. Du kan t ex sätta upp en mappstruktur med fördefinierade roller och behörighet. Du kan också skapa upp de ärendelistor som motsvarar era viktigaste strukturerade arbetsprocesser som fråga/svar eller avvikelsehantering. I dessa ärendelistor kan du nu inkludera de ärenden som behöver finnas på plats från början.

Listor kan nu ha olika ikoner i nya navigationen

Ärendelistor används i Webforum för att skapa strukturerade arbetsprocesser som har mycket data. Ett mycket bättre alternativ än att ha dessa listor i t ex excel!

Ärendelistorna kan motsvara många olika processer, våra kunder kan t ex ha en lista för hantering av ändringsförslag, en lista för skadeärenden och en checklista för saker som måste fixas innan nästa ledningsmöte. Varje projektadministratör kan sen välja vilka av dessa listor deras projekt behöver. Varje lista är en ärendetyp som kan ha egna datafält som passar den processen.

Nya navigationen för mig med projekt?

När du loggat in kommer du normalt till Startsidan för att sen gå till ditt projekt. Projektet når du enkelt genom att klicka på ”Välj projekt” i sidhuvudet. Då öppnas en lista med de projekt du senast varit inne i med möjlighet att söka efter ett annat projekt. Klickar du på projektets namn kommer du till projektöversikten. Klickar du på den lilla pilen till höger om projektets namn öppnas en meny för att gå direkt till en av modulerna i projektet – t ex projektets dokument.

Var först med att testa vår nya navigation!

Vår vision för projektet med en uppdaterad navigation och utseende för Webforum är: modernt utseende, maximalt med utrymme för arbetet och bort med förvirringen runt projekt/webbarbetsplatsnivå.

Vi är nu redo att låta er testa och berätta för oss om vi har lyckats med vårt uppdrag. För att slå på den nya navigationen, klicka på ditt namn i övre högra hörnet när du är inloggad och välj ”Prova vår nya navigation”  Sidan kommer laddas om med nya navigationen. På samma ställe kan du sedan byta tillbaka till ”klassiska Webforum”. Du kommer kunna byta mellan nya och klassiska navigationen så ofta du vill och inställningen påverkar ingen annan användare.

Informera alla inblandade om hur det går med ärendet

Även om vi starkt tror på en enda tilldelad på ett ärende för att minska risken för missförstånd och att saker hamnar mellan stolarna, vet vi också att varje ärende påverkar ett antal människor som behöver veta hur det fortskrider. Det kan vara allt ifrån att informera resten av gruppen att du tar ärendet till att informera en annan division om att en fråga har fått sitt svar. I novemberreleasen introducerar vi möjligheten att lägga till bevakare på ett ärende. Bevakare får epostnotifieringar om ändringar i ärendet. Notera att enbart projektmedlemmar med behörighet att läsa eller redigera ärendelistan kan läggas till som bevakare.

Flexiblare ärendelistor

De flexibla listvyerna i Webforum låter dig sätta upp precis den information som är viktig för dig och dina kollegor. Klicka på knappen kolumner i verktygsraden i en ärendelista för att välja de kolumner du vill se. När du är klar kan du spara vyn som ett filter eller till och med, om du är administratör, sätta den som standard för alla användare.

Vi har lagt till två nya kolumnval som du kan välja in för era ärendelistor.

Inbjudan till projekt

Från och med oktoberreleasen kan projektadministratören bjuda in nya (eller existerande) användare via epostadress till sina projekt. Nya medlemmar kan också bjudas in direkt till en projektgrupp.

Snabbare snabblistor i Dokument

Snabblistor är ett utmärkt sätt att hitta alla dokument som t ex har en specifik status oavsett var de är i strukturen. Vi har jobbat på prestandan så snabblistor nu laddas snabbare – i synnerhet i webbarbetsplatser med stora mängder dokument.

Använd metadata för att strukturera stora mängder dokument

I komplexa projekt är enhetlig metadata ofta av lika stor betydelse som innehållet i dokumenten. Vi gör det nu lättare att sätta metadata på en hel leverans av dokument. När du laddar upp dokumenten kan du välja att sätta samma metadata på alla dokument.

Uppdaterad plugin ger ökad kvalitet, prestanda och säkerhet

Webforums plugin för dokumenthantering i Internet Explorer och Chrome gör det enkelt att uppdatera dokument och att dra och släppa dokument och filer mellan den lokala datorn och Webforum.
I septemberreleasen kommer det en ny version av pluginen.

