Trender och vanligaste fallgroparna inom Partnering

Under det senaste decenniet har partnering som samarbetsform fått allt större utrymme inom byggbranschen. Partnering eller samverkan som det också kallas växer ständigt och upplevs av många som ett positivt bidrag till samhällsutvecklingen. Vissa aktörer i branschen uppskattar att ca 40 procent av alla större och komplexa projekt genomförs med hjälp av partnering. Vad är då fördelarna, nackdelarna och trenderna?

Fokus på gemensamma mål

Tanken med partnering är att skapa en gemensam lag av byggherren, konsulterna, entreprenörerna och andra viktiga aktörer med samma mål och tydlig taktik. Erfarenhet visar att partnerskap som strukturerad samarbetsform levererar ett större långsiktigt värde, transparens och effektivitet. Fördelarna med partnerskap är många och en av dem är öppenhet i form av transparens i allt från inköp till ekonomisk redovisning. Synergieffekter kommer till nytta även när det gäller kostnadskontroll, kvalitet, kunskapsutbyte och teknisk utförande. Partnering påverkar även arbetsklimat på ett positivt sätt eftersom alla parter arbetar mot att lösa problem tillsammans och strävar för ett gemensamt resultat.

Läs mer: Framgångsrik ledning av komplexa projekt

Vanligaste fallgroparna inom partnering

En av de vanligaste fallgroparna inom partnering är att man saknar rätt verktyg för att kunna se helhetsbilden på projekt. Som en konsekvens av begränsade verktyg uppstår relativt ofta oklarhet om vad som pågår i projekt och vem som tar ansvar över olika arbetsuppgifter. Tid slösas på onödiga diskussioner och letande i mejlkorgen för att inte prata om viktiga dokument som lagras på olika platser.
Partnering innebär en större möjlighet att samla olika kompetenser på en och samma plats vilket kräver ett neutralt verktyg som möjliggör strukturerat samarbete mot gemensamma mål. Webforum stödjer partnering genom att erbjuda en neutral plattform där alla parter kan samarbeta och dokumentera arbete på ett strukturerat sätt.
En annan utmaning som uppstår i tidskrävande och komplexa projekt är personalomsättningen. Med ett samarbetsverktyg som Webforum lagras all information och dokument på samma plats vilket underlättar introducering av ny personal i projektet och utfört arbete.

Trender inom partnering

Mycket pekar på att byggsektorn är mitt uppe i en omstrukturering där samarbetssätt som partnering driver på utvecklingen. Tydliga tecken på förändring är nya upphandlingskrav och arbetsroller.
Byggprojekt är ofta komplexa och präglas av osäkerhet och det är en av anledningarna att partnering och samverkan blir allt vanligare. Partnering anses fortfarande som den mest agila metoden med syfte att effektivisera arbetsprocesser, jobba smartare, snabbare och billigare. Det möjliggör att man sparar både tid och pengar samtidigt som man får ett bättre slutresultat.
Partnering kräver transparens och full insyn i entreprenörens ekonomiska uppföljning. Genom att välja verktyg som klarar av komplexa projekt tidigt i planeringsprocessen och samla alla aktörer i samma plattform kan ständiga förbättringar intensifieras och antalet missförstånds minimeras. På så sätt kan alla parter få ett ökat fokus på helhetstänkande och det gemensamma projektets mål.

Läs mer: Så väljer du rätt projektverktyg för byggbranschen

Är du redo att effektivisera dina byggprojekt? Kontakta oss så hjälper vi dig att utvärdera dina möjligheter och ta ett första steg mot strukturerat samarbete.

Boka demo

Grundkurs i projektstöd för byggbranschen

Den digitala utvecklingen är oerhört viktig för byggbranschens framtid på många plan. Att styra och leda ett stort projekt i byggbranschen innebär ofta att hålla reda på byggregler, tidplaner, externa leverantörer, kvalitetskontroller och ekonomiska uppföljning. Byggprocessen anses vara en grund för både större och mindre projekt. Ett byggprojekt kan innehålla extremt många moment tills byggnaden står klar och kan invigas. För att kunna hantera alla dessa moment använder man till sin hjälp ett system eller ett bygg branschanpassat projektverktyg.

projektstöd byggbranschen

Vad är ett projektsystem?

