Riskhantering i projekt: Vad, Varför och Hur?

Har du sett filmen “Men in Black 3”? I den tredje delen av filmen introduceras utomjordingen Griffin som har en fantastisk superkraft: han kan se många olika versioner av framtiden. Tänk om du skulle kunna förutse framtiden och ha förmågan att uppskatta sannolikheten av en händelse? Vilket underbart liv det skulle vara!

riskhantering i projekt

Vi kanske aldrig kommer kunna ha Griffins superkraft, men vi kan vara inspirerade av den.

Du kanske redan hört att det bästa sättet att se framtiden är att planera strategiskt för den. Lyckligtvis är riskhantering en kunskap och en superkraft som du kan lära med tiden och utveckla i praktiken.
Följande artikel förklarar vad riskhantering är och hur du kan tillämpa en riskhanteringsstrategi på ditt projekt. Vi diskuterar principerna och processen för riskhantering samt ger dig idéer för en workshop.

Riskhantering i projekt – vad innebär det?

Det går inte alltid som man har planerat: resurser försvinner mitt under ett viktig projekt, pengarna räcker inte till, underleverantören försätts i konkurs… Ja, livet är fullt av överraskningar. Hur gör du för att förbereda dig inför vad som kan komma att hända? Du är väl inte en chanstagare?
Nästan alla risker beror på människan och kan förebyggas. Det har ingenting med ödet att göra. Riskhantering upplevs ofta som diffust och skrämmande eftersom begreppet ”risk” för de flesta är skrämmande i sig. Det är även så för de som fick lära sig den officiella definitionen av riskhantering:

Riskhantering är en process av identifiering, analysering och åtgärdsplanering av riskfaktorer under hela projektet och med fokus på målen.

De flesta organisationer jobbar med riskhantering idag men det är inte så många av de som har en systematisk och effektiv riskhantering. Allt inom ett projekt fungerar inte alltid perfekt, men riskerna kan minimeras och påverkan reduceras. Låter det här utopiskt?

Läs mer: Riskhantering för PMO:er – Se upp för gapet!

Det är helt normalt att något onormalt inträffar

Riskhantering upplevs ofta som ett ankare, en mur av armerad betong kring ditt projekt. Något som ska göras för att det står så i regelverket och företagspolicyn. Istället för att bidra till framgångsresa av projektet din riskhanteringsprocessen tar dina resurser och skickar projektleverans på en senväg. Vad gör du för fel?

riskhnatering

Som projektledare måste du jobba proaktivt för att identifiera och hantera inre och yttre risker och hot mot projektets framgång. Även små störningar kan leda till en händelsekedja som i
värsta fall hotar inte bara ditt projekt utan hela organisationens verksamhet.
Tänk på att organisationer som försatts i konkurs har ofta ett eller ett par år innan konkursen befunnit sig i en problemsituation som de sedan aldrig återhämtat sig från. Du vill inte vara där, eller hur?

Riskhanteringen förbättrar projektets möjligheter till framgång. Projektledare som kan identifiera och kontrollera befintliga risker har både beredskap och förmåga att agera även efter att en risk skett. Riskidentifiering förutsätter samarbete. Individer som jobbar i ett företag har olika roller. Även om du som projektledare ansvarar för risker i dina projekt är det viktigt att hela organisationen också är med på tåget. Att hantera risker är allas uppgift. Var och en bör ansvara för riskhanteringen i det egna arbetet. Samtidigt, riskhantering är mest effektivt om alla samarbetar. Gemensam riskhantering i projekt baseras på kontinuerlig interaktion för att utbyta kunskap och förståelse mellan projektets aktörer, vilket minimerar chansen att de negativa riskerna inträffar och maximerar möjligheter.

Så hur gör man då?

riskhantering verktygOkända risker är omöjliga att kontrollera och därför behöver alla jobba med riskidentifiering. Riskidentifiering förutsätter samarbete. Det är ganska vanligt att personal har delade meningar om vilka detaljer som är kritiska och vad som ska definieras som en risk.
Utgångspunkten vid riskidentifiering är en kritisk och fördomsfri inställning. Därefter behövs ett verktyg som garanterar att granskningen är tillräckligt omfattande och systematisk. Det finns många olika verktyget som kan underlätta ditt arbete och en av de är Webforum. Att ha ett verktyg för riskhantering i projekt underlättar ditt arbete genom att tydliggör varför, vad, av vem och hur riskhantering ska bedrivas. Som projektledare kan du säkerställa effektivitet och ha en överblick och koll på risk status.

Kom ihåg att alla risker inte kan elimineras. Åtgärderna bör i första hand inriktas på de största riskerna. Ett bra verktyg hjälper dig att värdera och beakta riskerna i tillräckligt omfattande grad. Med hjälp av olika riskanalysmetoder är det möjligt att värdera sannolikheten och konsekvensen på en skala från 1 till 5, där 1 står för låg och 5 för hög.

Önskar du att värdera dina risker själv? Då kan följande e-bok och kostnadsfria mallar vara till hjälp:

Ebok riskhantering

Vi önskar dig all framgång med riskhantering!
Vill du veta mer om riskhantering eller våra verktyg för samarbete? Fyll i formuläret nedan så kontaktar vi dig:

Boka demo