Öppen kommunikation skapar effektiva projekt

Effektivt samarbete kräver tydlig och öppen kommunikation. På projektets startsida finns ett konversationsflöde där alla inblandade projektmedlemmar kan ställa frågor, få svar och enkelt ta del av den kommunikation som redan finns i projektet.

En bild säger mer än tusen ord

För att göra det enklare att använda det kraftfullaste sättet att kommunicera kan du nu klistra in bilder direkt i ett ärende. Ta bara t ex en skärmbild och använd sedan Ctrl-V för att klistra in den direkt i ett ärende.

Lättare att jobba med Webforum

ånga studier visar att små irritationsmoment leder till en friktion i användningen av mjukvara. Därför jobbar vi hela tiden på att göra det enklare och smidigare i detaljerna. I augustireleasen släpper vi en rad sådana förbättringar.

Håll ordning på flikarna

Vi har många användare som gillar att ha olika moduler eller mappar öppna i olika flikar i sin webbläsare. För att göra det lättare för er att förstå vad de olika flikarna innehåller så visar vi nu modul- eller mappnamn först i flikens titel.

Översikt över alla dokumentgranskningar

Sedan tidigare finns det snabblistor för dokumentgranskningar som du deltar i och dokumentgranskningar du startat. Nu lägger vi även till en snabblista för alla pågående dokumentgranskningar så du kan ha koll på pågående arbete.

Enklare, renare, säkrare

Säkerhet och kontroll huvudsakligen handlar om att göra det enkelt att göra rätt. Därför jobbar vi på att göra systemet enklare och säkrare. Här är några av de senaste förenklingarna.

Det är de små detaljerna som räknas

Vi vill att det ska kännas lätt och trevligt att använda Webforum varje dag. I junireleasen inkluderar vi ett par mindre förbättringar som ni har frågat efter och som vi hoppas gör er lite gladare vare dag.

Dela dokument och samla versioner i dokumentsamlingar

Självklart vill du sammanställa ett gäng dokumentversioner och skicka dem till en entreprenör eller leverantör för att sedan kunna jobba vidare på nästa version av dokumenten men ha koll på vilken version de fick. Eller kanske du vill publicera vissa versioner medan huvuddokumentet ligger säkert i din dokumentstruktur. I Webforum löser vi detta genom att du kan skapa Dokumentsamlingar av versioner som kan delas med andra användare eller externa personer.

Få full koll på vilka som är med i projektet

Det är mycket som ska klaffa för att samarbetet i ett projekt ska löpa smidigt och alla ska få den information de behöver vid rätt tillfälle. För att underlätta för alla medlemmar att se vilka som är med och deras roll så introducerar vi en medlemsflik i projekten.

Dokumentmallar med metadata

Vår funktion för dokumentmallar blir nu ännu bättre genom att också den metadata som satts på mallen följer med till de skapade dokumenten. Det betyder att relevant metadata redan är förpopulerad för dokumentet som skapas från mall (tex diarienummer, fastighetsbeteckning, etc).

Använd bara viktig persondata

Från och med aprilreleasen gömmer vi fälten för Kontaktuppgifter och Ytterligare information om användare på webbarbetsplatser som inte använder de fälten (fälten är tomma).

Håll koll på samarbetet i projektet

Arbetsupgifter i projekt (just nu tillgängligt i BETA) hanterar åtaganden för projektgrupper. För att få ut det bästa av ert samarbete behöver alla ha samma bild av vad som ska åstadkommas, vem som ansvarar för vad och status på de olika arbetsuppgifterna.

Tydligare projektinställningar

Att ställa in ditt projekt ska vara enkelt som 123. Vi har grupperat inställningarna för att göra det tydligare vad varje inställning påverkar. Vi hoppas att våra projektadminstratörer uppskattar julklappen!

Vad förväntas av mig?

Sedan lång tid har vi haft två widgets på Startsidan: ”mina öppna ärenden” och ”mina aktiviteter” som berättar vilka saker som ligger på just dig. Vi har nu slagit ihop dem till en enda widget där du kan se alla saker du har att göra. Dina åtaganden sorteras efter slutdatum.

Snabbare laddning av stora planer

Vi har skruvat och rattat för att göra det snabbare att ladda planen – så nu får du hitta på en annan ursäkt för att hänga i fikarummet.

Ännu säkrare dokumenthantering

Nu versionshanterar vi alla dokument i Webforum. På det sättet kan du känna dig trygg i att den nuvarande versionen alltid finns kvar när du eller dina kollegor gör ändringar.

Vem uppdaterade planen?