Projektsystem eller projektverktyg kan definieras som ett bibliotek där alla dokument kopplade till ett byggprojekt finns lagrade i en organiserad miljö. I ett projektsystem har man all tillstånd, beräkningar, avtal och allt annat av betydelse sparat. I ett byggprojekt sker det alltid mycket förändringar under arbetets gång och det är viktig att alla inblandade i projekt kan komma åt dokument och ritningar. För att alla ska komma åt den senaste versionen av dokument eller projekts statusrapport väljer man ofta ett projektsystem som ligger i molnet. Ett exempel på ett sådant system är Webforums verktyg där med hjälp av funktioner som dokumenthantering, projektplanering, tidrapportering, projektkontor och ärendehantering i en och samma lösning sparar man både tid och resurser. Webforum är bara ett exempel på ett komplext projektstöd som används bland annat inom byggsektorn.

Dokumenthantering inom byggprocessen

Dokumenthantering innebär att administrera och lagra dokument och andra elektroniska filer inom en organisation. Inom byggprocessen definieras en stor del av informationen som dokument. Till varje dokument hör en beskrivning av dess egenskaper. Denna beskrivning kallas ”metadata för dokument”. Dokumenthanteringen i byggsektorn omfattar mycket stora mängder information och filer som skall vara tillgängliga för alla deltagare i projektet och i vissa fall även externa leverantörer. Metadata är viktig för att effektivisera sökningen i dokumentdatabasen, få snabbare träffbild till rätt information och ange en tydlig beskrivning av dokumentets innehåll.
Den mest intensiva utväxlingen av dokument sker oftast i bygghandlingsskedet då byggnaden tar sin definitiva form. Eftersom det ofta är många aktörer från olika företag inblandade med ett flertal system så är det viktigt att benämningar på dokumentklasser är samordnad, vilket innebär att dokumentet betyder samma sak hos alla inblandade.

Typer av dokument

Inom byggbranschen arbetar man med olika typer av dokument och filer, exempelvis modeller eller ritningsdefinitionsfiler. Man kan dela in dokumenttyper i följande kategorier:

  • Administrativa dokument – dokument som används i stödjande aktiviteter i byggprocessen
  • Tekniska dokument – dokument som beskriver byggnadsverk och processer för deras utformning, uppförande och användning
  • Juridiska och ekonomiska dokument – dokument som berör projektets ekonomiska eller juridiska relationer
  • Referensdokument – olika externa dokument som kan användas som kunskapskälla under byggprocessen

 

projektstöd byggbranschen ritningar

Tidraportering

I en byggprocess ska alla inblandade rapportera tid. Med ett tidrapporteringsverktyg får man möjlighet att ange specifikt arbetad tid samt skriva kommentarer och dagboksanteckningar för varje byggprojekt. Många verktyg idag ligger i molnet vilket innebär att man kan rapportera sin arbetstid via telefon eller surfplatta även om man är ute på jobbet.
Elektronisk tidrapportering underlättar ekonomiarbetet eftersom det går att ta ut färdiga löneunderlag och tidrapporter direkt ur systemet.

Ladda ner gratis tidrapporteringsmallar för byggbranschen.

Tidrapportering bygg

Ärendehantering

En viktig del av byggprocessen är att hantera alla ärende som kommer under tiden projektet pågår. Ärende kan hanteras manuellt eller digitalt. Manuell hantering är mindre effektivt och det är nästan omöjligt att se trender eller analysera kvaliteten på utfört arbete. Å andra sidan, digital ärendehantering erbjuder bättre uppföljning, lägre personberoendet och bättre kontroll över arbetet. Med hjälp av ett ärendehanteringssystem man kan hantera betydligt fler ärenden och även kategorisera de fel som uppstår.

