Riskhantering för PMO:er – Se upp för gapet!

riskhantering för PMO

Som PMO har du säkert en lång “att göra” lista, men visste du att det också är en del av ditt ansvar att hålla koll på risker i alla projekt?
Upplever du att det är svårt att ha en djup insyn i projektens status och ha koll på alla risker? Vill du ha ett mer effektivt sätt att spåra projektdata än att använda Excel-kalkylblad? Vill du kunna ge ledningsgruppen en helhetsbild över projekt och beslutsunderlag?
Läser du fortfarande? Då antar vi att svaret är JA. Låt oss ta ett steg fram och hjälpa dig att lyckas med riskhantering.

Läs mer om riskhantering.

Steg 1: Identifiera risker

Som PMO har du ett bredare perspektiv än en enskild projektledare, och kan därför ha insyn i områden som en projektledare inte har tillgång till. Kom ihåg att både projektledaren och du som PMO har ett gemensam mål – framgångsrik leverans av projektet. Börja med att identifiera alla risker tvärs alla projekt för att lättare kunna jämföra dem.

Problem: Det händer ibland att riskerna identifieras och registreras, utan att någonting mer händer! Detta innebär att de risker som inte hanteras förmodligen kommer att påverka resultatet från projekten i någon form.

Lösning: För att ha en tydlig överblick över riskerna behöver du ha ett verktyg som underlättar och automatiserar ditt arbete. Som PMO måste du aktivt övervaka risklistan i verktyget för att säkerställa att riskerna och frågorna hanteras.
Ett bra sätt att göra detta är genom att ta ett möte med varje projektledare och diskutera riskerna i deras projekt. Ytterligare värde kan läggas till genom att identifiera andra risker och frågor som projektledaren inte har tänkt på. Kom ihåg att både projektledare och PMO har ett kollektivt mål: att framgångsrik leverera projektet.

riskanalys

Steg 2: Värdera risker

Som PMO behöver du alltid ha en helhetsöverblick över riskerna. Det finns två skäl för att prioritera risker: (1) för att informera ledningsgruppen om osäkerhet som kan inträffa, och (2) för att aktivt hantera riskerna och därmed uppnå en effektiv och framgångsrik projektleverans.
Tänk på att inte alla risker är lika i form av effekter och sannolikheter och behöver därför vara specifikt definierade och mätbara. Bedömningen av en risk genomförs när risken har identifierats. De flesta organisationer värderar riskerna baserat på deras effekter (en låg, medium eller hög påverkan), och även en sannolikhetsbedömning på samma kriterier (låg, medium och hög). Andra metoder kan också inkludera när i tiden effekten av en risk inträffar (när eller hur snart?).

Problem: Att behandla alla risker på samma sätt är ett slöseri med tid och kraft. Vissa risker kan ha större negativ effekt och högre sannolikhet att inträffa än andra.

Lösning: Glöm inte att prioritera de risker som kräver omedelbar uppmärksamhet. Förståelse av risker är en nödvändig förutsättning för att prioritera dem. Prioritering av risker kräver en förståelse av riskattribut, såsom sannolikhet, variabilitet, inverkan, släktskap och hanterbarhet. Dokumentera alltid vad som ska hanteras, med vilka resurser och hur stort fokus som ska läggas på resultat och riskminimering.

Här <länk till e-bok> kan du hitta en praktisk riskhanteringsguide som förklarar hur man standardisera sina bedömningskriterier för att värdera risker.

Steg 3: Hantera risker

Riskåtgärdsplanering innebär att upprätta en handlingsplan för vad som skall göras och vem som skall göra det för att minska sannolikheten att någon av riskerna inträffar. Det finns fyra sätt att se på de risker som identifierats: undvika, förflytta, minska och acceptera.

Förbered dig på att svara på följande frågor, kanske tillsammans med ledningsguppen:
1. Vad är den nuvarande situationen?
2. Vad behöver göras och varför?
3. Vill vi göra det?
4. Vad skulle vi göra och hur (hög nivå)?
5. Vad ska vi göra och hur (detalj)?
6. Gör vi det rätt?
7. Hur bra gör vi det?

riskhantering för PMO

Problem: Alla åtgärder innebär en kostnad för projektet och det är därför viktigt att avsätta ekonomiska resurser till detta. Det är viktigt att bära med sig att risk åtgärdsplanering är endast lönsamma om den ekonomiska kostnaden för riskens påverkan är högre än kostnaden för åtgärden. Dock, när det kommer till risker som påverkar miljön eller personalens säkerhet och hälsa så måste man ta hänsyn till andra faktorer.

Lösning: Kunskapen och förmågan att hantera risker är ofta avgörande för en organisations framgång. Identifiering av möjliga risker i ett tidigt stadium av ett projekt resulterar i en mer strategisk projektering och minskade risker, vilket leder till mer välmående projekt. Välj ett verktyg som kan hjälpa dig med att identifiera och följa risker från början, samarbeta med andra inblandade i projektet, generera idéer, hitta möjliga lösningar, utveckla lösningar samt hålla koll på den löpande hanteringen.

Vad händer nu?

Känner du dig redo att börja med riskhantering? Ladda ner vår kostnadsfria e-bok som innehåller många praktiska råd och mallar till en effektivt riskhantering.

Ebok riskhantering

Förhoppningsvis inser du efter att ha läst den här artikeln att en strategisk riskhantering kan vara en bra investering som är värd tiden och pengarna. Det kommer att krävas mycket samarbete med projektledarna, och det kommer att vara viktigt att ha ett bra verktyg för strukturerat samarbete. Har du frågor eller funderingar kring strukturerat samarbete? Fyll i formuläret nedan så kontaktar vi dig!

Boka demo