Mindre uppdateringar

Vi jobbar kontinuerligt med att göra Webforum bättre för er. Här är några av alla de viktigare övriga förbättringar vi gjort under sommaren:

  • – “Spara som PDF“ fungerar nu också för de äldre Microsoft Office-filtyperna .doc .xls och .ppt precis på samma sätt som för de senare .docx .xlsx och .pptx.
  • – På projektstartsidan kan du nu se mer information om varje användare när du hovrar över deras bild. Jobbtitel, företag och mobilnummer visas om det är angivet.
  • – När man skapar en zip-fil av dokument i Webforum kan man nu välja att spara filen i Dokumentarkivet eller på din lokala dator.
  • – Om du skulle tappa uppkopplingen medan du redigerar ett dokument med vår plugin så får du nu välja var du vill spara filen istället på din dator. Förut sparade vi den alltid i tempmappen för Webforums plugin.
  • – Administratörer på webbarbetsplatsen kan nu välja ett eget standardmeddelande som skickas med i inbjudan för nya användare. Använd den t ex för att berätta hur ni hanterar persondata eller bara för att göra inbjudan mer personlig.

Bättre översikt och kontroll för administratörer

Med ansvaret att administrera följer ett behov att ha kontroll – speciellt över vem som kan se vad. Vi har nu fler sätt att kontrollera hur behörigheten är uppsatt.  

Projektadministratörer kan se gällande behörighet för projektmodulerna i en användares detaljer.  

Den som är administratör för webbarbetsplatsen och nu också för ett projekt kan exportera en lista av användare för arbetsplatsen/projektet eller en grupp. Exporten innehåller numera också information om vem som bjöd in till webbarbetsplatsen och när.

Lättare att förstå vad som brinner

I widgeten för ärenden på webbarbetsplatsens Startsida, som normalt är den sida du ser först när du loggat in, visas de ärenden du är tilldelad. För att bättre förstå vad som är mest akut sorterar vi nu ärendena  efter slutdatum om sådant finns. Ärenden vars slutdatum passerats markeras i rött.

Inkludera externa källor

Länkar är ett naturligt sätt att dela och upptäcka innehåll på Internet. Nu kan du lägga länkar som dokument i ditt projekt eller din webbarbetsplats. En av fördelarna med att lägga länkar som dokument i Webforum är att du kan använda alla standardfunktioner för dokument som granskningar, godkännande, metadata etc för dina länkar. Så även om era entreprenörer vill ha kvar ett dokument i Sharepoint eller Google Docs så kan du lägga länken på rätt ställe i er dokumentstruktur för att ha ordning och reda på allt och en enda sanning om hur det ser ut. Eller dela en länk till konkurrentens hemsida för att säkerställa att ni har den senaste informationen i er konkurrentanalys. Du hittar möjligheten att lägga in en länk i “Lägg till”-menyn i Dokument.

Lättare att jobba med ritningar

Som produktchef blir jag lycklig när jag får kvitto på att den produkt vi skapar verkligen hjälper människor att bli mer produktiva och förenklar deras arbetsvardag. Jag har fått bekräftat från många att vår förhandsgranskning av pdf:er och bilder är en sån förbättring för våra användare. Den har minskat frustrationen och gjort det snabbare, enklare och roligare att jobba med stora arkiv som innehåller många ritningar och bilder.
Nästa förbättring är att vi nu gör det möjligt att öppna filen direkt från förhandsgranskningen. Klicka bara på förhandsgranskningen så får du den vanliga dialogen för ”öppna dokument”. Det har aldrig varit enklare att jobba med ritningar i Webforum!

Kommunikation blir konversation

I förra releasen blev projektets startsida kommunikationshubben för projektet. Men för att skapa en konversation krävs att fler personer kan blandas in. Svara på din kollegas inlägg och ge dem uppskattning för det jobb de utför eller förklara dina invändningar. Nu introducerar vi kommentarer på inlägg på startsidan så att du verkligen kan kasta dig in i diskussioner med dina kollegor. Självklart har projektadmin full kontroll och kan redigera eller ta bort inlägg och kommentarer.
Stavat fel? Oroa dig inte, do kan ändra eller ta bort dina egna kommentarer. Alla som har behörighet till projektet kan se konversationerna på projektets startsida.

Tumnaglar, tumnaglar, tumnaglar

Förra releasen släppte vi en förhandsgranskning för pdf-dokument som blev en riktig hit. Vi fick ganska omedelbart önskemål om att ha tumnagelvyn som standard så att man inte behöver slå på den i varje mapp. Tumnaglar överallt! Så vi fixade det. När du slår på tumnagelvyn nu så kommer den stanna tills du gör ett annat val.

Använd kraften hos meta

Metadata är ett sätt att lägga extra lager av data på dokument. Det används av några av våra webbarbetsplatser som har stora mängder dokument och behov av extra struktur och sökmöjligheter. Metadatataggarna kan användas för att söka efter information eller organisera stora dokumentstrukturer. Utan möjlighet att använda strukturerad metadata för att organisera era stora dokumentmängder kan ni till exempel riskera att:

– Lägga för mycket tid på att leta efter relevant dokument
– Göra dubbel eller trippelarbete eftersom det är otydligt om leverabeln redan är på plats
– Förlora värdefull information i stora dokumentvolymer

I aprilreleasen introducerar vi möjligheten att uppdatera metadata för många filer utan att uppdatera själva filen. Det gör det lättare att hantera metadata i bulk utan att påverka versionshanteringen.