Kriterierna för projektstöd i byggbranschen

Det är grundläggande att ha ett system som alla kan förstå och ser nyttan i. Ofta deltar flera olika parter i ett byggprojekt, vilket skapar en utmaning att hantera kommunikation, behörighet och fildelning med interna och externa projektintressenter. Detta underlättas med hjälp av en smidig in- och utlåning av filer, behörighetsstyrning och en kraftfull dokumentvisare där komplexa filer och ritningar kan förhandsgranskas. Stöd måste finnas även för arbete med 3D-modeller, BIM och DWG.
Alla som deltar i byggprocessen måste använda samma systemet för att säkerställa att all information kommer att stanna kvar även om någon blir sjuk eller byter arbete i mitten av ett byggprojekt.
När det gäller integration och systemanvändning så är det viktig att verktyget anpassas även till dem som har minst IT mognad.
När en organisation väljer projektverktyg är det viktig att tänka på att världen inte står still. Ett krav som ligger på ett system idag kommer inte vara detsamma om 2-3 år. Därför är det väldigt viktigt att ha en bra dialog för att gemensamt diskutera med leverantören vilka funktioner som ska utvecklas framöver.

Ladda ner e-bok: Så väljer du rätt projektverktyg för byggbranschen

projektstöd byggbranschen e-bok

Struktur bland tusentals filer

För att ge exempel på hur strukturering och hantering av stora informationsmängder i ett byggprojekt fungerar presenterar vi ett case studie från samhällsbyggare Tyréns.
Tyréns är ett av Sveriges ledande konsultföretag inom samhällsbyggnad som skapar lösningar för en hållbar samhällsutveckling inom stadsbyggnad och infrastruktur.
Genom samarbetet med Webforum säkrar Tyréns tillgången till internetbaserade projektportaler som dessutom kan användas inom förvaltning av byggnader och anläggningar. Tyréns genomför tusentals uppdrag per år och deras kunder kan vara en kommun, trafikverket eller t ex en industri.
Projektstöd hjälper dem att få bättre struktur för att kunna hantera stora mängder information på ett användarvänligt, snabbt och överskådligt sätt. Deras projektportal måste fungera smidigt hela tiden och vara åtkomligt för alla projektdeltagare.
Stefan Persson är en av personerna på Tyréns som jobbar mest med kundens informationshantering med bas i Webforum.

Om man som vi i vissa fall har tiotusentals dokument i ett projekt så måste det vara smidigt att både hitta och administrera all information. Vi på Tyréns kan, utöver att vara aktiva i själva projektet, då också hjälpa kunden att lägga upp en bra struktur på sin informationshantering så att projektet löper smidigt och att det inte behövs ett separat projekt bara för att efter projektets slut få in all information till förvaltningen.” – Stefan Persson, BIM/GIS-strateg, region syd, Tyréns AB

Digitala möjligheter för byggsektorn

Bostadsbyggandet fortsätter att öka och utmaningar ställer nya krav på byggsektorn. Många byggprojekt är komplexa med många inblandade både ute på byggen och på kontoret. För att jobba smartare och på ett mer effektivt sätt utförs projektarbete genom en total projektöversikt med kraftfulla kalkyler som erbjuder full kontroll på kostnader, arbetsflöde och underleverantörer. Istället för ett rum fyllt mer pärmar och ritningar så kan man samla alla dokument och följa byggprojekt i ett verktyg.

Ett team som använder Webforums verktyg tillsammans

Utöver den praktiska fördelar så finns även nya krav på hantering av information som innebär att från och med den 1 januari 2016 ska det finnas elektroniska personalliggare på många byggarbetsplatser där byggverksamhet bedrivs. En personalliggare är en förteckning över vilka som är verksamma på byggarbetsplatsen och när de har börjat och slutat varje arbetspass. Syftet med personalliggare är att motverka svartarbete och främja en sundare konkurrens i byggbranschen. Elektroniska personalliggare kan kopplas till digitalt projektstöd och anpassas efter användarnas behov. På detta sätt kan man alltid ta fram statusrapporter och analyser direkt ur systemet.
Läs mer om nya lag och elektronisk personalliggare på Skatteverkets hemsida.

Boka Demo!

Är du redo att strukturera dina byggprojekt? Kontakta oss idag så hjälper vi dig att utvärdera dina möjligheter och ta ett första steg mot strukturerat samarbete.