I novemberreleasen introducerar vi en log för planändringar. Den visar när planen ändrats och av vem och du hittar den under knappen “Logg” på knappraden i Planeringsfliken.

Prenumerera på dokumentsamlingar

Att prenumerera på mappar och dokument är ett bra sätt att vara säker på att få reda på vad som händer med dem så snabbt som möjligt. Du får epostnotifieringar om ändringar för filer och mappar som du prenumererar på. Nu är det också möjligt att prenumerera på dokumentsamlingar på samma sätt.

Enklare att sammanfoga PDF-dokument

För att göra ditt liv enklare och effektivare tar vi bort en massa moment när du ska sammanfoga PDF:er. Istället för att behöva ladda ner och sammanfoga på din egen dator för att sen ladda upp det på Webforum igen kan du nu utföra hela processen i Webforum.

Bättre single sign-on

Single sign-on gör det mycket enklare och säkrare för era användare att logga in. Låt er egen identitetshanterare sköta jobbet och avlasta era användare från ännu en uppsättning användarnamn/lösenord.

Mindre förbättringar

Nytt typ av flexibelt fält för ärenden – kodstruktur. Det fungerar på samma sätt som attributet kodstruktur för dokument. 

Snyggare och tydligare notifieringsmail för omnämningar i konversationer på Projektets startsida.

Koppla ärenden till planen

Planer är viktiga! Det är planen som ska ta er från där ni är till där ni vill vara. Men det är också viktigt att förstå vad som är de faktiska uppgifterna som ska utföras för att färdigställa en aktivitet i planen. Nu kan du bryta ner planaktiviteter till konkreta åtgärder i form av ärenden.

Ett kontrollerat sätt att dela dokumentversioner

Självklart vill du sammanställa ett gäng dokumentversioner och skicka dem till en entreprenör eller leverantör för att sedan kunna jobba vidare på nästa version av dokumenten men ha koll på vilken version de fick. Läs mer om våra senaste förbättringar i funktionaliteten för dokumentsamlingar.

Mindre uppdateringar

Vi jobbar kontinuerligt med att göra Webforum bättre för er. Klicka här för att läsa om de viktigare övriga förbättringar vi gjort under sommaren.

Bättre support för integrationer

Vi tycker att ni ska jobba på ett sätt som passar er. Ett sätt för oss att stödja det är vårt öppna API som gör det möjligt för er att integrera med andra system. Det går nu att uppdatera mappar via vårt API (PUT folder end point) och det går också att ändra projektnumret i projektdetaljen för att ha samma nummer i olika system.

Inkludera externa källor

Länkar är ett naturligt sätt att dela och upptäcka innehåll på Internet. Nu kan du lägga länkar som dokument i ditt projekt eller din webbarbetsplats.

Lättare att förstå vad som brinner

I widgeten för ärenden på webbarbetsplatsens Startsida, som normalt är den sida du ser först när du loggat in, visas de ärenden du är tilldelad. För att bättre förstå vad som är mest akut sorterar vi nu ärendena  efter slutdatum om sådant finns. Ärenden vars slutdatum passerats markeras i rött.

Bättre översikt och kontroll för administratörer

Med ansvaret att administrera följer ett behov att ha kontroll – speciellt över vem som kan se vad. Vi har nu fler sätt att kontrollera hur behörigheten är uppsatt.

Engagera dina kollegor i konversationen

Ingen gillar att tala för döva öron och med den här releasen ger vi dig möjligheten att rikta din kommunikation till rätt mottagare. Du kan nu nämna en specifik person eller grupp i ditt inlägg eller din kommentar på projektstartsidan för att skicka en notifiering till dessa via epost.

Kolla vad som händer i projekten

För att underlätta att se vilket projekt som berörs så kommer vi nu dela upp informationen per projekt. Dokumenten som ligger enbart i toppmappen visas under arbetsytan och projektdokumentationen under varje projekt.

Lättare att se och hantera vem som är projektadministratör

Nu blir det lättare att förstå, se och hantera vilka som har total kontroll över projektet, inklusive dess behörigheter. Administratörer på webbarbetsplatsen och projektadministratörer kan lägga till och ta bort användare i gruppen i Admin-fliken för projektet under rubriken Projektgrupper.

Stora format för stora planer

Få maximalt med information på en sida utan att ta fram sax och tejp. Du kan nu skriva ut från plan och projektkontor i A1 och A2-format.

Inga fler textmassor på projektdetaljen

Nu kan du klistra in hela projektdirektivet i beskrivningsfältet utan att ta upp hela projektdetaljsidan. Vi har ändrat så att fältet visas i ett granskningsläge. De första raderna text visas och du kan klicka i fältet för att få hela texten.