Boka demo

 

 

Nyckel till ett lyckad projektplanering för byggföretag

En av de viktigaste utmaningarna i byggprojekt är effektiv koordinering och samarbete mellan avdelningar, leverantörer och resurser. Hur ser dina byggprojekt ut? Är dem ofta försenade eller levererar över budgeten? Lider du av ostrukturerad kommunikation mellan avdelningar och otillräcklig kontroll över aktiviteter?

projektplanering bygg

Du är kanske en optimistisk risktagare eller har en konservativ åsikt när det gäller anpassande till ny teknologi och metoder. Om detta är fallet så kan det finnas en risk att ditt byggföretag inte håller takt med de framsteg som gjorts för att öka effektivitet och lönsamhet inom projektplanering för byggföretag.

Utmaningar med projekthantering inom byggsektorn

Visste du att endast en tredjedel av alla byggprojekt blir färdiga i tid och över 60 procent blir dyrare än planerat? Det ultimata målet är att leverera ett framgångsrikt projekt i tid till din klient, samtidigt som du får vinst för dig och dina underleverantörer. Men att komma till den slutpunkten är inte lätt. Det krävs flera olika etapper som till exempel planering, samordning, design, budgettering, hantering, analys och kontinuerlig statusrapportering för att genomföra ett byggprojekt. För att kunna hantera projektuppgifter använder ofta byggföretag flera olika verktyg som ofta inte är sammankopplade. Detta leder till slöseri av resurser, tid och energi för att göra om samma saker i ett senare skede.

Varför göra projekthantering mer komplicerat än vad det behöver vara?

Tänk dig en projektvärld där digitala lösningar hjälper till att hantera scheman, samordna ansvarsområden, spåra framsteg, ta fram projektrisker och förenkla kommunikationen.
Genom att välja ett projektsystem som passar ditt byggföretag kan du säkerställa att dina byggprojekt utförs i tid, med lägre produktionskostnader och högre kvalitet. Istället för flera olika verktyg som inte håller måttet välj ett centralt projektstöd som passar hela verksamhet.

Webforum är ett bra exempel på ett kompetent och flexibelt projektverktyg som har en stor spridning och många nöjda kunder inom byggsektorn. Webforum hjälper organisationer att hantera sina byggprojekt på ett effektivt sätt och med en hög nivå av samverkanskapacitet.

Läs mer om värdefulla funktioner för smartare byggprojekt.

projektplanering byggföretagTotalt översikt i realtid

Med ett komplett projektstöd, som till exempel Webforum, kan en ledningsgrupp alltid ha en tydlig överblick i realtid över alla projekt. Genom att kunna följa upp aktiviteter, resurser och kostnader i realtid kan organisationer genomföra sina uppgifter i tid, hålla sina leveranser effektiva och få nöjda kunder.

Läs mer om resurshantering.

Kontroll och styrning

Välj ett projektverktyg där du som projektledare har kontroll över alla aktiviteter i dina projekt. Med hjälp av ett omfattande projektstöd kan du samla alla projektrelaterade aktiviteter på ett ställe, planera, dra upp tidslinjer, styra resurser och följa upp dina projekt i realtid. Få bättre kontroll över finanser och jämföra budgeterade kontra faktiska kostnader genom att följa alla kostnader kopplade till projektaktiviteter.

Läs mer om projektplanering.

Strukturerat samarbete och delaktighet

Kommunikation har en stor inverkan på byggprojektets framgång. Få ett effektivare samarbete genom att välja ett centraliserat projektstöd där alla inblandade i ett projekt har tillgång till dokument, filer, ärende, kalender, gruppuppdateringar och arbetsflöden. Med hjälp av Webforums avancerad behörighetsstyrning kan användaren få en konsoliderad sikt över projekt, aktiviteter och kommunikationen kring deras uppgifter.

Läs mer om kommunikation.

Gör som många andra organisationer inom byggbranschen

Tyréns, Sveriges ledande konsultföretag inom samhällsbyggnad lyckades skapa struktur bland tusentals filer och effektivisera deras byggprocesser genom att minska den icke värdeskapande tiden. Tyréns använder Webforum som projektstöd och standardverktyg i sina projekt sedan 2012. Värdet för dem är framförallt att smidigt kunna hantera stora informationsmängder och möjligheten att strukturera navigationen med metadata.

tyrens projektplanering

En bra planering är lika med ett bra slutresultat. Vill du också vara med i framkant när det gäller digitala lösningar och avancerade projektverktyg för att skapa effektivare byggprojekt? Med hjälp av ett komplett projektstöd som Webforum kan din organisation ta ett steg fram till strukturerat samarbete som genererar resultat. Fyll i formuläret nedan för att se om Webforum passar dina behov.

Boka demo

Dags för byggprojekt att bli digitala på riktigt

Digitaliseringen är här för att stanna och den har redan påverkat många branscher. Branschförändringen har däremot ännu inte tagit sig stora uttryck inom samhällsbyggnad. Fortfarande används analoga byggdagböcker och manuella protokoll på byggmöten, medan beslut och detaljer lätt faller bort i långa email-trådar. Tiden är nu kommen för digitala byggprojekt!

Verktyg som inte håller måttet

En stor anledning till byggbranschens långsamma anpassning har varit avsaknaden av riktigt bra och lätthanterliga verktyg som verkligen skapar nytta i det dagliga arbetet. Vanligt är att man använder sig av analoga byggdagböcker där man uppdaterar projektets gång och stödjer upp med enklare program.

Detta arbetssätt kan fungera bra till en början då man driver byggprojekt i mindre skala, men när behovet av uppföljning och översikt blir större behövs ett mer kraftfullt stöd för att hantera den ökade informationsmängden mellan alla parter.

1. Kategorisera dina filer

Ett team som använder Webforums verktyg tillsammans

En välfungerande hantering av viktiga dokument, filer och ritningar är grundläggande för ett byggprojekt. En smart dokumentstruktur kan vara lätt att fixa, och idag finns även många molntjänster där man kan dela filer med varandra. Något man i en sådan enkel lösning ofta går miste om är möjligheten att sortera filerna för att göra dem sökbara.

Så, hur ska man hantera all sin värdefulla information på mest effektiva sätt?

Genom att kategorisera samtliga byggfiler med hjälp av metadata kan du snabbt hitta precis den fil du behöver. Detta är väldigt användbart under själva projektets gång, men även mycket värdefullt i ett senare skede då man kan vilja se de ritningar som haft med ett visst projekt att göra.

Läs mer om Webforums dokumenthantering

 

2. Arbeta agilt med ärenden

Ett team som diskuterar tillsammans

Byggbranschen har länge upplevt det överväldigande att jobba med stora projektplaner. Man efterfrågar mer praktiska arbetssätt för att följa upp det dagliga arbetet. Man vill använda listor över vad som ska göras och vad som är klart. Då oförutsedda händelser är vanliga under ett byggprojekt, vill man på ett enkelt sätt fånga upp och åtgärda dessa för att undvika budgetavvikelser. Trots en bra filstruktur och välarbetade projektplaner kan det vara svårt att få till ett riktigt bra arbetssätt kring detta.

Vi insåg detta problem tidigt, och utvecklade därför ett stöd för detta.

Med Webforums ärendehantering skapar du ärenden för vad som ska göras, för att sedan enkelt hålla koll på tidsramar, ansvarsfördelning och status. Det blir lätt att rapportera in nya ärenden digitalt och hålla sig kontinuerligt uppdaterad om status. På så sätt kan digitala byggprojekt anta ett mer proaktivt och agilt arbetssätt som är mer anpassat efter projektets förutsättningar.

Utöver detta, skapas även ett värdefullt informationsunderlag för att gå tillbaka i avslutade projekt och få inblick i vad som skett.

Läs mer om Webforums ärendehantering

 

3. Håll budgeten i dina digitala byggprojekt

Med digitala byggprojekt håller du enkelt budgeten med hjälp av ärenden.

Med Webforum får du den grundläggande filstrukturen med tillgänglighet, spårbarhet och samarbete i fokus. Samtidigt adderar ärendehanteringen ett värdefullt lager som ger mervärde i det dagliga arbetet. När all information är uppdaterad och tillgänglig, kan alla delaktiga parter bli fullt insatta i projektets utveckling och kan agera mer proaktivt. Detta leder till att problem enklare kan förutses och defekter hanteras snabbare. Genom vår ärendehantering som möjliggör ett effektivt arbete i byggprojekt, hoppas vi vara en viktig del i digitaliseringen av byggbranschen.

Vi ser framemot att bidra till många lyckade, digitala byggprojekt framöver.

Se hur Webforum passar dina behov genom att boka en demo tillsammans med oss.

 


Tillbaka till bloggen