Lättare att jobba med ritningar

Förhandsgranskning av pdf:er och bilder är en sån förbättring för våra användare. Den har minskat frustrationen och gjort det snabbare, enklare och roligare att jobba med stora arkiv som innehåller många ritningar och bilder.

Kommunikation blir konversation

Svara på din kollegas inlägg och ge dem uppskattning för det jobb de utför eller förklara dina invändningar. Nu introducerar vi kommentarer på inlägg på startsidan så att du verkligen kan kasta dig in i diskussioner med dina kollegor.

Tumnaglar, tumnaglar, tumnaglar

Förra releasen släppte vi en förhandsgranskning för pdf-dokument som blev en riktig hit. När du slår på tumnagelvyn nu så kommer den stanna tills du gör ett annat val.

Använd kraften hos meta

I aprilreleasen introducerar vi möjligheten att uppdatera metadata för många filer utan att uppdatera själva filen. Det gör det lättare att hantera metadata i bulk utan att påverka versionshanteringen.

Se dina kollegor i ögonen

Visste du att vi blir mer effektiva i vår kommunikation om vi ser den vi pratar med? Ladda upp en leende profilbild på dig själv i Webforum så att dina medarbetare ser vem du är.

Det blir lätt att göra rätt med dokumentmallar

Hjälp dina projekt på traven genom att ha fördefinierade mallar för tex krav- och checklistor.
Sluta slösa tid på att göra samma sak om och om igen när du skapar dokument – gör en mall!

Spara Excel som PDF

Tidigare under året introducerade vi möjligheten att skapa PDF direkt från ett dokument i Webforum. Vi utökar nu möjligheten till att även inkludera excel-filer. Valet att spara en fil som PDF hittar du under kontextmenyn för filen och menyvalet Fler åtgärder.

Samarbeta med eller utan Gantt

Här på Webforum tror vi att mjukvaran ska anpassa sig efter ert sätt att jobba och vi gör det därför möjligt att slå av planeringsfliken (Gantt) i projekt. Projektadministratören kan gå in i Inställningar i Admin för projektet och hitta checkboxar för att slå på och av Planering och andra moduler/funktioner/listor.

Smidigt att hitta rätt PDF eller bild

Nu har du möjlighet att se en förhandsvisning på alla PDFer på samma sätt som bilder i Dokument. För att snabbt identifiera den bild eller PDF du letar efter, slå på tumnagelvyn i mappen.

Startsida för projektet – kommunikation och översikt

Nu är den här! Som vi berättade förra månaden så släpper vi en helt ny startsida för projekt. Startsidan ger er en plats att samla kommunikation och skapa en bild av vad som händer i projektet.

Skapa textfiler i Dokument (tar bort dokument utan fil)

Vi har nu lagt till möjligheten att skapa textfiler direkt i Webforum (förutom word, excel och powerpoint som har funnits förut)!

Välj flera värden i filter

Nu gör vi det möjligt att filtrera på fler än ett fält för attribut som har flervalsfält för att snabbt komma åt den information de behöver.

Projektets startsida – få koll på vad som händer!

Vi vet att ni vill ha en översikt över vad som händer i projektet och att projektgruppen behöver en plats att samarbeta och få en gemensam bild av hur det går. I februari släpper vi en beta av vår nya startsida för projekt.

Spara Officedokument som PDF

Vi har gjort det lite lättare att skapa PDF:er från dina dokument genom att lägga till möjligheten att spara officedokument som PDF på dokumentmenyn i Webforum.

Snyggare PDF av ärenden

Det går nu att välja flera ärenden på en gång och välja ”Spara som pdf” från knappraden. Vi sparar din fältuppsättning till nästa gang du skapar en pdf. Vi har även gjort utskriften av ärenden som PDF lite snyggare genom att vänsterjustera flerradiga textfält

Rollbaserad behörighet i projekt

Vi tror på transparens! Vi tar ytterligare ett steg för att göra behörigheterna lättare att använda genom att introducera rollbaserad behörighet för projekt. Nu kan du skapa grupper på projektnivån för att enkelt kontrollera behörigheten i det individuella projektet.

Nytt år och nya utmaningar!

Här följer en sammanställning av de viktigaste förbättringarna i Webforum 2017. Sammanlagt har vi släppt mer än 380 unika förbättringsåtgärder, buggfixar, och andra utvecklingsåtgärder under 2017 för att ge våra kunder och användare den bästa versionen av Webforum någonsin.